Отказное письмо

Виды документа

Все отказные письма можно условно поделить на две разновидности:

1. предназначенные для торговых компаний;
2. предназначенные для таможни.

При этом по своему смыслу они практически ничем не различаются.

Единственное серьезное отличие заключается в том, что таможенные службы требуют письма, которые выдаются от имени Министерства промышленности и торговли.

А вот если отказное письмо требуется для иных целей (например, для того, чтобы повесить на стенд в магазине для информирования покупателей или предоставить заказчику товаров для справки), его может предоставить запрашивающему предприятию практически любая аккредитованная на выдачу таких бумаг организация.

Что такое отказное письмо по сертификации

Разъяснительное или отказное письмо по сертификации – это информационной документ, которое носит официальный разъяснительный характер, подтверждающий, что продукции не нужно обязательное подтверждение соответствиям всем требованиям и на него не требуется оформлять сертификат, свидетельства и другую разрешительную документацию.  

Виды отказных писем на продукцию

• Для пожарной службы. Данное письмо подтверждает, что продукция не входит в список для процедуры сертификации в области пожарной безопасности.
• Для реализации торговой деятельности в РФ. Благодаря отказному письму о сертификации товара, товар не нужно сертифицировать, и является разъяснением перед таможенным органом. Нужен для продавцов и производителей для подтверждения перед контролирующим органом.
• Для Роспотребнадзора. В письме оповещается, что продукция при применении в конкретной сфере не нуждается в санитарно-эпидемиологической экспертизе и не нужно оформлять заключение.
• Для Ростехнадзора. В документе указано, что согласие и разрешение от Ростехнадзора на ввоз разных устройств не требуется.
• Для таможни. Подтверждает, что на товар, который ввозят в Россию не нужно иметь сертификат. В самом письме, в общем, идут различного рода ссылки на Законодательные акты, а также информация о том, что товару не требуется дополнительная сертификация.  

Как оформить отказное письмо:

Разъяснительное письмо выдается путем выдачи официального ответа сертификационного органа на запрос для его получения.    Перед подачей запроса на получение отказного письма о сертификации товара необходимо подготовить следующие документы :

• Сам запрос на предоставление решения;
• Контракт на поставку товара или инвойс (документ, по содержанию похож на счет, только который предоставляет экспортер импортеру);
• Свидетельство ИНН и ОГРН;
• Реквизиты счета из Банка;
• Статистику с кодами ОКВЭД фирмы.  

Также дополнительные документы:

• Товар, который ранее был в употреблении – заключение торговой промышленной палаты или документ, подтверждающий таможенный досмотр;
• Гуманитарная товарная помощь – расписка о признании его таковым;
• Для осуществления клинических проверок – разрешение на проведение проверок;
• Товар, который относится к иммунобиологическим препаратам – удостоверение от Министерства здравоохранения;
• Для оборудования – его паспорт или техническое описание товара.

Документы все должны быть оформлены на русском языке и обязательно с заверением  печатями предприятия.  

Также, для получения письма в торговле нужно предоставить:

• Свидетельство ОГРН и ИНН;
• Полное наименование продукции;
• Код товара;
• Полное описание товара, где прописана информация о торговой марке, артикул, его внешнего вида и другие данные.

Вся информация, которая предоставлена для подачи документов, находится на ответственности заявителя! Поэтому нужно прописывать все верно и правильно.

Срок действия писем зависит от поправок и дополнений. Но большинство из них имеет срок действия 1 год.  

Экспертная оценка

Отказное письмо может понадобиться в следующий случаях:

• При ситуации, когда продукция попадает в список, который исключает определенный технический регламент;
• Если продукция входит в список обязательной сертификации по его наименованию, но по характеристике не входит в перечень в техническом регламенте;
• В случае, если продукция имеет отличительную от принятой по умолчанию область применения;
• Если устанавливающие обязательные требования к товарам международные стандарты не охватывают определенные изделия, которые попадают в стандартное определение продукции включенные в определенный список;
• При внесении продукции под исключение технических регламентов, которые требуют экспертной оценки;
• Если у инновационной сертифицируемой продукции есть новые свойства, которые не включены в классификаторы.

Оформление отказного письма по сертификации примерно около четырех дней, но при необходимости есть возможность ускорить до 1 рабочего дня).

Вы можете оставить заявку на нашем сайте и получить расчет стоимости отказного письма для вашей продукции. 

Холдинг Certification Group предлагает профессиональные услуги по декларации и сертификации ТР ТС в России и странах Таможенного Союза. Получить сертификат соответствия Таможенного Союза довольно просто.

Обращайтесь к нам по единому многоканальному телефону
8 (800) 100-18-14
(звонок бесплатный для всех регионов России).

Понятие и сущность отказных писем

Отказное (разъяснительное) письмо – документ, на официальном уровне подтверждающий (опровергающий) соответствие материалов (продукции) группе товаров, в которой он заявлен. В тексте документа подробно разъясняется вопрос о нахождении товарной позиции в списках товаров, производители которых обязаны подтверждать их соответствие действующим стандартам и нормативам. Именно поэтому второе наименование документа — разъяснительное письмо.

Необходимость предоставить отказное письмо чаще всего возникает, когда в ходе проверок или таможенного оформления у контролирующих органов возникают вопросы и поставщику необходимо доказать правильность оформления документации (разрешительной).

Назначение отказных писем:

• Необходимо для проведения проверки государственными органами и оформления в органах таможни;
• Позволяет преодолеть разночтения, касающиеся оформления органами таможенного контроля процедуры экспорта или импорта продукции, а также передачи товаров федеральным торговым сетям или заказчикам (при участии в процедуре тендерных закупок);
• Предотвращает препятствия формального характера, встающие на пути производителя и препятствующие выпуску продукции в свободное обращение.

Отказное письмо не подтверждает качество продукции и не дает получателю преимуществ, которые могут быть использованы для повышения уровня конкурентоспособности и выхода на новые рынки сбыта.

Виды отказных (разъяснительных) писем

По органу, в который будет предоставляться документ:

• Для Роспотребнадзора. Удостоверяет, что требований по обязательному подтверждению соответствия санитарно-эпидемиологическим нормам, к товару не предъявляется;
• Для Росстандарта. Цель получения — укрепление доверия потребителей к выпускаемой продукции. Подтверждает, что продукт не подпадает под действие нормы об обязательном получении сертификата, подтверждающего соответствие требованиям ГОСТ Р;
• Для Россельхознадзора. Удостоверяет отсутствие обязанности получения производителями продукции сельского хозяйства (растениеводство, животноводство) карантинного сертификата, подтверждающего, что продукт не заражен вредителями или болезнями;
• Для торговых предприятий. Носит разъяснительный характер. В большинстве случаев требуется для предоставления в коммерческие организации для оформления процедуры принятия товаров на реализацию;
• Для МЧС. Удостоверяет отсутствие обязательных требований к проведению сертификации на соответствие нормам, предъявляемым нормативными актами в сфере пожарной безопасности;
• Для таможенных органов. Преследует цель устранения несоответствий в системе идентификации товаров (устранение различий между системами классификации ОКП и ТН ВЭД). Подтверждает отсутствие законодательно установленных требований к проведению процедуры сертификации и декларирования.

По сфере использования:

Срок действия и порядок переоформления

ОП выдается без указания срока действия, но иногда имеет срок действия равный одному году. На партию продукции выдаются ОП с неограниченным сроком действия. Также существует ряд обстоятельств, при которых ОП теряет свою юридическую силу.

Необходимость переоформления ОП может возникнуть в следующих случаях:

• Нормативно-правовой акт, на основании которого было выдано отказное письмо, утратил силу или в него были внесены корректировки относительно сертификации продукции и услуг.
• Изменении названия организации или ее реквизитов.
• При изменении выпускаемой продукции, расширении ассортимента.
• Если изменилась торговая марка предприятия.

Сверка каждого товара на обязательность его сертификации является нецелесообразной тратой времени, а порой просто неосуществима. Наличие ОП призвано упростить эту процедуру. Для экономии времени при прохождении таможни, а также для осуществления успешной предпринимательской деятельности, в оформлении ОП нуждаются и сами контролирующие органы, и держатели документа.

Бланк

Специальных бланков, установленных законодательно, не существует. Отказное письмо составляется на листе А4 в произвольной форме. Главное соблюдать нормы делопроизводства, а в документ включить всю необходимую информацию. Какую именно?

Обязательно указать: наименование изделий, коды ТНВЭД и ОКПД 2, реквизиты заявителя и органа, выдавшего ОП, привести ссылки на актуальные законодательные акты РФ и технические регламенты ЕАЭС.

Отказные письма в центре «Росстандарт» составляют на специально разработанных фирменных бланках, заверяют синей печатью и подписью руководителя.

Кто выдает отказное письмо

Такое письменное разъяснение выдается уполномоченными Органами по сертификации на проведение работ по подтверждению соответствия Техническим регламентам и в отношении продукции, подтверждение безопасности которой регулируется постановлением Правительства Российской Федерации от 01.12.2009 г. № 982 и Решением Комиссии Таможенного союза от 07.04.2011 г. № 620.

Отказное письмо может быть выдано Органом по сертификации исходя из положения о порядке ввоза на таможенную территорию Таможенного союза продукции (товаров), в отношении которой устанавливаются обязательные требования в рамках Таможенного союза» (Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 25 декабря 2012 г. № 294).

В области аккредитации Органа по сертификации должна присутствует продукция, на которую отказное письмо запрашивается. Орган по сертификации даёт разъяснения в ответ на полученное официальное обращение от фирм, индивидуальных предпринимателей, таможенных организаций, органов исполнительной и судебной власти.

Отказное письмо содержит наименование продукции, идентификационные признаки, и может содержать коды ОКПД 2 или код ТН ВЭД и при необходимости другую техническую информацию.

Когда возникает необходимость оформления отказного письма?

В данном случае отказное письмо правильно называть экспертной оценкой, и необходимость ее проведения возникает в ряде случаев:

1. Если общепринятое название товара не сходится с названием в классификаторе ОКПД2 или ТНВЭД.
2. Если товар инновационный и обладает новыми характеристиками и требует оценки на отнесение в группы согласно ОКПД2 и ТНВЭД.
3. Если область применения продукции отличается от стандартного формата.
4. Если продукция относится к исключениям согласно техрегламентам, которые не являются очевидными и нуждаются в экспертизе.
5. Если техрегламент или национальные (межгосударственные) стандарты, устанавливающие обязательные требования к товару, не распространяются на определённые виды продукции, попадающие под общее определение (и код ОКПД2, ТНВЭД), включенные в соответствующий перечень.
6. Если продукция нуждается в сертификации, но по параметрам не входит зону влияния техрегламента, национального (межгосударственного) стандарта, устанавливающих требования к ней.

История «отказных писем»

Тема «отказных писем» возникла одновременно с необходимостью сертификации продукции, точнее с необходимостью предоставлять на таможне документы о соответствии на продукцию. Если был оформлен сертификат соответствия или декларация, то этот документ и предоставлялся таможенникам.

Однако, далеко не вся продукция подлежала сертификации, и более того — далеко не каждый таможенный инспектор знал перечень этой продукции и был в курсе всех изменений. Поэтому, когда ввозилась продукция без документа о соответствии, и декларант при этом утверждал, что данный документ вовсе не нужен (продукция не подлежит обязательному подтверждению соответствия: сертификации, декларированию, государственной регистрации…), то его просили предоставить официальное подтверждение своих слов.

Самая, что ни на есть, «справка об отсутствии необходимости получения справки».

При этом, выдача данных «отказных писем» никак не регламентировалась законодательно: кто уполномочен выдавать, на какие группы продукции, кому. К слову сказать, она не и регламентируется сегодня, ни в одном нормативном акте не фигурирует термин «отказное письмо».

На первый взгляд, если существует орган, выдающий определённые документы, то он же может выдавать и «отказные письма», сообщающие о том, что конкретная продукция под действие этих определённых документов не попадает. Звучит логично.

Пикантный момент заключался в том, что сертификаты и декларации являются документами строгой отчётности, их оформление строго контролируется, а «отказные письма» — просто бумага с датой и подписью на фирменно бланке, которых можно оформить сколько угодно. Более того, никто не запрещал и оформление этих писем для заявителей в других регионах, поэтому во многих органах их оформление было поставлено на хороший поток со всеми вытекающими.

Какие документы нужно предоставить соискателю?

Для оформления потребуется подготовить следующие сведения:

— заявление-запрос на имя руководителя Органа по сертификации; — реквизиты фирмы (ИНН, ОГРН, КПП и др.); — техническое описание продукции; — код ОКПД2 или код ТНВЭД; — контракт или инвойс (перечень товаров) при необходимости.

Список документов может быть иным в зависимости от вида и количества продукции. Например, для таможни дополнительно потребуются:

— упаковочные листы, если инвойс не может идентифицировать поставку или его нет в инвойсе; — заключение ТПП или акт таможенного досмотра (если товар заявляется, как б/у); — удостоверения о признании продукции гуманитарной помощью; — разрешения на проведение соответствующих клинических испытаний; — сертификаты соответствия на конечный продукт, если ввозимый товар является запчастью); — регистрационные удостоверения Минздравсоцразвития (если товар относится к тест-системам, группе иммунобиологических препаратов или диагностикумов); — свидетельство о госрегистрации, а также экспертные заключения (если товар относится к БАДам или пищевым добавкам); — иные необходимые сведения.

Все бумаги должны быть подписаны и заверены печатью организации-соискателя.

Как получить отказное письмо?

Право на получение ОП для торговли и предъявления в таможенные органы имеют только ИП и юридические лица. Физическое лицо, а также иностранные компании не могут быть получателями.

ОП, оформленное организацией, имеющей право на реализацию аналогичного товара, не имеет юридической силы.

Заявку о получении ОП можно составить как собственноручно, так и в электронном виде и подать в аккредитованную организацию, имеющую право на выдачу ОП. Бланк заявки и образец можно найти на официальном сайте аккредитованного учреждения или обратится туда лично.

Запрос на выдачу ОП должен содержать название фирмы или ИП, реквизиты (ИНН, ОГРН), сведения о продукции, а также цели ее использования на территории РФ.

При оформлении ОП для прохождения таможни к заявке следует приложить:

• Код ТН ВЭД продукции.
• Контракт с заказчиком.
• Счет-фактура.
• Подробное описание продукции и сфера ее применения.
• Доверенность для представителя фирмы.

При оформлении ОП для осуществления торговли в заявке необходимо указать:

• Код ОКП продукции (при наличии).
• Подробное описание продукции и сфера ее применения.

Процесс получения отказных писем

Список документов, необходимых для оформления отказного письма на продукцию варьируется в зависимости от типа и особенностей товара. Обычно требуется следующий набор документации:

• Свидетельство о госрегистрации компании-производителя/поставщика/продавца в качестве налогоплательщика.
• Контракты, инвойсы и другие сопроводительные документы.
• Описание продукции, акты досмотра на таможне, инструкции по использованию.
• Свидетельства ИНН, ОГРН, статистические коды.
• Упаковочные листы, удостоверения регистрации и т. д.

Переоформление отказного письма

Переоформить полученное ранее отказное письмо потребуется в следующих ситуациях:

• Изменение наименования компании, юридического адреса, реквизитов, директора.
• Изменение или расширение линейки производимых/реализуемых товаров (есть продукция, которой раньше не было). Изменение списка товаров, которые подлежат обязательной оценке соответствия. В этом случае необходимо получить новое отказное письмо, в котором будет указан соответствующий нормативный акт.
• При принятии нового техрегламента ЕАЭС в отказном письме необходимо отражение его названия, даты, идентификационного номера.
• Изменение торговой марки (или добавление новой), отличной от той, которая была указана при первичном оформлении отказного письма.

Срок действия

Отказные письма, выданные органом сертификации, действуют бессрочно, поэтому они будут актуальны для использования до того, пока в законодательные и иные нормативные акты, регламенты не будут внесены изменения, предписывающие иной процесс сертификации конкретного товара.

Что это за документ?

Отказное письмо о необязательной сертификации подтверждает тот факт, что товарная единица не подлежит оценке соответствия в той или иной системе сертификации. Оно оформляется в добровольном порядке, однако может потребоваться на таможне при импорте (если у сотрудника таможни возникнут трудности с идентификацией продукта) или при реализации (для предотвращения спорных ситуаций с надзорными органами и потребителями).

Таким образом, обязательно ли письмо, зависит от конкретной ситуации. Так, к примеру, известны случаи, когда частный предприниматель должен был предъявить данную бумагу руководству торгового центра, чтобы начать реализацию продукции в своем магазине. Несмотря на то, что документ оформляется быстро, рекомендуется заранее позаботиться о том, чтобы он имелся в наличии. Желательно сделать достаточное количество копий, чтобы они хранились на торговых точках, в офисе компании, и их легко можно было предоставить по требованию.

Какие существуют виды отказных писем?

Существуют различные виды информационных писем. В зависимости от вида ОП (именно так сокращенно называют отказное письмо на продукцию, не подлежащую оценке соответствия), оно подтверждает отсутствие необходимости оформлять:

• Сертификат и декларацию ГОСТ Р и ТР ТС – это означает, что предприниматель не должен проводить декларирование или сертификацию в отношении конкретного товара, что сертификат соответствия не требуется при ввозе, что предусмотрено свободное обращение изделий в России и/или Таможенном союзе;
• Сертификат и декларацию пожарной безопасности – такое ОП удостоверяет, что на товар не распространяется действие технического регламента РФ «О требованиях пожарной безопасности» (Федеральный закон РФ №123 от 2008-го года);
• СГР ЕАЭС (ОП от Роспотребнадзора) – в этом случае письмо удостоверяет, что не требуется проведение государственной регистрации (санитарно-гигиеническая экспертиза, предусмотренная для товаров из второго перечня Решения Комиссии ТС №299 от 2010-го года).

Более редкие разновидности ОП

• Регистрационное удостоверение Минздрава (ОП от Росздравнадзора) – ОП от Росздравнадзора призвано подтвердить, что изделия не будут эксплуатироваться в медицинских учреждениях или частной врачебной практике, а, следовательно, не нужно и удостоверение Минздравсоцразвития;
• Фитосанитарный сертификат (ОП от Россельхознадзора) – фитосанитарный сертификата требуется, если через таможенную границу предприниматель планирует транспортировать подкарантинную растительную продукцию (в основном, это овощи, фрукты, кофе, чай, растения, свежие пиломатериалы, деревянные поддоны). Если товар имеет растительное происхождение, однако не подлежит фитосанитарной проверке, составить ОП – очень хорошая идея, иначе может случиться простой груза на границе.

Как получить «отказное письмо» сегодня

Как мы уже выяснили выше, термин «отказных писем» отсутствует в законодательстве, но во внутренних актах и распоряжениях фигурируют термины «ответ на обращение» или «решение по заявке».

Чтобы его получить, заявитель должен в установленном порядке обратиться в орган и получить ответ на своё обращение. Это единственный возможный на сегодняшний момент сценарий получить официальный отказ, который успешно практикуется.

Однако, иногда бывает достаточно не строго «отказного» письма, а подробного разъяснения, почему данная продукция не подлежит тем или иным требованиям. Делать это может как производитель, так и любой сторонний сертификационный консультант, который может обосновать позицию ссылками на соответствующие нормативные акты.

Иногда этого бывает достаточно для выпуска продукции, иногда — нет. Например, если заявитель регулярно импортирует различные позиции и с подобным письмом будут некоторые из них — скорее всего, такую продукцию выпустят

Напротив, если это единичная партия, то к «отказным письмам» на неё повышенное внимание.

В любом случае, необходимо мыслить не поверхностными советами, а детально вникать в продукцию и актуальные требования законодательства и технического регулирования к ней.

Отказное письмо на продукцию не подлежащую обязательному подтверждению соответствия

      Отказное письмо
— это официальный документ, выдаваемый аккредитованным органом по сертификации, в котором указывается, что указанная в отказном письме продукция не подлежит обязательному подтверждению соответствия [ не подлежит сертификации / не подлежит декларированию ].

      Отказное письмо требуется, когда не совсем очевидно по какому коду ОКП (общероссийский классификатор продукции) можно классифицировать продукцию, либо в соответствии с приказом ФТС (Федеральная таможенная служба) о необходимости предоставления сертификата соответствия. Оформляется письмо на бланке органа по сертификации и заверяется печатью.

      Разъяснительные письма бывают двух видов:
      — отказное письмо для торговли — для осуществления реализации продукции на территории РФ
      — отказное письмо для таможни — для таможенного оформления — для предоставления в таможенные органы

      В отказном письме на продукцию должно быть указано :
      — Наименование продукции / Код ОКП / Код ТН ВЭД / а также что:
      — Продукция НЕ входит в Единый перечень продукции, подлежащей обязательной оценке (подтверждению) соответствия в рамках Таможенного Союза с выдачей единых документов , утвержденный Решением Комиссии Таможенного союза от 07.04.2011 №620 «О Едином перечне продукции, подлежащей обязательной оценке (подтверждению) соответствия в рамках Таможенного союза с выдачей единых документов», и не попадает под действующие Технические регламенты Таможенного Союза.
      — Продукция НЕ включена в «Единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации» и «Единый перечень продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.12.2009 №982 «Об утверждении единого перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единого перечня продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии».

      Бланк и форма отказного письма

      Для отказного письма в Российской Федерации не предусмотрено какого-либо утвержденного формата. Бланк отказного письма — отказное письмо может быть распечатано на белом листе бумаги формата А4. Отказное письмо обычно оформляется на фирменном бланке органа по сертификации / заверяется синей печатью данного органа.

      Срок действия отказного письма на продукцию

      Выданное органом по сертификации отказное письмо действует до внесения изменений в указанные в нём документы или до вступления в силу технических регламентов на указанную продукцию.

     Перечень документов для оформления отказного письма для таможни:
      — запрос с подписью генерального директора и печатью фирмы-заявителя.
      — код ТН ВЭД продукции.
      — контракт с приложениями и счет-фактура.
      — описание продукции (технические характеристики, область применения, внешний вид).
      — доверенность от фирмы-заявителя на физическое лицо с правом получения отказного письма.

     Перечень документов для оформления отказного письма для торговли:
      — запрос с подписью генерального директора и печатью фирмы-заявителя.
      — описание продукции (технические характеристики, область применения, внешний вид).

     ВАЖНО!
      Так как отказное письмо не является доказательством качества продукции, для повышения ее конкурентноспособности при реализации гораздо лучше иметь добровольный сертификат соответствия.      Образец отказного письма:

     Образец отказного письма:

СПРАВКА:
      ВНИИС — Всероссийский Научно Исследовательский Институт Сертификации — разработчик основополагающих документов в области подтверждения соответствия (сертификации), аккредитации, управления качеством.
      Ростест-Москва — Российский центр испытаний и сертификации — крупнейшая организация практической метрологии в России, основная задача которой – государственный метрологический контроль, направленный на обеспечение и поддержание единства измерений в промышленности, здравоохранении, системах связи, торговле, обороне, при учёте ресурсов (воды, газа, нефти, электроэнергии), в природоохранной и других сферах хозяйственной деятельности.