Андрей Смирнов
Время чтения: ~14 мин.
Просмотров: 0

Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Классификация моделей закупок

Обычно система закупок строится на основе одной из трех моделей:

  • централизованной;
  • децентрализованной;
  • распределенной.

Иногда встречаются комбинированные модели, однако в основе их всегда лежит одна из перечисленных выше.

Централизованная модель

Ядром централизованной модели (см. рис. 1.2.) является структурное подразделение (в зависимости от организационной структуры — отдел, служба, управление, департамент), основной задачей функция которого является сбор заявок от подразделений-потребителей продукции (заказчиков), и проведение на их основании всего закупочного цикла, от поиска и выбора контрагентов до контроля выполнения контракта на поставку.

Рис. 1.2. Централизованная модель закупок

Децентрализованная модель

В этой модели (см. рис. 1.3.) каждое из профильных подразделений компании (обычно на уровне самостоятельных структурных подразделений) осуществляет закупки в своей сфере компетенции, например, канцелярские товары приобретает хозяйственный отдел, а компьютеры — отдел информатизации технологий.

Рис. 1.3. Децентрализованная модель закупок

При этом может существовать и отдел (служба) закупок, поддерживающий и координирующий закупочную деятельность остальных подразделений. Он может, например, выполнять общие методические функции, проводить мониторинг рынка, отслеживать работу разных заказчиком с одним поставщиком, проводить проверки закупочной деятельности заказчиков и т. д.

Распределенная модель

При использовании распределенной модели (рис. 1.4.) закупок каждое подразделение (обычно на уровне самостоятельной хозяйственной единицы, в частности, структуры входящие в состав одного холдинга или филиалы организации) проводит все необходимые для своих нужд закупки самостоятельно.

Для этих целей внутри организаций-заказчиков создаются специализированные закупочные отделы (или иные аналогичные по функциям структурные единицы, вплоть до отдельного специалиста по снабжению – «завхоза»)

Рис. 1.4. Распределенная модель закупок

В распределенной модели может также существовать отдел (служба) закупок. Его функция – объединять однотипные закупки разных заказчиков в общий заказ, а также методическая и маркетинговая поддержка и контроль. Кроме того, этот отдел может проводить закупки для заказчиков, не имеющих собственных специалистов.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

Именно такие цели и мысли мы пытались учесть каждый раз, когда меняли схему обеспечения на предприятиях и в торговых организациях. Набили множество шишек, нашли много интересных решений, которые могут быть интересны другим предприятиям, организациям или коллективам внедренцев, работающих на поприще ERP-систем. Идеи, которыми мы можем поделиться, не уместно смешивать в одной статье. Уж больно их много..

Поэтому каждому из этапов мы уделили отдельное внимание, описали свой взгляд в отдельных статьях по более узкой тематике: планированию потребности, тендерным процедурам, поставке и т.д

ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Осуществить планирование материального обеспечения предприятия – значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами – обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.

Конечно, не для всех работ и производственных процессов мы заранее знаем потребность в материалах. Иногда не возможно на этапе материально-технического планирования определиться с точным объемом требуемых ТМЦ или даже с тем, какие ТМЦ потребуются. Во многих случаях эта проблема решается за счет создания текущего оборачиваемого запаса – небольшого запаса постоянно используемых товаров, которые мы всегда имеем в наличии (на сайте можно найти статьи о пользе нормирования запасов, а также о том, какие виды запасов мы рекомендуем для применения на практике).

Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов – на оборачиваемость, аварийных запасов – на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.

Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем «заказы» – электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ

При оформлении заказов крайне важно определиться с источником обеспечения, т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ

В своей практике мы используем 5 источников обеспечения. Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов – запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье о планирование потребности в ТМЦ (заказ ТМЦ и источники обеспечения).

Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ – это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях.

Шаг третий, избирательный: внимательно подойдите к выбору ЭТП

Чтобы получить желаемый результат от закупок, нужно со всей ответственностью подойти к вопросу выбора электронной торговой площадки. На рынке с десяток серьезных ЭТП с разным функционалом, условиями работы, и каждый выбирает площадку под свои потребности. Но помните: главным условием снижения цены в закупках все же остается конкуренция

Поэтому основную внимание при выборе площадки я бы уделил вопросу системы привлечения участников на закупки. Чем больше участников — тем больше конкуренция и возможностей снижения цены без потери качества

Однако не стоит воспринимать ЭТП как панацею. Площадка — это инструмент, который дает прозрачность закупки. Также, если площадка предоставляет персонального менеджера, то это возможность проконсультироваться по всем вопросам, оперативно получить информацию, как правильно провести закупку.

И все же эффективность закупки процентов на 70 зависит от заказчика — от того, как вы используете ЭТП

На что же следует обратить внимание при проведении закупок на электронной торговой площадке:

  • дайте участникам доступ к максимуму информации и как можно раньше – в закупке обязательно укажите стартовую цену, определите и опубликуйте четкие критерии выбора победителя. Чтобы поставщики успели собрать информацию, сделать расчеты, согласовать с руководством цены, назначайте срок проведения закупки не менее 7 рабочих дней. Если вы готовы рассматривать аналоги (эта практика приносит неожиданные приятные результаты), сообщите об этом в техзадании;
  • укрупняйте закупочные заявки. Это можно сделать двумя способами. Первый — укрупнить ежемесячную заявку до квартальной, полугодовой или даже годовой. Этот способ не вызывает дополнительной нагрузки на складскую службу и отток денежных средств, так как в договор включается пункт об отгрузках на основании заявок. Второй способ — объединить однотипные закупки различных предприятий в рамках крупного холдинга;
  • Привлекайте к участию в закупке на площадке поставщиков, с которыми работали или работаете. Попадая в конкурентную среду, они также могут предложить более выгодные условия.

Участники закупочных процедур, например, по направлению «Корпоративные закупки», оплачивают лицензию на определенный период и могут участвовать в неограниченном количестве лотов. Фото ONLINECONTRACT

Порочной практикой является прием предложений вне площадки или отсутствие выбора победителя. Возможно, в одном конкретном случае вы и получите выгоду, но в дальнейшем поставщики просто не будут подавать заявки, понимая, что закупка на площадке — формальность. Думаю, для любого руководителя будет не лишним иногда подвергать сомнению чистоту намерений очередного сотрудника, который пришел с предложением работать со «своим», «привычным» поставщиком, не проводя или обходя конкурсную процедуру на ЭТП. Вы уверены, что он заинтересован в выгоде для компании?

  • Доверьтесь участникам на первом этапе — примите за данность, что все они добросовестны и согласны с определенными в закупке условиями. Даже если попадется обманщик, «безопасники» его раскусят и тогда можно просто заключить договор со следующим участником. Результат — значительная экономия времени.
  • Всегда указывайте реальную причину закрытия конкурентных процедур. Если они адекватны, то и отношение к вам будет соответствующее.

Возможны и отговорки со стороны поставщиков: у нас нет сотрудников, нет ЭЦП, нет денег для обеспечительных платежей и т. д. Рассмотрим на примере ЭТП ONLINECONTRACT. Сразу скажу, для работы на нашей площадке не нужна цифровая подпись. Участники закупочных процедур, например, по направлению «Корпоративные закупки», оплачивают лицензию на определенный период и могут участвовать в неограниченном количестве лотов. При приобретении годовой лицензии компания может участвовать во всех закупочных процедурах на площадке за 2375 рублей в месяц. Давайте попробуем встать на место поставщика и спросим себя: если клиент для меня важен и я уверен в своей конкурентоспособности, насколько это высокая цена для получения большого контракта или крупного клиента? На одной чаше весов 2375 руб. в месяц, а на другой — объем закупочных заявок на сотни и даже миллионы рублей от крупных компаний. Учитывая низкую стоимость лицензии, плата за участие окупается после первой же победы. Стоимость работы на ЭТП ONLINECONTRACT в 2 раза ниже средней по рынку.

КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ

Всегда ли мы закупаем то количество ТМЦ, которое требуется? Не всегда. Всегда ли один вид ТМЦ закупается для одного внутреннего заказчика? Нет, тоже не всегда. Вполне может быть ситуация, когда молоток или защитные очки нужны одновременно нескольким подразделениям. Аналогичная приведенному примеру ситуация может быть и с сырьем, и с оборудованием, и с материалами.

Что же делать, когда мы купили меньше, чем надо? Кто должен принять решение, кому отдать закупленные ТМЦ в первую очередь?

В применяемой нами схеме автоматизации мы отдаем требующие распределения неполные поставки исполнителям технической службы, которые отвечают за производство. Именно они, а не снабженцы или компьютер (программа) должны принять непростое решение о приоритетном обеспечении в сложных ситуациях.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

Именно такие цели и мысли мы пытались учесть каждый раз, когда меняли схему обеспечения на предприятиях и в торговых организациях. Набили множество шишек, нашли много интересных решений, которые могут быть интересны другим предприятиям, организациям или коллективам внедренцев, работающих на поприще ERP-систем. Идеи, которыми мы можем поделиться, не уместно смешивать в одной статье. Уж больно их много..

Поэтому каждому из этапов мы уделили отдельное внимание, описали свой взгляд в отдельных статьях по более узкой тематике: планированию потребности, тендерным процедурам, поставке и т.д

Какую работу выполняет отдел закупок

На законодательном уровне не установлена обязанность по созданию отдельной структуры на предприятии, которая будет отвечать за закупки, но Закон №44-ФЗ предусматривает возможность создания контрактной службы (ст. 38 №44-ФЗ). Под контрактной службой понимается совокупность нескольких сотрудников организации, на которых возлагаются обязанности по проведению закупочных мероприятий.

Контрактную службу должны создавать те заказчики, которые в общей сумме за год совершают закупки более чем на 100 млн руб., но при этом отдельное структурное подразделение создавать на предприятии необязательно.

Если руководство утвердило приказ о создании специализированного отдела на предприятии, то вместе с ним создается и отдельное положение, регулирующее деятельность этого структурного подразделения. В положении прописываются следующие моменты:

  • место отдела в общей организационной структуре предприятия;
  • задачи и функции, которые будут выполнять сотрудники подразделения;
  • порядок взаимодействия с остальными подразделениями;
  • другие вопросы, связанные с функционированием отдела.

Сотрудники подразделения должны в своей работе руководствоваться не только нормативно-правовыми актами, регулирующими закупочную деятельность, но и нормами положения.

Основные функции и задачи

Перед отделом закупок руководство предприятия ставит следующие задачи:

  • обеспечение исполнения законодательных требований (№44-ФЗ, 223-ФЗ) при размещении заказов на покупку товаров, работ и услуг;
  • составление плана закупок;
  • мониторинг деятельности;
  • организация поиска исполнителей путем проведения различного рода торгов;
  • предотвращение коррупционных действий при получении заказа;
  • обеспечение публичности при размещении заказа на приобретение товаров, работ и услуг;
  • качественная организация всех этапов проведения закупки с целью наиболее выгодного заключения договора для нужд предприятия.

Среди большого перечня функций, которые в полном объеме прописываются в положении структурного подразделения, можно выделить ряд основных. Так, отдел закупок:

  • составляет план проведения торгов и размещает информацию о заказе в ЕИС;
  • составляет всю необходимую документацию для проведения торгов;
  • подготавливает и рассылает приглашения на участие в запланированных торгах;
  • составляет и направляет ответы на поступившие от участников вопросы по разъяснению условий и требований к ним;
  • организует весь процесс проведения конкурсов, аукционов и запросов котировок;
  • направляет победителю документацию;
  • размещает в ЕИС информацию о заключенных контрактах по итогам проведения конкурентных торгов, а также закупок у единственного поставщика;
  • формирует реестр исполнителей, недобросовестно выполняющих свои обязанности;
  • рассматривает дела об обжаловании результатов проведения торгов, если поступили такие заявления;
  • формирует отчеты о деятельности отдела и отвечает за сохранность всего документооборота подразделения;
  • другие функции, которые необходимо выполнять для эффективного и бесперебойного функционирования отдела закупок и достижения поставленных перед ним задач.

Цели отдела

Отдел закупок на предприятии формируется в следующих целях:

  • повышения эффективности проведения торгов с целью заключения наиболее выгодных контрактов;
  • улучшения результатов по проведению закупочных мероприятий;
  • обеспечения гласности и полной прозрачности при проведении торгов;
  • предотвращения развития коррупции и других противоправных действий.

Каждый сотрудник отдела вносит свой вклад в достижение поставленных целей, но максимальную ответственность за работу всех сотрудников несет руководитель подразделения.

СХЕМА ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Большинство действий (этапов), которые осуществляются при закупке товарно-материальных ценностей, однотипны:

  • расчет потребности в ТМЦ для обеспечения производственного процесса или на проведение неких работ, например, на проведение ремонтных работ, проводимых собственными силами (планирование обеспечения);
  • планирование совокупной потребности в закупке запасов (товаров, сырья, материалов, оборудования) для каждого отдельного заказчика (для промышленных предприятий чаще в качестве заказчиков выступают подразделения самого предприятия, но в более широком смысле, особенно для торговых предприятий, заявка может быть направлена на удовлетворение потребности и внешних заказчиков – наших покупателей);
  • комплексное планирование поставок (закупок) в целом по предприятию;
  • подбор поставщиков, тендерные процедуры;
  • поставка ТМЦ (оформление, контроль соблюдения условий поставки, оприходование на учет, …);
  • проверка качества поступивших товаров (комиссионно при приемке или в ходе проведения дополнительной проверки, испытаний, сертификации, которая может проводиться как предприятием самостоятельно, так и внешними сертифицирующими организациями).

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям – сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье «Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета».

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей – описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации