Андрей Смирнов
Время чтения: ~15 мин.
Просмотров: 0

Что такое среднесписочная численность работников и зачем она нужна?

Общие вопросы расчета среднесписочной численности работников организации или ИП

Примечание: Пункт 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ

  1. Кто обязан сдавать в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников?Все компании и предприниматели. Организации представляют сведения как при наличии у них наемных работников. Так и при их отсутствии (письмо Минфина России от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390). Предприниматели должны отчитаться, только если в предыдущем году у них трудились наемные работники.
  2. До какого числа нужно сдать сведения о численности?Срок сдачи сведений за 2019 год — не позднее 20 января 2020 года. Компании, которые зарегистрируются в январе 2020, должны будут отчитаться не позднее 20 февраля 2020 года.
  3. Обязана ли компания сдавать сведения о численности в электронном виде? Если в прошлом году в организации работали больше 100 человек?Нет, не обязана. Сведения о численности можно сдать как по ТКС, так и на бумаге. (Через представителя компании по доверенности или почтовой отправкой). Обязанность отчитываться по «электронке» при штате более 100 человек. Касается только случаев, когда компания сдает налоговые декларации и расчеты.
  4. Должна ли компания сообщать о численности, если количество работников из года в год не меняется?Да, должна. Ежегодно в инспекцию нужно подавать обновленные сведения о среднесписочной численности работников. Даже если за год количество сотрудников не изменилось.
  5. По какой форме нужно заполнить сведения о среднесписочной численности?Форма отчета прежняя (утв. приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174). Рекомендации по заполнению отчета есть в письме ФНС России от 26 апреля 2007 г. № ЧД-6-25/353.
  6. Куда подавать сведения о численности сотрудников, работающих в обособленном подразделении компании?В инспекцию, в которой стоит на учете сама компания. Надо составить один общий отчет, включив в него и работников головной компании, и сотрудников из дополнительных офисов, см. Письмо Минфина России от 14 февраля 2012 г. № 03-02-07/1–38
  7. Оштрафуют ли компанию за несвоевременную сдачу сведений о среднесписочной численности?Да, за опоздание со сдачей сведений возможен штраф в сумме 200 руб. А директора или главного бухгалтера могут привлечь и к административной ответственности. Это штраф в размере от 300 до 500 руб. согласно статья 126 Налогового кодекса РФ, часть 1 статьи 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях
  8. После сдачи сведений компания обнаружила ошибку. Нужно ли подавать уточненные сведения?Да, безопаснее подать сведения заново, уже с верными показателями. Формально такой обязанности у компании нет. Необходимость сдачи уточненок предусмотрена только для налоговых деклараций. Но если компания по ошибке сообщила о том, что ее численность превысила 100 человек, инспекция будет ждать отчеты только по ТКС. Тогда за бумажные декларации будет штраф в сумме 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ). Чтобы этого избежать, нужно представить сведения еще раз. В отчете нет поля, где можно было бы указать, что компания сдает уточненные сведения о численности. Поэтому к отчету стоит приложить письмо с пояснением. Отказать в приеме отчета инспекторы не вправе. Штрафа за ошибку в сведениях тоже нет, согласно пункта 3 статьи 80, пункт 1 статьи 81 Налогового кодекса РФ

Как подавать и рассчитывать среднесписочную численность работников

Форма отчета

Прежде чем подать данные о ССЧ сотрудников, трудящихся на предприятии, руководителю необходимо заполнить специальную форму по утвержденному образцу. При этом руководитель обязан заполнить все пункты, представленные в форме, помимо тех, которые отведены под регистрацию инспекторам ФНС. Бланк необходимо заполнять согласно правилам, утвержденным Федеральной службой государственной статистики №56 от 09.10.2006.

Помимо основного бланка заполняется его копия: обе формы необходимо подать в налоговое отделение. После проверки один из экземпляров инспектор оставит на хранение, а второй передаст руководству корпорации, предварительно проставив там все необходимые отметки.

Бланк с образцом для заполнения можно получить в отделениях налоговой службы или скачать с интернета. Однако, если полученная из инспекции форма не вызывает сомнений, скаченный в интернете бланк необходимо сверить с официальным для того, чтобы удостовериться в его соответствии. Кроме того, всемирная сеть наполнена ресурсами, высчитывающими среднесписочную численность кадров на автоматическом уровне, что значительно облегчает работу кадровиков.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере. Но перед сдачей отчетности инспектору, стоит удостовериться, что он примет отчет на вашем носителе.

Списочная численность

В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.

Включаются в списочный состав

Не включаются в списочный состав

  • фактически явившиеся на работу, в том числе неработающие в дни простоя
  • находившиеся в командировках, если сохраняется зарплата
  • не явившиеся по болезни (на весь период листка нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности)
  • находившиеся в отпусках по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком
  • находившиеся в отпусках (оплачиваемых и за свой счет)
  • получившие день отдыха за выход в выходные или праздничные (нерабочие) дни
  • имевшие выходной день по графику или за переработку рабочего времени
  • принятые временно для замещения отсутствующих сотрудников
  • не явившиеся по причине выполнения государственных или общественных обязанностей
  • принятые на неполный рабочий день/неделю или на полставки
  • надомники
  • принятые с испытательным сроком
  • сотрудники, имеющие специальные звания
  • повышающие квалификацию или приобретающие новую профессию с отрывом от производства, если сохраняется зарплата
  • направленные временно из других организаций, если на основном рабочем месте не сохраняется зарплата
  • студенты на практике, если они зачислены на рабочие места
  • находящиеся в учебном отпуске, если зарплата сохраняется частично или полностью
  • обучающиеся в образовательных учреждениях и аспирантурах с полным или частичным сохранением заработка
  • студенты, ушедшие в дополнительный отпуск, или поступающие для сдачи экзаменов, без сохранения заработной платы
  • находившиеся в простоях по независящим от них причинам
  • принимавшие участие в забастовках
  • работавшие вахтовым методом
  • иностранцы, находящиеся на территории России
  • совершившие прогулы
  • находившиеся под следствием до решения суда
  • внешние совместители
  • принятые по договорам гражданско-правового характера
  • подавшие заявление об увольнении и прекратившие деятельность до истечения срока предупреждения или без предупреждения администрации
  • переведённые в другую организацию, если заработная плата на основном месте не сохраняется
  • направленные за границу
  • собственники организаций, не получающие зарплату
  • индивидуальные предприниматели, т.к. они не могут заключить с собой трудовой договор
  • члены кооператива, не заключившие трудовых договоров со своей организацией
  • направленные на обучение с отрывом от производства, получающие стипендию за счет работодателя
  • принятые по ученическому договору на профессиональное обучение с выплатой стипендии
  • адвокаты
  • военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы
  • привлечённые по договорам с госорганизациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы)

Для определения количества списочного состава надо каждый день вести табель учёта рабочего времени, отмечая в нём тех, кто явился на работу и тех, кто отсутствует по каким-либо причинам. Формы табеля установлены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1:

  • Т-12 – универсальный вариант;
  • Т-13 – для предприятий, где установлены автоматические турникеты для учета явки.

При заполнении табеля ежедневно по каждому сотруднику указываются отработанные часы и условное обозначение, например:

  • дневное время – Я;
  • ночное время – Н;
  • сверхурочные часы – С;
  • служебная командировка – К;
  • ежегодный основной оплачиваемый отпуск – ОТ;
  • отпуск по беременности и родам – Р;
  • временная нетрудоспособность – Б;
  • неявка по невыясненным обстоятельствам – НН.

Далее, на основании данных табеля, надо посчитать среднесписочную численность работников за месяц.

Расчет списочной численности сотрудников

Для того чтобы определить значение показателя среднесписочной численности штатных работников фирмы, необходимо рассчитать показатель списочного состава работников.

В качестве законодательной базы при этом будут выступать приказы и инструкции органов статистики.

Документами, регламентирующими исчисление численности списочного состава сотрудников, являются:

  1. Инструкция, принятая Постановлением Госкомстата СССР в 1987 году (в дальнейшем – Инструкция);
  2. Приказ Росстата № 357 от 03 августа 2015г.;
  3. Приказ Росстата № 498 от 26 октября 2015г.;
  4. Приказ Росстата № 536 от 27 августа 2014г.

Списочная численность является значимым показателем не только для целей формирования и предоставления отчетных форм в уполномоченные органы, но и успешно применяется для аналитических расчетов. Так, с ее помощью компании и предприниматели имеют возможность рассчитать насколько эффективно трудятся в организации привлеченные кадры, какова динамика заработной платы.

При определении данной величины важно знать, что не все сотрудники могут быть учтены в расчетах. Инструкцией установлены категории трудящихся граждан, которые фигурируют при определении численности списочного состава работников компании, а также те, кто не может быть задействован при расчете данного показателя

Инструкцией установлены категории трудящихся граждан, которые фигурируют при определении численности списочного состава работников компании, а также те, кто не может быть задействован при расчете данного показателя.

В соответствии с Инструкцией в расчет списочной численности включаются:

  • Работники, исполняющие свои профобязанности на рабочих местах, включая периоды, когда работники фактически находились на местах, но в связи с простоем не работали;
  • Сотрудники, находящиеся по приказу руководителя в служебных командировках с сохранением зарплаты и должности;
  • Персонал, находящийся на больничном в течение всего периода действия больничного листа вплоть до дня фактического выздоровления и возвращения на рабочее место или увольнения по состоянию здоровья;
  • Сотрудники, которые приняты в организацию на условиях неполного рабочего дня, неполной рабочей недели или на полставки в соответствии с утвержденным штатным расписанием. В этом случае каждый работник будет учитываться как целая единица вне зависимости от того, находился сотрудник на рабочем месте полный день или нет. В эту группу не входит персонал, которому на уровне законодательстве установлена сокращенная продолжительность рабочего дня;
  • Работники на исполнительном сроке в соответствии со ст. 70 ТК РФ, начиная с первого дня нахождения на рабочем месте;
  • Удаленные сотрудники;
  • Граждане, которые организацией были направлены на повышение квалификации в образовательные учреждения;
  • Работники, на которых выполнение трудовых функций компанией назначено за пределами основного местонахождения компании, то есть вахтовики;
  • Персонал, находящийся в одном из законодательно допустимых видов отпусков: ежегодном, дополнительном или отпуске за свой счет;
  • Сотрудники, которые в соответствии с действующим законодательством находятся в отпуске по беременности и родам и отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. К этой категории также относят сотрудников, которые были наняты в организацию временно для замещения отсутствующих работников;
  • Работники, уличенные в прогулах;
  • Сотрудники, которые в связи с проведением розыскных мероприятий, находятся под следствием.

В соответствии с рассматриваемой Инструкцией, определенная категория работников, которая должна быть исключена из расчета. К ним относят внешних совместителей, работники, сотрудники, которые были привлечены для выполнения разовых работ. Полный перечень представлен в Инструкции, утвержденной Постановлением Госкомстата СССР.

Как учитывать работников неполного дня

Здесь все зависит от того, на каком основании применяется неполная занятость.

Если неполный рабочий день — инициатива работодателя или требование закона, таких работников считают за полную единицу. А если неполное время установлено трудовым договором, штатным расписанием или с письменного согласия работника, то пропорционально отработанному времени в следующем порядке (п. 79.3 указаний Росстата № 772):

  1. Рассчитывают общее количество отработанных человеко-дней. Для этого делят отработанные человеко-часы на продолжительность рабочего дня, исходя из длительности рабочей недели:
  • при 40-часовой рабочей неделе — на 8 часов (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при 6-дневной);
  • при 36-часовой — на 7,2 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6 часов (при 6-дневной);
  • при 24-часовой — на 4,8 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 4 часа (при 6-дневной).
  1. Определяют среднюю численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость. Для этого делят отработанные человеко-дни на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Поясним на примере (для обычной 40-часовой 5-дневной рабочей недели).

В организации 7 работников в октябре были заняты неполное рабочее время:

  • четверо работали 23 дня по 4 часа, их считаем как 0,5 человека (4,0 : 8 часов);
  • трое — по 3,2 часа в день 23, 15 и 10 рабочих дней соответственно — это 0,4 человека (3,2: 8 часов).

Тогда средняя численность составит 2,8 чел.:

(0,5 × 23 × 4 + 0,4 × 23 + 0,4 × 15 + 0,4 × 10) / 22 рабочих дня в октябре.

О том, какой может быть продолжительность рабочего времени, читайте в материале «Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать?».

Кто не включен в список

Условия, при которых некоторые лица не учитываются в среднесписочной численности:

  1. Так называемые «домашние работники». По договору они ведут работу на дому.
  2. Сотрудники и сотрудницы, имеющие особое по специальности звание.
  3. Лица, находящиеся на повышении квалификации. Это могут быть различные курсы для получения другой профессии.
  4. Те, кто краткосрочно направлен из другой компании. При условии, что их заработная плата находится в полной сохранности.
  5. Студенты и учащиеся, находящиеся на служебной практике в данной организации.
  6. Те, кто обучается в образовательном заведении, пребывающие в отпуске. Их заработная плата может сохраняться частично.
  7. Люди, которые пребывают ежегодно в отпусках на какой-то период времени. Это предоставляется обычно трудовым договором.
  8. Те, кто имеет выходной по условию организации, в которой они работают.
  9. Лица, которым допускается иметь выходной день за то, что они работали в праздничные, предпраздничные или выходные дни.
  10. Женщины, находящиеся по причине беременности в отпуске.
  11. Принятые работники в качестве замещения других;
  12. Граждане другой страны, принятые в данную организацию.

Рассмотрим пример

ООО зарегистрирована 20 октября, в компании действует 40-часовая неделя – 5 дней. Списочная числ-ть сотрудников с 20 октября по ноябрь составляла 12 человек, с 1 ноября на работу были приняты еще 10 новых сотрудников. Сотрудников на неполной рабочем дне не было. С декабря в ООО взяли на работу курьера на неполный день в 5 часов – за декабрь сотрудник отработал 20 дней. Нужно посчитать среднесписочную числ-ть работников за год.

Итак, начнем с работников на полном дне. Их месячная среднеспис. числ-ть по месяцам будет равна:

  • 12 человек * 12 дней (КД работы в октябре) : 31 день (число дней в месяце) = 4,65 – в октябре;
  • 22 человека * 30 дней (КД работы в ноябре) : 30 дней = 22 – в ноябре;
  • 22 человека * 31 день (КД работы в декабре) : 31 день = 22 – в декабре.

Теперь вычислим среднеспис. числ-ть сотрудников на неполном дне. Так курьер работал только в декабре, то:

5 человеко-часов (продолжительность дня) * 20 дней : 8 часов (норматив) : 20 дней = 0,63 – в декабре.

Далее можно уже посчитать среднеспис. числ-ть в каждом месяце:

  • Октябрь 4,65;
  • Ноябрь 22;
  • Декабрь 22 + 0,63 = 22,63.

Для заполнения отчета в налоговую осталось сделать последнее вычисление:

СЧ (год) = (4,65 + 22 +22,63) : 12 = 4,1 человека.

Алгоритм расчета среднесписочной численности работников

  1. Вначале находим численность сотрудников, отработавших каждый день месяца.
  2. Затем определяем среднесписочную численность за месяц и за квартал
  3. В завершение вычисляем численность за полгода, 9 или 12 месяцев.

Формула расчета списочной численности работников

Данный параметр рассчитывается за каждый день месяца, при этом каждый работник определяется как целая единица.

В пункте 79 Указаний приводится перечень сотрудников, учитывающихся при расчёте списочной численности. В него входят следующие работники:

1) пришедшие на работу, а также отсутствующие из-за простоя;

2) трудоустроенные на неполный рабочий день или неделю, а также принятые на полставки согласно штатному расписанию;

3) отсутствующие по причине временной нетрудоспособности;

4) находившиеся в служебных командировках, в том числе и работники, побывавшие в зарубежных краткосрочных командировках;

5) отсутствующие по причине исполнения общественных или государственных обязанностей;

6) трудоустроенные с испытательным сроком;

7) заключившие договор с предприятием о выполнении работы в домашних условиях (надомники);

8) студенты и лица, обучающиеся в образовательных учреждениях, работающие на предприятии во время производственной практики, если их зачислили на рабочие места;

9) временно оторванные от работы для направления в образовательные учреждения для приобретения новой специальности или повышения квалификации (если за ними сохранена зарплата);

10) находящиеся в учебном отпуске (если за ними частично или полностью сохранена зарплата);

11) находящиеся в отпуске и поступающие в образовательные учреждения, а также сдающие вступительные экзамены без сохранения зарплаты на месте работы;

12) имевшие выходной день за переработку при общем учёте рабочего времени, а также согласно графику работы предприятия;

13) находящиеся в очередных и дополнительных отпусках, предоставленных в соответствии с законом и нормативными документами, в том числе работники, находившиеся в отпуске, а после него уволенные;

14) заслужившие день отдыха за выход на работу в нерабочие дни;

15) трудоустроенные с целью замещения работников, отсутствующих по уважительным причинам;

16) находившиеся в отпусках по уходу за ребёнком, в связи с беременностью и родами, а также по причине усыновления новорождённого ребенка;

17) принимавшие участие в забастовках;

18) находившиеся в отпуске без сохранения зарплаты, при этом продолжительность отпуска не имеет значения;

19) граждане других государств, работавшие в организациях на российской территории;

20) находившиеся под следствием до вынесения судебного решения;

21) внутренние совместители.

Работник, оформленный в качестве внутреннего совместителя или получающий в одной организации две, полторы, или менее одной ставки, учитывается в списочной численности как одна целая единица.

В списочную численность не включаются такие категории работников, как:

1) внешние совместители;

2) работавшие по гражданско-правовым договорам;

3) сотрудники, оторванные от работы с целью их направления предприятием на обучение в образовательные учреждения и получающие стипендию, выплачиваемую из средств этого предприятия; работники, с которыми был заключён специальный договор на профессиональное обучение с выплатой им стипендии во время учёбы;

4) привлечённые для работы в соответствии с договорами, заключёнными с государственными учреждениями на предоставление рабочей силы;

5) переведённые на работу в другую компанию без сохранения зарплаты, а также лица, направленные на работу за рубеж;

6) адвокаты;

7) члены кооператива, не имеющие трудовых договоров с предприятием;

8) подавшие заявление на увольнение и прекратившие работу без предупреждения руководства либо до истечения срока предупреждения. Данная категория работников исключается из списочной численности с первого же дня невыхода на работу;

9) собственники предприятия, не получающие зарплату;

10) военнослужащие, находящиеся при исполнении своих военных обязанностей.

Списочная численность работников за нерабочий день равна их количеству за предыдущий рабочий день.

Округление

Важно учесть, что величина, характеризующая среднесписочный состав рабочих, выражается исключительно целыми числами. Именно поэтому существуют определенные правила округления:

  • следующая после запятой цифра меньше пяти — все числа после запятой обнуляют, а цифра до запятой остается неизменной;
  • следующая после запятой цифра равна или больше пяти — все числа после запятой обнуляют, а к цифре до запятой прибавляют единицу.

Необходимо запомнить, что округляется всегда только последний показатель, характеризующий ССЧ. Промежуточные измерения округлению не подлежат.

Списочная численность

В в списочную численность входят следующие лица:

  • Все работники, работающие в организации по трудовым договорам;
  • Все владельцы организации, получающие в ней зарплату;
  • Кроме того, учету подлежат все постоянные работники (как фактически вышедшие на рабочее место, так и отсутствующие в силу каких-либо обстоятельств, то есть, откомандированные);
  • Отпускники;
  • Отсутствующие по болезни;
  • Работающие на дому, а также на условиях неполного времени;
  • Отсутствующие на работе в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей;
  • Замещающие отсутствующего работника;
  • Совершившие прогул;
  • Находящиеся под следствием и ожидающие решения суда и др.

Зачем рассчитывается среднесписочная численность?

Чем отличается списочная численность от среднесписочной численности? Второй показатель имеет более широкую область применения. Его исчисление необходимо и малым компаниям, и представителям крупного бизнеса.

ССЧ считается для следующих целей:

  • Подача ежегодного отчета о ССЧ в ФНС, обязательная для всех компаний и ИП с наемными сотрудниками. Крайний срок его представления – 20 января следующего года, за опоздание коммерческую структуру штрафуют на 200 руб.
  • Определение права хозяйствующих субъектов представлять отчетность в фискальные органы на бумажном носителе.
  • Заполнение формы 4-ФСС и расчета по страховым взносам.
  • Исчисление налога на прибыль компаниями с обособленными подразделениями. Законодательство допускает распределение региональной части обязательства пропорционально ССЧ, исчисленной по «обособкам».
  • Заполнение формы ПМ, которую представители малого бизнеса каждые три месяца представляют налоговикам.
  • Получение освобождения от уплаты налога на прибыль. В ст. 381 НК РФ указано, что воспользоваться льготой вправе фирмы и ИП, в которых инвалиды и их представители составляют не менее 80% от показателя ССЧ.
  • Определение квот по приему на работу инвалидов в соответствии с положениями 181-ФЗ.

Значение ССЧ используется для получения прав на налоговые льготы представителями определенных отраслей. Например, IT-компании могут перечислять страховые взносы по сниженным ставкам, если среднесписочное число сотрудников за год не превысит 7-ми человек.

Разница средней численности и среднесписочной численности не столь велика, как кажется на первый взгляд. Значение СЧ исчисляется на основании рассчитанного показателя ССЧ. К полученной цифре прибавляют количество внешних совместителей и физлиц, занятых по ГПБ, пользуясь теми же формулами и логикой.

Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации