Оформление переноса отпуска по инициативе сотрудника: как правильно оформить?

Дополнительно предоставляемый отпуск и право его переноса

Трудовым кодексом, прочими законами, регулирующими вопросы трудовых отношений, предусмотрены дополнительные дни оплачиваемого отдыха, которые могут быть приурочены к основному периоду.

Собственники предприятий, исходя из финансовых возможностей, могут самостоятельно устанавливать подчиненным льготы, оговорив условия:

• при заключении трудового договора;
• локальными правовыми актами по согласованию с профсоюзом.

Закон обязывает работодателей устанавливать дополнительные дни для восстановления психо-эмоционального и физического здоровья:

По желанию трудящихся дополнительные дни могут быть заменены денежной компенсацией, если по усмотрению работодателя или условиями правовых актов установлена продолжительность более чем предельно допустимый минимум.

Перенести дополнительное время для отдыха можно в порядке, установленном законом, отраслевыми соглашениями, условиями коллективного договора.

Примеры расчета дней переноса отпуска

Работник находится в отпуске с 04 по 15 июля, больничный имеет с 11 по 14.

В случае переноса отпуска первый день его выхода на работу — 18 июля.

Работник находится в отпуске с 06 по 17 июня, больничный имеет с 07 по 10.

На время его больничного выпадает праздник 12 июня. Этот праздник включается в отпуск, поэтому первый день выхода из отпуска при переносе — 24 июня, однако если этот день пришелся на выходной, который был перенесен на рабочий день, то он не учитывается, и дата выхода — на день раньше.

Декретные выплаты в 2016 году — узнайте полную информацию.

Как правильно рассчитать средний дневной заработок правильно с учетом больничного, вы можете узнать здесь.

Что говорит закон?

Согласно Трудовому Кодексу российской Федерации, перенос отпуска по инициативе работодателя или его продление может осуществляться по статьям 124 и 125 данного законодательства, но исключительно с согласия работника и при наличии официальных документов.

Ими выступают:

• письма-предложения к сотруднику о переносе отпуска;
• приказ по учреждению о внесении изменений в составленный ранее график отпусков;
• заявление сотрудника.

В каждом индивидуальном случае могут потребоваться дополнительные справки и документы, подтверждающие нетрудоспособность сотрудника, тяжелые условия работы, несовершеннолетний возраст и т.д.

В этой же статье Трудового Кодекса России перечислены основные и частые причины, которые могут стать основанием для корректировки графика отпусков.

Как правильно оформить перенос?

Обе стороны – работник и работодатель заинтересованы в правильном оформлении переноса отпуска независимо от того, кто был инициатором процесса. Для этого потребуется составление определенного набора документов.

Кроме того, можно внести коррективы в расписание отпусков несколькими способами:

• непосредственно изменить сам график;
• составить дополнение к нему, излагающее какие именно изменения вносятся.

Процедура корректировки графика отпусков включает несколько этапов:

1. получение сведений от сотрудника о необходимости переноса и причин такого решения;
2. составление заинтересованным лицом заявления с просьбой об изменении сроков ухода на отдых;
3. оповещения работника, если переносится отдых по желанию работодателя;
4. согласование нового периода;
5. оформление приказа о внесении изменений в расписание отпусков;
6. непосредственно корректировка графика;
7. утверждение и подписание нового варианта.

При правильном выполнении всех этапов стороны защищены от конфликтов и неоднозначных ситуаций.

Оформление приказа

Наилучшим вариантом является составление приказа о переносе отпуска. Это позволяет правильно письменно зафиксировать вносимые изменения и ознакомить с ними работника. Такой подход актуален при переносе отпуска по инициативе работодателя.

В тексте документа обязательно наличие следующих данных:

• Ф.И.О. руководителя;
• название предприятия;
• Ф.И.О. сотрудника;
• суть приказа с пояснением причины изменения графика отпусков, а также даты ухода сотрудника на отдых;
• дата составления;
• подпись руководителя и сотрудника об ознакомлении.

Приказ должен быть вписан в соответствующий журнал и передан в отдел кадров организации.

Как правильно написать заявление?

Важным этапом при переносе отпуска по инициативе работника выступает составление заявления. Оно оформляется в свободной форме, но на отдельном предприятии может быть принята установленная форма.

При оформлении документа важно включить в него:

• Ф.И.О. руководителя, на имя которого оформляется документ;
• наименование организации;
• Ф.И.О. заинтересованного лица;
• суть заявления с просьбой перенести отпуск с указанием причины;
• подпись заявителя;
• дата оформления.

В заявлении проставляется пометка руководителя «согласовано». Сотруднику следует зарегистрировать документ и передать его в отдел кадров.

На основании заявления график должен быть изменен, а в личную карточку вносятся сведения обо все уходах на отдых сотрудника.

Внесение изменений в кадровые бумаги

После окончательного принятия решения о корректировке периода отдыха, вносятся записи в следующие документы:

• график отпусков;
• личную карточку сотрудника.

Если период полностью сдвинут, то запись вносится соответствующая заново. Если изменяется лишь часть отпуска, то дата окончания зачеркивается одинарной чертой и вписывается актуальная. Все исправления следует вносить аккуратно. В результате, перенести отдых разрешено как по желанию работника, так и работодателя. Для этого сторонам требуется согласовать друг с другом соответствующие изменения и правильно их оформить.

После принятия окончательного решения о переносе, новые сведения вписываются в график и личную карточку сотрудника. Все документы следует оформлять своевременно и без ошибок для избежания конфликтных ситуаций между сторонами.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38

Как быть, если отпускные уже выплачены работнику?

Бывают ситуации, когда по инициативе руководителя или работника было принято решение отменить отпуск, утвержденный ранее приказом. Если отпускные уже были выплачены, тогда возникает вопрос, что делать с предоставленными подчиненному деньгами.

Сотрудник возвращается на свое рабочее место, ему начисляется заработная плата. Получается, что он за день получает двойную оплату.

Поэтому возвращение данных финансовых средств связано с рядом сложностей. Допущение ошибки может привести к наложению штрафных санкций со стороны проверяющих государственных органов.

Поэтому некоторые работодатели практикуют способы избежать перерасчета. Одним из таких методов является возврат сотрудником полученных денег в кассу компании.

Но нужно понимать, что по действующему законодательству без согласия работника изымать у него отпускные запрещено.

Другим способом является оформление начисленных денег в качестве аванса будущей зарплаты. Данный метод тоже реализуется лишь после получения согласия подчиненного.

Надо отметить, что любое принятое решение должно быть оформлено приказом об отзыве отпускных. Некоторые руководители подобный пункт утверждают в локальных нормативных актах предприятия.

Если отпуск был взят сотрудником за свой счет, тогда в тексте распоряжения отмечается только причина отмены оформленного ранее отдыха. Приказ имеет свободную форму. Но большинство предприятий разрабатывает и использует фирменные бланки, это упрощает процедуру составления распоряжения.

Если сотруднику уже были выплачены отпускные, тогда делается перерасчет либо изымаются финансовые средства у работника с его согласия. Данный момент оформляется отдельным приказом.

Законодательное обоснование

В определении причин такого переноса в ТК РФ предусмотрены три основных фактора:

• перенос ЕОО по инициативе самого сотрудника;
• изменение графика по решению руководства компании, учреждения в силу возникшей необходимости связано с производственной деятельностью, командировкой или экстренными ситуациями, требующими обязательного возврата из отпуска персонала.
• перенос ЕОО из – за возникших обстоятельств, которые относятся к форс-мажорным. Это стихийные бедствия, социальные волнения, т.е. факторы, которые не могут спрогнозировать, ни тем более предотвратить, компания или ее сотрудники.

В каждом из приведенных случаев изменение графика ЕЕО может быть строго регламентировано (в части непротиворечащей ТК) уставом компании, коллективным договором, должностной инструкцией, распоряжением руководства. В любом случае, перенесение ЕОО, включая производственную необходимость, может быть осуществлено только при достижении компромисса, согласия между работником и его работодателем.

Что делать, если работодатель нарушает ваши права?

Если начальник превышает свои полномочия, заставляя выходить из основного отпуска без согласия, тогда сотруднику необходимо обратиться к высшему руководству. Нужно поставить в известность работодателя о том, что он действует не в рамках трудового законодательства и в случае, если проблема не будет решена, тогда последует жалоба в высшие инстанции.

Поэтому, если обращение в инспекцию по труду не помогло, тогда надо подавать иск в суд. Решение судьи является обязательным к исполнению. При наличии хорошей доказательной базы вина руководства будет быстро установлена, вынесено справедливое наказание. Нарушение трудовых прав работников влечет за собой административную ответственность по статье №5.27.

Согласно ей, придется заплатить штраф, величина которого зависит от того, кто привлекается к наказанию, были ли аналогичные правонарушения раньше. Величина санкции для юридического лица составит 30000-50000 рублей. Индивидуального предпринимателя накажут на 1000-5000 рублей. Столько же надо будет заплатить и должностному лицу.

Если за незаконное принуждение выйти кадровый состав из отпуска работодатель ранее уже был привлечен к административной ответственности, тогда величина штрафа для него будет выше, и составит 50000-70000 рублей. Должностному лицу и индивидуальному предпринимателю придется заплатить 10000-20000 рублей. В качестве административного наказания также может быть применена дисквалификация и предупреждение.

Таким образом, в случае возникновения производственной необходимости допускается перенос отпуска. Это может произойти по личной инициативе работника либо по просьбе руководства компании. Оформляется отзыв из отпуска приказом. Распоряжение составляется в соответствии с заявлением сотрудника либо подписанного им уведомления.

+7 (499) 288-73-46 , Санкт-Петербург +7 (812) 317-70-86 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Инициатива работодателя и права работника

Возможность переноса отпуска, исходя из необходимости эффективной работы фирмы, производства в целом, определяется работодателем. Статья 124 ТК РФ называет три обязательных момента такого переноса:

• чрезвычайная, исключительная ситуация;
• отсутствие определенного сотрудника может иметь негативные последствия для организации, ИП;
• согласие сотрудника.

Отметим, что перечня исключительных ситуаций законодательство не содержит. На практике они возникают, когда:

• фирма проходит проверку извне, а сотрудник ответствен за данный участок работы;
• необходимо сдать отчетность в определенный срок;
• предстоит срочная командировка;
• сотрудник должен заменить отсутствующего руководителя (например, по болезни);
• поступает новое оборудование, техника, возникает необходимость наладить ее работу;
• в любых иных случаях, когда необходимо безотлагательное присутствие работника.

Статья 124 ТК РФ устанавливает запрет на любое перенесение отпуска:

• несовершеннолетним;
• работникам вредных, опасных участков и производств.

Нельзя переносить оплачиваемый отпуск два года подряд, перенесенный отпуск должен быть предоставлен работнику в течение 12 месяцев.

За нарушение прав работника статья 5.27.1 п. 1 КоАП устанавливает штрафы:

• для организации — 50-80 тыс. руб.;
• для руководства организации и ИП — 2-5 тыс. руб.

При первой проверке контролирующие органы могут ограничиться предупреждением в адрес администрации (ИП).

Важный вопрос: может ли администрация заставить работника перенести отпуск, руководствуясь производственной необходимостью. Ответ на него отрицательный. Перенесение отпуска без согласия работника является нарушением.

Кстати говоря! Перенос отпуска обязательно должен быть зафиксирован в графике отпусков.

Приказ о переносе отпуска

Для оформления переноса отпуска от сотрудника организации должно поступить соответствующее заявление или на предприятии должны возникнуть веские обстоятельства, исключающие уход какого-либо сотрудника в определенный период. В каждом из случаев оформляется соответствующий приказ.

Документ должен содержать следующую информацию:

1. Наименование организации.
2. Данные о руководителе предприятия.
3. Наименование документа.
4. Основания и причины переноса отпусков.
5. Ответственность за перенос отпусков.
6. Лицо, которое должно сформировать обновленный график отпуска, если этим занимается не работодатель.
7. Подписи для ознакомления с документом всех участников приказа.
8. Дата составления и подпись руководителя.

Законодательством установлено, что обязанности оформлять такой приказ у работодателя нет, однако составление такого документа может оказаться удобным для дальнейшего ведения дел на предприятии. Таким образом можно избежать путаницы и потери нужных документов, а также обезопасить обе стороны от неправомерных действий.

Причины переноса отпуска в особых случаях

Кроме чисто личных мотивов, по которым может быть изменен срок предоставления ЕОО (ТК РФ ст. 124), также существует целый набор объективных условий, при которых работник может изменить свой гарантированный отпуск.

К таким причинам, относятся:

1. В случае болезни работника и получения им пособия по листку временной нетрудоспособности (больничному) в период основного ЕОО, то такой основной период отпуска может быть перенесен на другую дату.
2. Другой причиной, по которой может быть изменен период основного ЕОО – это исполнение работником, как гражданином, каких-либо общественных или государственных обязанностей, совпавших по времени с периодом ЕОО. Это может быть, например, вызов на военные сборы, те кто состоит на учете как военнообязанный. Также сюда относится и участие работника в избирательной комиссии, в суде присяжных заседателей и т.п.
3. Если сотрудник является студентом факультета на заочной форме обучения в колледжах или вузах, то он имеет право на присоединение основного ЕОО к гарантированному законом учебному отпуску на период сессии и сдачи государственных экзаменов (защита дипломной работы).

Как видно, имеется несколько вариантов того, как может измениться период ЕОО, в силу причин, которые можно при определенных условиях отнести к производственной необходимости. Это нисколько не умаляет право работодателя оптимизировать такие сроки в интересах компании.