Андрей Смирнов
Время чтения: ~22 мин.
Просмотров: 1

Ответ на жалобу гражданина или клиента

Жалоба в ФАС: порядок подачи и содержание

Правила и порядок подачи жалоб, нацеленных на привлечение к ответственности заказчиков, нарушивших положения действующего законодательства в части государственных и муниципальных закупок, приведены в статьях 105 и 106 Федерального закона «О контрактной системе».

Для того чтобы понимать, каким образом должна выглядеть подаваемая жалоба на действия или бездействие того или иного заказчика, можно обратиться к указанному выше реестру, где за образец можно взять любую из представленных жалоб, которые имеют отметки о признании ее обоснованной и о выдаче предписания.

В качестве основных данных, которые должны быть указаны в подаваемой жалобе, часть 8 статьи 105 указанного федерального закона перечисляет:

  • наименование, в том числе присвоенное фирменное наименование, а также данные о месте нахождения юридического лица либо фамилию, имя и отчество физического лица, а также место жительства, почтовый адрес и контактный телефон такого лица, действия или бездействие которого подлежат обжалованию;
  • аналогичные сведения в отношении того лица, которое подавало жалобу, независимо от того, идет речь о юридическом лице-заявителе или о физическом;
  • перечисление тех случаев действия или бездействия конкретного юридического лица или его уполномоченного физического лица, в том числе занимающего какую-либо должность, ответственную за осуществление закупок или приемку результатов по заключенному контракту;
  • требования, которые лицо, подающее жалобу, устанавливает в качестве обязательных к удовлетворению и которые хотело бы видеть в выданном по итогам рассмотрения жалобы предписании.

Подать жалобу можно в трех вариантах:

  • бумажном, который направляется посредством обращения к услугам Почты России. В данном случае жалоба направляется в виде заказного письма с уведомлением и описью вложения. В конверт в данном случае вкладываются все необходимые документы, которые должны выступить в качестве сопровождения жалобы и подтверждения обоснованности ее подачи;
  • в электронном виде посредством подачи через специальную форму на сайте Федеральной антимонопольной службы. Поданная таким образом жалоба должна быть подписана электронной цифровой подписью квалифицированного типа, а все прилагаемые документы либо должны быть загружены в виде скан-копий через специальную дополнительную форму, либо направляются при личном визите в территориальное подразделение ФАС;
  • в виде электронного письма, все документы в котором будут подписаны электронной цифровой подписью. Само письмо направляется на электронный адрес территориального подразделения Федеральной антимонопольной службы.

В качестве сопровождающих документов можно рассматривать:

  • протокол рассмотрения заявок, в которых зафиксирован отказ принятия заявки по причине несоответствия заявленным требованиям в техническом задании или иных частях документации к закупке;
  • собственно распечатанная закупочная документация о проведении закупочной процедуры, в которой имеются указания, по которым была отклонена заявка на участие либо отказано в заключении контракта с конкретным исполнителем;
  • справочные документы, которые позволяют говорить о том, что конкретные действия или бездействие государственного или муниципального заказчика являются нарушением действующего законодательства либо осуществленные таким заказчиком мероприятия по отклонению поданной заявки являются незаконными, так как не соответствуют законодательству сами сформулированные требования.

В качестве доказательной базы неправомерности действий того или иного заказчика следует использовать только действующие нормативные документы, которые могут дать исчерпывающую информацию относительно корректности выставленных заказчиком технических и иных требований к конкретному объекту закупки.

Так, например, если речь идет о необходимости поставки какого-либо товара, имеющего технические характеристики, которые находятся в каком-либо диапазоне, то в представленной доказательной базе должны содержаться указания на то, что товар может быть предоставлен с любыми характеристиками, соответствующими установленному диапазону. При этом в предоставленных документах о проводимой закупке должны быть указаны четкие параметры, которые не позволяют предоставить товар, соответствующий техническим параметрам, установленным в специальной документации. Аналогичным образом могут быть предоставлены и другие документы, носящие регламентирующий характер, но они должны иметь обязательное отношение к характеристикам, содержащимся в поданном объекте закупки.

Образец ответа на жалобу покупателя

  • Полноценный складской учет и инвентаризация
  • Удобный и понятный интерфейс для кассира
  • Поддержка 100 моделей ККТ, эквайринга, весов
  • ЕГАИС, Меркурий, Маркировка
  • Гибкая настройка скидок, своя система лояльности
  • Прогнозирование продаж, оптимизация остатков
  • Отслеживание выручки и прибыли в реальном времени
  • Контроль работы ККТ через мобильное приложение

ШАГ 1. Проверяем, внес ли покупатель в книгу необходимые сведенияШАГ 2. Пробуем решить вопрос на местеШАГ 3. Определяем, требуется ли ответ по существу на замечание (предложение)ШАГ 4. Соблюдаем сроки ответаШАГ 5. Рассматриваем замечание (предложение) и подготавливаем ответШАГ 6. Завершаем работу с замечанием (предложением) и направляем ответ покупателю– в торговых объектах.– объектах общественного питания.

Обратите внимание! Книгу следует выдавать по первому требованию покупателя. При этом нельзя требовать предъявления документов, удостоверяющих личность, или объяснения причин, вызвавших необходимость внесения замечания и (или) предложения. Проверяем, внес ли покупатель в книгу необходимые сведенияПробуем решить вопрос на местеОпределяем, требуется ли ответ по существу на замечание (предложение)Исключения, когда замечания и (или) предложения могут не рассматриваться по существуоб этом нужно в течение 5 рабочих дней уведомить покупателяне уведомляется

Проверяем, внес ли покупатель в книгу необходимые сведенияПробуем решить вопрос на местеОпределяем, требуется ли ответ по существу на замечание (предложение)Исключения, когда замечания и (или) предложения могут не рассматриваться по существуоб этом нужно в течение 5 рабочих дней уведомить покупателяне уведомляется

Обратите внимание! Запись в книге принимается к сведению, а ответ покупателю не направляется, если : – в записи отсутствуют какие-либо рекомендации, требования, ходатайства, сообщения о нарушении актов законодательства, недостатках в работе субъекта торговли; – имеется только благодарность

Соблюдаем сроки ответазамечание и (или) предложение следует рассмотреть и ответить на него не позднее 15 календарных днейне позднее одного месяца

Пример 1. 29.05.2017 в книгу было внесено замечание. При отсутствии необходимости в дополнительном изучении и проверке ответить нужно в течение 15 дней, причем отсчитываются они с 30.05.2017. Таким образом, ответ должен быть дан до 13.06.2017 (включительно). Пример 2. 30.05.2017 в книгу было внесено замечание, для ответа на которое субъекту торговли понадобилось провести дополнительную проверку документов. Месячный срок начинает исчисляться с 31 мая и истекает 30 июня, так как в июне лишь 30 дней

Рассматриваем замечание (предложение) и подготавливаем ответ

На заметку! В процессе руководитель может поручить конкретным должностным лицам рассмотреть замечание и (или) предложение, о чем делается отметка в соответствующем реквизите книги

Завершаем работу с замечанием (предложением) и направляем ответ покупателю

Что делать при получении жалобы от гражданина

Претензия является одной из разновидностей обращений лиц с просьбой о защите или восстановлении их нарушенных прав. Это досудебный метод разрешения споров.

Механизм действий при появлении какого-либо обращения, в частности претензии, зависит от разновидности этого документа. Она бывает судебной (частная, апелляционная и кассационная), подаваемой в государственные учреждения, либо организации, которая оказывала услугу или реализовала товар.

Отдельно следует поговорить о претензиях последнего вида. Если в организацию или индивидуальному предпринимателю поступает заявление от лица, который недоволен качеством услуг или товаров, нужно руководствоваться нормами гражданского законодательства.

Важно! Механизм действий при появлении претензии можно представать следующим образом:

Нужно акцентировать внимание на важном аспекте анализа обращений клиентов, который часто игнорируется. Не стоит пытаться не обращать внимания на обращения, в какой бы форме они не направлялись

На любую претензию потребителя, в том числе записанную в книгу жалоб, нужно давать документальный ответ.

Среди авторов претензий иногда появляются провокаторы, которые специально инициируют конфликт с сотрудниками, после чего составляют жалобу. Инициаторами таких мероприятий может быть конкурирующая фирма. Помимо этого, обращения часто приходят от скандальных граждан, которые получают удовольствие от унижения других граждан. Поэтому поступающие претензии нужно рассматривать внимательно.

Что такое жалоба?

Как составить ответ на представление об устранении причин и условий способствовавших, читайте тут.

Статистические данные о работе с обращениями граждан

1

2

3

4

1

Лекарственное обеспечение

2

Направление на госпитализацию

3

Амбулаторно-поликлиническое обслуживание

4

Стационарная медицинская помощь

5

Скорая медицинская помощь

6

Стоматологическая помощь

7

Санаторно-курортное лечение

8

Медицинское обслуживание инвалидов и участников ВОВ, других льготных групп населения

9

Медицинское обслуживание детей и подростков

10

Несвоевременные или неполные выплаты заработной платы и пособий работникам здравоохранения

11

Оказание материальной помощи

12

Обжалование действий должностных лиц, критические замечания в их адрес

13

Другие вопросы

Если в тексте письма делается ссылка на иной документ, например договор, заключенный между организацией и гражданином, цитировать текст положений, на которых основывается решение, не следует, поскольку экземпляр документа имеется у каждой стороны по договору.

✫ Претензия пациента: лайфхаки от юриста, чтобы избежать санкций ✫читайте советы и смотрите образцы документов в журнале «Правовые вопросы в здравоохранении»

… Напоминаем Вам, что 24.08.2008 между Вами и нашим банком был заключен кредитный договор № 1896-2008, согласно которому Вам был предоставлен кредит в размере … руб.

Согласно п. 3.2 договора клиент имеет право погасить кредит досрочно. Для этого Вам следует к дате платежа, указанной в графике платежей, обеспечить наличие на счете суммы денежных средств, включающей …

Если ответ на обращение гражданина готовит не тот орган, куда гражданин направлял свое обращение, необходимо в тексте ответа на обращение указать, откуда поступило обращение в данный орган или организацию, чтобы у гражданина не возникало вопроса, почему на его обращение, адресованное, например, мэру Москвы, дает ответ префект административного округа.

В практике работы с обращениями граждан такие ситуации возникают достаточно часто.

Правительство Москвы, получив такое обращение, направит его на рассмотрение в префектуру, сообщив об этом гражданину, как того требует ст. 10 закона “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”.

Рассмотрев ваше обращение, поступившее из правительства Москвы, о размещении автозаправочной станции по улице Аллея первой маевки в непосредственной близости от жилых домов, сообщаем, что …

Рассмотрев ваше обращение в Аппарат мэра и правительство Москвы, поступившее на рассмотрение в префектуру Юго-Восточного административного округа, об оказании содействия в ремонте …

В ответах на обращения граждан, как и в переписке по вопросам основной деятельности организации, может использоваться вступительное обращение и заключительная этикетная фраза.

Как уменьшить количество жалоб пациентов на медорганизацию,смотрите советы экспертов с Системе Главный врач.

Под текстом письма следует использовать заключительную этикетную фразу “С уважением”, что является нормой делового этикета.

Не считайте приведённый пример абсурдным. Еще не такие письма приходится рассматривать специалистам. И ошибиться, нарушить порядок рассмотрения нельзя ни в коем случае. Приходится заниматься рутиной работой. Берет работник образец ответов на обращения граждан и повторяет обязательную схему. Она состоит из таких этапов:

  1. Выявить, к компетенции какого подразделения (органа) относится вопрос.
  2. Если ответчиков несколько, направить им копии.
  3. Проинформировать заявителя о том, куда передано его обращение.
  4. Поставить вопрос на контроль.
  5. Назначить ответственного за оформление документа.
  6. Собрать все ответы и сформировать текст, направляемый заявителю.
  7. Проанализировать соответствие законодательству предоставленной информации.
  8. Проконтролировать сроки ответа на письменное обращение граждан.
  9. Направить сводную информацию заявителю.

Этот план может пополняться по мере необходимости дополнительными пунктами. К примеру, если речь идет о проступке работника организации, то руководство может принять решение о проведении служебного расследования. Тогда придется ждать его итогов.

Каких формулировок лучше избегать, составляя ответ на жалобу

Составляя текст для реакции на жалобу потребителя, необходимо следовать общим правилам, принятым для официально-делового стиля

Обратить особое внимание следует на такие принципы:

жаргонные слова, оскорбления или грубые формулировки в подобных ситуациях совершенно недопустимы

Даже если клиент неправ по всем мыслимым показателям, и сам составляет свою жалобу, пренебрегая нормами приличия, ответ на нее все равно должен быть предельно вежливым, кратким и содержательным;
очень важно упомянуть в тексте те установленные нормы, на которые опирается сама жалоба. Дело в том, что множество гневных отзывов базируются на банальном непонимании клиентами принципов и правил, в соответствии с которыми функционирует торговая точка

Если составитель реакции на жалобу подробно объяснит потребителю суть проблемного правила, конфликт, скорее всего, будет исчерпан;
автор реакции должен максимально четко излагать свои мысли, в особенности, когда идет речь о принятых действиях. Клиент должен получить исчерпывающую информацию о том, какие меры были предприняты для того, чтобы ликвидировать обнаруженную проблему, или же каковы причины того, что его жалоба не была принята к рассмотрению. Чем короче и понятнее будет ответ в книге отзывов, тем лучше;
распространенная ошибка, которую допускают многие менеджеры – указывать потребителям на то, что они неправы. Делать этого не следует. Достаточно лишь ограничиться перечислением причин, по которым жалоба не была рассмотрена, и/или причин, по которым сотрудник торговой точки был прав в конкретной ситуации.

Основные сведения

Жалобу можно назвать одной из форм защиты гражданами своих прав. Практически каждый человек в течение своей жизни сталкивается либо с жалобами в свой адрес, либо сам выставляет претензии третьим лицам, выражая недовольство качеством услуг или товаров.

Во многих случаях жалобы остаются без ответа. Им не уделяется достаточного внимания. Но подобное легкомысленное отношение может со временем вылиться в настоящий конфликт между сторонами.

А ведь вежливый и грамотно составленный ответ способен своевременно погасить костер недовольства разгневанного гражданина.

Необходимые термины

Существует несколько видов документов, утвержденных федеральным законодательством, с помощью которых граждане могут выразить свое недовольство товарами, услугами или отношением третьих лиц:

Обращение Направляется в государственные или муниципальные органы, должностным лицам организации в письменной или электронной форме. Содержит просьбу исправить ошибку или рассмотреть вопрос
Предложение Позволяет гражданину высказать рекомендации по улучшению работы предприятий или совершенствованию законодательной базы
Заявление Дает возможность сообщить о нарушениях, недостатках в работе организаций или должностных лиц, или высказать просьбу посодействовать реализации прав недовольного гражданина
Жалоба Форма требования гражданина восстановить или защитить его нарушенные права и интересы

В современном делопроизводстве различают несколько видов жалоб, имеющих официальный статус и юридическую силу:

Судебная Этот документ подается в ответ на принятые судом решения. Существуют апелляционные, кассационные и частные жалобы. Для грамотного ее составления граждане чаще всего обращаются за помощью к юристу
В государственные органы Позволяет пожаловаться на организацию или предприятие в целом или на действия отдельных должностных лиц
В контролирующие организации В этом случае претензии граждан обрушиваются на торговые предприятия, магазины и места общественного питания

Каждое российское предприятие обязано иметь «Книгу отзывов и предложений». Любая претензия в этой книге обязывает должностное лицо составить соответствующий ответ на нее.

При этом должностным лицом признается специалист, на которого возложены функции распорядительного или административно-хозяйственного характера.

Назначение документа

Чаще всего недовольные граждане только грозятся пожаловаться в контролирующие органы или вышестоящую организацию. До реального составления претензии доходит лишь небольшой процент.

Но уж если человек сделал над собой усилие, посетил юриста или самостоятельно составил жалобу, можно предположить, что дело действительно серьезно.

Чем же в подобной ситуации может помочь ответ? Стоит ли уделять еему внимание, время и силы? Юристы утверждают, что правильно составленный с юридической точки зрения ответ может выполнить несколько функций:

  • стать настоящей защитой для того, кому адресована претензия;
  • являться одним из вариантов решения возникшего конфликта в досудебном порядке;
  • служить доказательством стремления к мирному урегулированию проблемы.

Законные основания

Обращение жалоб и ответов на них утверждается следующими законодательными актами:

  • 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 г.;
  • 2300-1 «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 г.

Кроме того, законность направления жалоб и порядок их рассмотрения регулируется положениями:

  • Гражданского кодекса РФ;
  • КоАП РФ;
  • кодексом административного судопроизводства РФ.

Как работать над ответами

Ниже приведена приблизительная форма. А пока следует поговорить о бюрократических тонкостях. Закон об обращениях предусматривает все нюансы процесса

В нашем случае важно, что к рассмотрению принимаются письма, подтвержденные индивидуальными данными и подписью заявителя. Специалисту, формирующему текст ответа, необходимы фамилия и инициалы гражданина, адрес его проживания

Дело в том, что ответ направляется в письменной форме. В шапке указываются персональные данные, которые сообщил заявитель. Далее следует показать получателю, на какое из обращений дается ответ. Вот приблизительное начало текста: «Уважаемая Наталья Геннадьевна! Рассмотрев ваше письмо от 12.04.2011 о нарушениях действующего законодательства в отношении начисления пенсий, (название органа) решил….».

То есть необходимо донести до получателя суть проблемы. Если не напоминать о вопросе, то смысл ответа может вообще потеряться, остаться непонятным. Как правило, об этом специалисты забывают. Представьте, что вам необходимо составить ответ на такое обращение: «Прошу рассмотреть вопрос об установлении в нашем поселке праздника воздушных шариков».

Статьи по теме:

  • Что такое гарантийный талон и как он выглядит

  • Как составить претензию по договору купли-продажи товара

  • Кто должен платить за разбитую бутылку в магазине

  • Что проверяет Роспотребнадзор и как пройти внеплановую проверку

  • Как составить претензию транспортной компании о повреждении груза и куда ее направить

  • Что такое жалобная книга и как ее оформить

  • Как правильно составить жалобу на бездействие судебных приставов

  • Как правильно составить жалобу в прокуратуру

  • Как правильно составить претензию в автосалон по гарантийному ремонту

  • Как отстоять права за некачественный ремонт автомобиля и куда обращаться

  • Как составить претензию туроператору о возврате денежных средств

  • Как составить жалобу в Департамент образования

  • Как и где можно выразить свое недовольство на поездку в такси

  • Как написать претензию в авиакомпанию о задержке багажа

  • Как пожаловаться на автобус в Мосгортранс

  • Жалоба на почту России в отделении и онлайн

  • Как и куда жаловаться на врачей: все что нужно знать

  • Как пожаловаться на Билайн: образец жалобы и куда ее подавать

  • Когда и зачем подается досудебная претензия в страховую компанию

  • Образец претензии в банк: все тонкости

  • Как правильно написать претензию на некачественный товар: образец 2019 года

  • Как правильно составить заявление на возврат товара от покупателя: образец

  • Как происходит возврат одежды в магазин по закону: подробная инструкция

  • Если обнаружен скрытый дефект товара: срок и порядок предъявления претензию

  • Жалоба в Роспотребнадзор: образец составления

  • Досудебная претензия: образец и бланк 2019 года

  • Образец жалобы и рекомендации по ее составлению

  • Компенсация морального вреда, порядок компенсации

  • Как правильно составляется претензия: образец написания

  • Иск о защите прав потребителя: как его составить и куда подавать

  • Куда обратиться по правам защиты потребителя и в каких случаях это возможно

  • Перечень технически сложных товаров, не подлежащих возврату в 2019 году

  • Характеристика с места жительства от соседей: образцы

Что это такое

Любая книга замечаний и предложений имеет строго установленную структуру:

  1. Титульная страница. Предназначена для нанесения информации о дате, когда она была заведена, а также о серийном цифровом номере. На этой страничке в обязательном порядке указываются фамилия, инициалы руководителя организации и ставится его персональная роспись.
  2. Обратная сторона титульника. Сведения о контролирующих органах, адреса, телефоны и прочие контактные данные. Здесь указывается численность страниц книги.
  3. Первая страница. Здесь размещается пример написания рекомендации, отзыва или жалобы, а также оставляется свободное место для его написания.
  4. На другой страничке потребитель указывает свои паспортные данные и контакты.

Существует несколько видов обращений, которые можно оставлять в данной книге:

  • Жалоба. Содержание жалоб характеризует работу персонала, его компетентность и грамотность, а также уровень и качество оказания товаров и услуг.
  • Благодарственная запись. Помимо жалоб и недовольства, покупатели, потребители товаров и услуг могут оставлять благодарственные записи, свидетельствующие о том, что они полностью удовлетворены качеством и работой учреждения.
  • Комментарии или отзывы. Чаще всего такие записи носят нейтральный характер, и не содержат никакой отрицательной информации.

Основные сведения

Жалобу можно назвать одной из форм защиты гражданами своих прав. Практически каждый человек в течение своей жизни сталкивается либо с жалобами в свой адрес, либо сам выставляет претензии третьим лицам, выражая недовольство качеством услуг или товаров.

А ведь вежливый и грамотно составленный ответ способен своевременно погасить костер недовольства разгневанного гражданина.

Необходимые термины

Существует несколько видов документов, утвержденных федеральным законодательством, с помощью которых граждане могут выразить свое недовольство товарами, услугами или отношением третьих лиц:

Обращение Направляется в государственные или муниципальные органы, должностным лицам организации в письменной или электронной форме. Содержит просьбу исправить ошибку или рассмотреть вопрос
Предложение Позволяет гражданину высказать рекомендации по улучшению работы предприятий или совершенствованию законодательной базы
Заявление Дает возможность сообщить о нарушениях, недостатках в работе организаций или должностных лиц, или высказать просьбу посодействовать реализации прав недовольного гражданина
Жалоба Форма требования гражданина восстановить или защитить его нарушенные права и интересы

В современном делопроизводстве различают несколько видов жалоб, имеющих официальный статус и юридическую силу:

Судебная Этот документ подается в ответ на принятые судом решения. Существуют апелляционные, кассационные и частные жалобы. Для грамотного ее составления граждане чаще всего обращаются за помощью к юристу
В государственные органы Позволяет пожаловаться на организацию или предприятие в целом или на действия отдельных должностных лиц
В контролирующие организации В этом случае претензии граждан обрушиваются на торговые предприятия, магазины и места общественного питания

Каждое российское предприятие обязано иметь «Книгу отзывов и предложений». Любая претензия в этой книге обязывает должностное лицо составить соответствующий ответ на нее.

При этом должностным лицом признается специалист, на которого возложены функции распорядительного или административно-хозяйственного характера.

Назначение документа

Чаще всего недовольные граждане только грозятся пожаловаться в контролирующие органы или вышестоящую организацию. До реального составления претензии доходит лишь небольшой процент.

Но уж если человек сделал над собой усилие, посетил юриста или самостоятельно составил жалобу, можно предположить, что дело действительно серьезно.

Чем же в подобной ситуации может помочь ответ? Стоит ли уделять еему внимание, время и силы? Юристы утверждают, что правильно составленный с юридической точки зрения ответ может выполнить несколько функций:

  • стать настоящей защитой для того, кому адресована претензия;
  • являться одним из вариантов решения возникшего конфликта в досудебном порядке;
  • служить доказательством стремления к мирному урегулированию проблемы.

Законные основания

Обращение жалоб и ответов на них утверждается следующими законодательными актами:

  • 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 г.;
  • 2300-1 «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 г.

Кроме того, законность направления жалоб и порядок их рассмотрения регулируется положениями:

  • Гражданского кодекса РФ;
  • КоАП РФ;
  • кодексом административного судопроизводства РФ.

Как правильно написать отзыв в «Книгу отзывов и предложений»?

http-equiv=»Content-Type» content=»text/html;charset=UTF-8″>quote>

Отказ предоставить книгу — грубое нарушение законных прав клиента. В подобных случаях у потребителя есть право не только обратиться с жалобой в проверяющие органы, но и вызвать наряд полиции. Если же в организации по каким-либо причинам временно отсутствует «Книга жалоб и предложений», как оформить претензию в этом случае?

Безусловно, клиент вправе оставить в книге любую запись. Но если он пишет претензию или отзыв о работе организации с целью повлиять на качество сервиса и восстановить нарушенные права потребителя, то жалоба в «Книге жалоб и предложений» должна быть оформлена правильно. Только в этом случае претензия окажет должное действие. Существуют ли конкретные требования, в соответствии с которыми заполняется «Книга жалоб и предложений»? Как оформить претензии или отзыв правильно?

Отдельные организации для удобства заполнения создают на первой странице шаблон, в соответствии с которым можно оставить отзыв. Но если «Книга жалоб и предложений» образец заполнения не содержит, то претензия пишется с указанием следующей информации:

  • Дата (число, месяц, год) написания жалобы. Нелишним будет указать также и время составления.
  • Ф.И.О. и контактные данные потребителя. Эти сведения следует указать в том случае, если на жалобу планируется получить ответ администрации. Если такой ответ не является обязательным, заставить клиента указывать свои данные никто не вправе.
  • Ф.И.О. и должность сотрудника, чьи действия послужили поводом для написания жалобы. Эти сведения имеются на именной карточке (бейдже) работника.
  • Подробное описание сути проблемы, по которой составляется жалоба. Лучше всего, если все написанное подкрепляется ссылкой на статьи законов.
  • При необходимости излагаются требования клиента с указанием сроков, в рамках которых должны быть приняты меры.
  • Подпись и расшифровка подписи составителя жалобы.

Отсутствие чётких требований в оформлении и содержании документа под условным названием «жалобная книга» в нормативах последнего поколения компенсируется подробными указаниями в правилах и инструкциях советского периода. Поскольку их никто не отменял, каждый руководитель соответствующего учреждения вправе взять за основу именно эти нормативы.

Потребители услуг могут вносить записи со второй страницы тетради. Для того, чтобы эти записи смогли выполнить своё предназначение, можно вложить в документ инструкцию по заполнению

Для администрации важно, чтобы отзывы не были анонимными, поэтому необходимо просить потребителей указывать свои данные и номер телефона

Прежде всего, нужно понять аргументацию персонала и оценить ситуацию. Если сотрудники учреждения ссылаются на то, что не обязан иметь такую книгу, то может быть так оно и есть. В этом случае следует потребовать предоставить координаты владельца или управляющего. Если отказано в этой просьбе, то дальнейшие действия зависят от того, что именно произошло.

Если нет возможности пожаловаться начальнику данного учреждения, то можно обратиться в:

  • отделение Роспотребнадзора данной территориальной подчинённости;
  • общество защиты прав потребителей (здесь помогут хотя бы консультацией);
  • органы муниципальной власти;
  • прокуратуру.

Жалоба на отсутствие книги жалоб и предложений пишется в свободной форме. Однако это не означает, что следует игнорировать общие правила обращения в официальные инстанции. Подобное заявление должно содержать:

  • точное название учреждения;
  • все данные об авторе жалобы;
  • под заголовком «заявление» излагается суть обращения с точным изложением имён и фактов;
  • под текстом ставится подпись и дата.

Дополнительные вопросы

Если претензия необоснованная

Не во всех случаях поступающие жалобы обоснованы и по ним следует осуществлять какие-то действия. Некоторые граждане используют претензии для получения некой прибыли (к примеру, с потребительским экстремизмом сотрудники компаний сталкиваются постоянно).

На такие жалобы непременно нужно составлять и отправлять отказные ответы в удовлетворении требований жалобщика, с обоснованием причин отказа, а также со ссылками на нормативные акты.

Оставив неправомерную претензию без внимания, можно дать возможность нечестному лицу раздуть скандал или даже судебную тяжбу.

Куда ответ направлять

Документальный ответ на претензию посылается по адресу, который был зафиксирован в верхней части обращения, либо передается заявителю лично. Если документ отправляется почтой, то в отделении лицо должно будет расписаться в получении. Если же ответ передавался непосредственно в руки, то подпись ставится в особом журнале организации, либо органа, куда передается претензия.

Если жалоба обоснована

Если требования составителя претензии обоснованы, то по ней следует не только предоставить ответ и письменно извиниться, но и предпринять все возможные меры для решения конфликта. В случае, когда разногласия выходит за рамки компетенции, нужно обращение перенаправить в уполномоченную инстанцию, и непременно сообщить об этом заявителю.

Когда можно не отвечать

Чаще всего, если компания или государственное учреждение получает претензию от заявителя, согласно Гражданскому кодексу он должен получить ответ в срок до тридцати дней. Именно такой временной отрезок предоставляется противоположной стороне на обоснование своих незаконных действий и исправление сложившейся ситуации, ведь в случае игнорирования могут последовать негативные последствия.

Однако в нормативных актах есть разъяснения, когда ответ на претензию посылать не нужно, в частности в следующих ситуациях:

  • Когда переданный документ является анонимным, в нем нет каких-либо личных сведений об авторе, а Гражданский кодекс четко дает понять, что такие акты подлежат отклонению;
  • Если, кроме указания ФИО и другой личной информации заявителя, в обращении нет личной подписи;
  • Жалоба составлена по правилам, но включает в себя какие-то нецензурные выражения или прямые угрозы, либо сам по себе текст создан безграмотным языком, что недопустимо для официального стиля.

Во всех остальных ситуациях получатель претензии должен их рассмотреть и предпринять соответствующие действия вне зависимости от того, что написано, а также дать официальный позитивный или негативный ответ в письменной форме.

Как дать ответ в книге жалоб и предложений

Документ обязан на регулярной основе анализироваться руководящим звеном компании, а на каждую претензию должен составляться ответ согласно соответствующей статье Гражданского кодекса.

Такие ответы могут выражаться в одной из следующих форм:

  • Если претензия была составлена без указаний личных сведений, однако клиент указал на серьезные недостатки в качестве товаров, либо на вызывающее поведение работников предприятия, либо других нарушений, руководство может указать собственное отношение там же, на страницах книги жалоб в надежде, что недовольный клиент вернется и увидит этот ответ. Также другие потребители фирмы, смотря в книгу, заметят, что после их обращений следует адекватный ответ;
  • В ситуации, когда клиент фиксирует собственные координаты, а именно – почтовый адрес, адрес электронной почты или действующий номер телефона, ответ может направиться по одному из указанных контактов путем пересылки письма почтой, составления реакции на электронное сообщение или звонком на написанный телефонный номер.

Ответ на претензию нужен не только для того, чтобы не нарушать закон, но также и для удержания на высоком уроне статуса и репутации организации и повышения качества услуг, что в будущем поспособствует улучшению финансовой ситуации.

Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации