Андрей Смирнов
Время чтения: ~13 мин.
Просмотров: 0

Специалист по закупкам: обязанности, должностная инструкция, образование, требования, резюме

Права сотрудника

Есть несколько пунктов, по которым снабженец наделяется определенными правами. Он может пользоваться такими полномочиями, как:

  1. Уведомление своего непосредственного руководителя о необходимости или факте совершенствования работы, которая имеет связь с обязанностями, рассмотренными в настоящей инструкции.
  2. Внесение действительных предложений касательно улучшения работы предприятия.
  3. Ознакомление и получение представления о проектах решений, которые касаются той или иной деятельности фирмы.
  4. Запрос для руководителя о необходимых документах, обсуждение тех или иных правовых обязанностей и других тонкостей процесса.
  5. Требование содействия от головного руководства, если возникают трудности в ходе выполнения должностных обязанностей.

Обязанности снабженца

Итак, снабженец – это специалист, который отвечает за своевременное снабжение компании всем необходимым от бумаги и канцелярских принадлежностей до бензина для ведомственного транспорта.

На предприятиях эта позиция может называться по-разному: менеджер по закупкам, специалист по снабжению или просто снабженец. Сути обязанностей это не меняет.

Не зря говорится, что должность снабженца в компании – третья после директора и главного бухгалтера. У снабженца при его работе всего одна, но крайне важная задача: как купить нужное и при этом не переплатить поставщикам. При этом всё закупленное должно прийти точно в срок и в надлежащем качестве.

От умелости действий снабженца зависят и бесперебойность работы предприятия, и издержки на производство, и конечная стоимость продукции.

Если фирма небольшая, то снабженец находится в подчинении непосредственно у директора. При иных условиях – его руководителем является начальник отдела снабжения.

В обязанности снабженца входит:

  • Регулярный мониторинг рыночных цен;
  • Составление плана закупок и согласование его с руководством;

  • Заключение или продление контрактов (тендеров, если речь идет о госучреждении) на поставки;

  • Приемка товаров, оборудование и сырья, проверка его на соответствие контракту;

  • Составление графика поставки сырья и товаров;

  • Проверка всех параметров поставок на соответствие законодательству;

  • Составление отчетов, рекламаций, актов, писем и прочих официальных документов.

При всем прочем менеджер по снабжению – это материально ответственное лицо. Хоть на всех документах и стоит резолюция директора, но закупки осуществляются от его имени, а деньги он тратит из бюджета организации. Вся работа снабженца находится под пристальным наблюдением, так что ему нужно быть крайне внимательным и уметь обосновать любые траты.

II. Должностные обязанности

Начальник отдела материально-технического снабжения:

  1. Организует обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.
  2. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений, а также создания необходимых производственных запасов на основе определения потребностей в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.
  3. Изыскивает источники покрытия этой потребности за счет внутренних ресурсов.
  4. Обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.
  5. Организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.
  6. Обеспечивает доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности и хранение на складах предприятия.
  7. Подготавливает претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров.
  8. Руководит разработкой стандартов предприятия по материально-техническому обеспечению качества выпускаемой продукции, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.
  9. Обеспечивает контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.
  10. Руководит разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.
  11. Организует работу складского хозяйства, принимает меры по соблюдению необходимых условий хранения.
  12. Обеспечивает высокий уровень механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.
  13. Организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, принимает участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.
  14. Обеспечивает составление установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.
  15. Руководит работниками отдела.

Справочная информация

ДокументыЗаконыИзвещенияУтверждения документовДоговораЗапросы предложенийТехнические заданияПланы развитияДокументоведениеАналитикаМероприятияКонкурсыИтогиАдминистрации городовПриказыКонтрактыВыполнение работПротоколы рассмотрения заявокАукционыПроектыПротоколыБюджетные организацииМуниципалитетыРайоныОбразованияПрограммыОтчетыпо упоминаниямДокументная базаЦенные бумагиПоложенияФинансовые документыПостановленияРубрикатор по темамФинансыгорода Российской Федерациирегионыпо точным датамРегламентыТерминыНаучная терминологияФинансоваяЭкономическаяВремяДаты2015 год2016 годДокументы в финансовой сферев инвестиционной

Меры ответственности для отдела закупок и его сотрудников

Все меры ответственности, которые могут быть применены к сотрудникам и руководителю организации закупок, продиктованы только действующим законодательством:

  • все действия или бездействие заказчика могут быть обжалованы в порядке Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок», а также в судебном порядке, если есть основания считать, что права исполнителя по контракту или участника закупочной процедуры были нарушены;
  • на сотрудников и руководителя контрактной службы и отдела закупок могут быть наложены меры дисциплинарной, гражданско-правовой, административной либо уголовной ответственности в зависимости от совершенного нарушения своих должностных обязанностей и норм действующего законодательства;
  • сотрудник, допустивший нарушение, может быть отстранен от исполнения своих обязанностей по решению руководства организации-заказчика. В случае проведения проверки в отношении такого сотрудника по факту допущенного нарушения отстранение может быть осуществлено до момента завершения такой проверки и вынесения решения о дальнейшей судьбе такого сотрудника.

Общие положения, график работы, функции и порядок взаимодействия

В разделе «Общие положения» указывается наименование должности и подразделения — места работы служащего в соответствии с утвержденным на предприятии штатным расписанием, а также порядок назначения сотрудника на должность и снятия с нее. Желательно здесь же определить порядок замещения сотрудника в случае его отсутствия и привести перечень нормативных и локальных актов, положениями которым он должен руководствоваться в своей деятельности. Целесообразно прописать в этом разделе и квалификационные требования к профессии.

Подпишитесь на рассылку

Раздел «Функции и задачи» рассказывает об основных направлениях работы начальника отдела снабжения и сфере его деятельности. Также здесь могут быть указаны конкретные виды деятельности, направленные на выполнение основной задачи. Например, главная задача начальника отдела снабжения — обеспечение организации материально-техническими ресурсами. Для этого он должен составлять списки потребностей, искать поставщиков и т. п.

Раздел «Режим работы» включает в себя указание графика службы сотрудника с учетом:

  • наличия смен;
  • работы в выходные дни;
  • дежурств и т. д.

Впрочем, если информация об этом имеется в трудовом контракте работника, то в должностную инструкцию данный раздел можно не включать.

В разделе «Взаимосвязи» нужно указать порядок взаимодействия начальника отдела снабжения с другими службами и отделами компании, при необходимости выстроив и цепочку обмена документацией.

Функции

Основные функции, которые налагаются на отдел закупок, также зафиксированы в Типовом положении о контрактной службе. В рамках такого положения они подразделяются в зависимости от профиля работы (например, при проведении планирования закупок или при собственно проведении мероприятий, направленных на определение потенциального исполнителя). Среди функций отдела закупок следует выделить:

  • разработка плана закупок и изменений в него с последующим размещением в Единой информационной системе, а также на своем сайте в сети интернет;
  • подготовка обоснования закупки при формировании плана закупок;
  • разработка плана-графика и изменений к нему, а также размещение плана-графика в ЕИС;
  • направление на утверждение плана закупок и плана-графика руководителю организации или уполномоченному должностному лицу, на которого приказом руководителя организации наложена обязанность по проведению мероприятий по утверждению всех документов, касающихся проведения закупочной деятельности в организации;
  • для закупок, проводимых с единственным поставщиком, обоснование начальной максимальной цены контракта при составлении такой позиции в плане-графике;
  • выбор способа определения потенциального исполнителя по контракту (кроме тех закупок, для которых изначально определен способ путем обращения к единственному поставщику);
  • уточнение начальной максимальной цены контракта на этапе подготовки документов к проведению закупок;
  • формирование документации к проводимой закупке в части подготовки описания объекта закупки;
  • обеспечение работы закупочных комиссий, в том числе путем проведения проверки сведений, предоставляемых потенциальным исполнителем в части соответствия требованиям законодательства и документации о закупке;
  • если такая необходимость продиктована условиями действующего законодательства, привлечение организации-посредника для проведения закупочных мероприятий;
  • обеспечение проведения закупок у категорий исполнителей, имеющих право на предоставление льгот, с предоставлением при заключении контракта таких льгот;
  • публикация в Единой информационной системе и на интернет-ресурсах извещений о проведении закупочных мероприятий, а также документации с описанием объекта закупки и условий участия в таких мероприятиях, если такое размещение предусмотрено требованиями действующего законодательства в сфере закупок;
  • подготовка разъяснений на поступившие запросы положений документации в письменном или электронном виде;
  • обеспечение полной сохранности подаваемых заявок до момента их вскрытия вне зависимости от того, в какой форме подана заявка (в бумажном или электронном виде);
  • осуществление оформления протоколов вскрытия заявок в соответствии с требованиями действующего законодательства;
  • согласование с уполномоченными контролирующими органами проведения закрытых закупочных процедур;
  • обеспечение заключения контракта вне зависимости от формы закупочного мероприятия (конкурентного или неконкурентного);
  • если данная необходимость продиктована сложившимися обстоятельствами по исполнению контракта, то подготовка сведений для внесения изменений в Реестр недобросовестных поставщиков относительно исполнителя, который нарушил взятые на себя обязательства;
  • обеспечение приемки результатов исполнения контракта или его части (если исполнение контракта должно осуществляться поэтапно);
  • при расторжении контракта – обеспечение взаимодействия с поставщиком путем ведения претензионной работы при необходимости и в пределах своих полномочий;
  • организация работы приемочной и экспертной комиссии и подготовка документов о результатах их работы;
  • размещение в ЕИС документов об исполнении, неисполнении или ненадлежащем исполнении контракта или его этапа;
  • проведение работы по составлению предусмотренных законом отчетов и ведению необходимых реестров.

Похожие материалы

  • Рассмотрение концепции контроллинга
  • Некоторые аспекты управления цепями поставок
  • Некоторые теоретические аспекты логистических затрат
  • Информационные системы в складской деятельности на примере WMS
  • Теоретические аспекты снабжения сырьем предприятие

Совершенствование организационной структуры отдела снабжения должен предусматривать соблюдения таких принципов, которые позволили бы объединить все функции подразделения в одну единую цель, которая бы соответствовала главной цели предприятия .

Такими принципами могут быть: гибкость, эффективная система связи на основе применения современных информационных систем и технологий, принцип четкого разграничения функций и обязанностей .

При создании эффективной организационной структуры необходимо рассмотреть возможные ее разновидности. Различают две основные формы организации отдела снабжением: централизованная и децентрализованная.

В зависимости от объемов производства и размеров организации создается эффективная организационная структура отдела снабжения. В небольших организациях закупками и ведение переговоров с поставщиками может заниматься одно должностное лицо. На предприятиях средних размеров создается отдел, занимающийся закупками, грузовыми перевозками и экспедированием груза, складированием и грузопереработкой. В наиболее крупных организациях отдел снабжения может включать в себя сотни людей, которые занимаются координацией и закупкой больших объемов сырья и материалов .

Если организация работы отдела снабжения придерживается децентрализованной системы, то служащие различных отделов производства осуществляют закупки необходимого сырья самостоятельно, при этом каждый сотрудник занимается закупкой только для своего подразделения (производственного цеха, участка).

Преимуществами децентрализованной системы являются :

  1. работник, осуществляющий закупку сырья, намного лучше знает потребность в нем на своем участке;
  2. вероятность достижения более быстрого удовлетворения потребностей в сырье и материалах.

К недостаткам децентрализованной системы закупок можно отнести :

  1. при составлении заказов на сырье, отделом предприятия не включает возможные изменения в объемах производства или изменение стратегии организации;
  2. при работе с поставщиками, составление заказов и расчет потребности в материалах подразумевает работу высококвалицированного персонала;
  3. так же немаловажным условием для каждого отдела является организация погрузочно/разгрузочных работ, хранение, ведение переговоров и т.д., которые они не могут в полную силу проводить.

Централизованная система снабжения в отличии от децентрализованной предусматривает создание единого отдела снабжения предприятия, который включает в себя все те функции и обязанности, которые распределяются в децентрализованной системе по подразделениям: складирование, ведение переговоров, заключение договоров, приемка сырья и т.д. Такая система управления процессом снабжения предусматривает получение следующих выгод :

  • составление заказов на доставку больших объемов, что позволит предприятию получить дополнительные скидки;
  • интеграция отдела снабжения с производственными цехами для более быстрого реагирования на их потребность в сырье и материалах;
  • создание оптимального графика заказов на сырье, что позволит наладить выгодные взаимоотношения с поставщиками;
  • составление долгосрочных договоров с поставщиками, которые способствуют повысить эффективность цепи поставок предприятия;
  • совершенствование системы закупок, содержание запасов и отдела снабжения в целом;
  • ответственность за качество и объемы поставок относятся непосредственно к отделу снабжения.

Выбор структуры системы отдела снабжения напрямую зависит от самой организации: ее размеров, типа производства, номенклатуры и устойчивости выпуска готовой продукции, территориального расположения и возможность быстро реагировать на изменения внешней среды. В большинстве случаев крупные производственные предприятия выбирают структуру управления отделом снабжения, которые максимально близки со стратегией и целью предприятия .

Процесс создания эффективной организационной структуры включает в себя различные виды деятельности предприятия на всех его этапах (снабжение, складирование, производство, сбыт, транспортировка) . Данные виды деятельности должны быть объединены одной целью – удовлетворение потребности конечного потребителя.

Профессиональные навыки и личностные характеристики

Эксперт по снабжению обязан быть образованным и грамотным. Первое требование, которое работодатель предъявляет к соискателю – высшее образование. Для трудоустройства нужны и такие навыки:

  • знание коммерческого и гражданского права;
  • наличие навыков работы с персоналом;
  • знание принципов и азов рыночной экономики;
  • умение обрабатывать большое количество информации;
  • уверенное пользование ПК;
  • способность эффективно планировать деятельность и правильно расставлять приоритеты;
  • знание логистики;
  • умение работать с документами, в т.ч. составлять проекты купли-продажи;
  • знание работы таможни и транспорта.

Преимуществом соискателя станет знание на высоком уровне английского и китайского языков, особенно если фирма сотрудничает с иностранными компаниями.

К личным характеристикам будущего сотрудника работодатель также относится скрупулезно. Профессионал должен обладать:

  • повышенной ответственностью;
  • аналитическими задатками;
  • умением убеждать;
  • стрессоустойчивостью;
  • способностью быстро реагировать;
  • коммуникативными навыками;
  • умением внушить доверие.

Менеджер по снабжению должен обладать рассудительностью и уметь ненавязчиво отстаивать свою точку зрения.

Показатели оценки эффективности

В настоящее время имеется достаточно большое количество методик оценки эффективности функционирования отдела закупок внутри организации-заказчика. Каждая из методик предусматривает внутри себя достаточно большое количество критериев, влияющих на общий результат и позволяющих судить об эффективности функционирования такого подразделения.

К числу основных критериев, которые могут быть использованы для оценки эффективности функционирования отдела закупок, следует отнести следующие:

  • уровень экономии, который достигается, благодаря работе отдела закупок внутри организации-заказчика. Как правило, данный критерий сравнивается с уровнем тех затрат, которые осуществляются организацией на содержание такого отдела в своем штате. В настоящее время наиболее оптимальным соотношением является такое: размер достигнутой, благодаря деятельности отдела закупок, экономии средств организации должен превышать в 8-10 раз размер тех затрат, которые несет организация на обеспечение функционирования данного отдела;
  • наличие положительных отзывов о работе отдела закупок от руководителей других функциональных подразделений организации, в том числе по факту покрытия имеющихся потребностей таких функциональных подразделений;
  • процент средств, которые осваивает отдел закупок, по отношению к общему объему финансирования организации в части осуществления мероприятий по удовлетворению ее нужд. В том случае, если отдел закупок в процессе своей деятельности осваивает более восьмидесяти процентов от выделенных средств из бюджетов различных уровней, а также от самостоятельно полученных средств, которые решением заказчика были направлены на удовлетворение его нужд, то можно оценивать отдел закупок, как достаточно эффективное по своей деятельности подразделение;
  • качество использования «свежих» знаний при подготовке документации к проводимым закупочным мероприятиям. В данном случае анализу подвергается не сама работа отдела закупок, а результат такой работы в части составления документации, в том числе проекта контракта, с учетом отражения в этих документах всех возможных рисков, а также с учетом последних изменений законодательства, которые могут существенным образом ухудшить положение самого государственного заказчика;
  • использование современных систем электронного документооборота не только для взаимодействия между отделом закупок и другими подразделениями компании, но и для организации постоянного взаимодействия с имеющимися исполнителями по контрактам и договорам для своевременной реакции на изменения условий исполнения таких контрактов и договоров;
  • оказание влияния на положение организации на рынке посредством увеличения продаж ввиду опосредованного влияния на улучшение технологий производства. Данный критерий оценивается в том случае, если отдел закупок в рамках реализации своих непосредственных функций и задач осуществления деятельности смог предложить структурным подразделениям такие условия работы (например, предложив к использованию в производстве более высококачественное сырье), которые позволили выйти на еще более существенные размеры экономии без потери качества, что позволило удешевить создаваемую и реализуемую продукцию.
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации