Обходной лист при увольнении работника

Как должен быть оформлен обходной лист

Если руководитель организации принял решение о том, что такой документ необходим при увольнении сотрудника, то кадровикам нужно его разработать и правильно оформить. Каких либо специальных форм законодательством не предусмотрено, но есть общие рекомендации, правила и практические образцы аналогичных документах, о которых мы сейчас кратко поговорим.

В обходной лист целесообразно внести только те подразделения, в которых вообще возможно образование задолженности (финансовой, документальной и др.).

Отметки об отсутствии задолженности должны ставить руководители служб, либо уполномоченные на то лица.

В случае невозможности возврата подотчетных материальных ценностей, решается вопрос о возмещении ущерба в установленном законом порядке. Если образовалась финансовая задолженность перед бухгалтерией, то она в определенных случаях, может быть удержана из его заработной платы работника.

Предлагаем вашему вниманию пример (образец) типичного обходного листа

Правила заполнения обходного

Если предприятие требует от вас заполнение обходного листа, значит форма документа уже утверждена и будет выдана вам в день подачи заявления на увольнение.

Как правило, в ней указывается название всех выбранных подразделений и их руководителей (ответственных лиц), чьи визы вам придется получить.

Ответственные лица ставят свои подписи и печати в своем подразделе, делают записи об отсутствии задолженности.

Юридическая сторона вопроса

Форму «бегунка» разрабатывают внутри организации, потому что унифицированного образца нигде в нормативных документах не найти. Для придания такой бумаге большей легитимности, бланк нужно утвердить приказом по предприятию или сделать его приложением к коллективному договору.

Но даже тогда использовать его в качестве заградительного аргумента для увольняющихся будет незаконно. Единственное применение для такого документа – дополнительное доказательство недоработок или материальной ответственности работника перед компанией, если об их устранении не удалось договориться сразу и дело дошло до суда.

Является ли обязательным?

При этом нельзя сказать, что обходной так уж бесполезен и нужен только работодателю (исключительно с целью «достать» уходящего). Чаще всего правильно оформленный и составленный в двух экземплярах обходной лист выступает как обоюдоострое оружие:

Вне зависимости от того, что будет зафиксировано в обходном листе, защитить рассчитавшегося сотрудника он может только в том случае, если у него на руках сохранилась его копия. В противном случае работодатель может просто заявить о том, что его не существовало.

Законен ли?

Ответ на вопрос, что такое обходной лист при увольнении и законно ли это требование работодателя, содержится в ст. 84.1 ТК РФ. Поскольку такого документа среди обязательных в этой статье нет, правомерность требования письменного подтверждения взаимного отсутствия долгов сводиться к нулю.

Другое дело, что в большинстве случаев такие действия становятся необходимостью. Если отказаться от сводной формы обходного листа, то при расторжении трудового договора многим специалистам придется составлять сразу несколько дополнительных документов:

• акт приема передачи дел;
• расписка о возврате средств в кассу;
• накладная или акт о передаче материальных ценностей, принятых на ответственное хранение;
• документ о возврате выданных материалов, содержащих коммерческую тайну или конфиденциальную информацию;
• акт о возврате или аннулировании личных паролей, электронных подписей и сертификатов.

Если все эти моменты затрагиваются в обходном листе, то легче подписать одну бумагу у нескольких коллег, чем оформлять целый пакет документов.

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку

Ранее было сказано, что удерживать трудовую книжку при наличии задолженности у работника перед работодателем нельзя. В любом случае ответ на вопрос, законно ли это, всегда отрицательный.

Все документы должны быть отданы в последний день работы. Если по каким-либо причинам увольняющийся в это время отсутствует, директор может договориться с ним об отправке Почтой России. Альтернативный вариант – дождаться, когда уволенный сам придет за документами. Они должны быть выданы в течение трех дней с момента обращения.

Если же руководитель отказывается выдавать книжку, аргументируя это отсутствием обходного листа или задолженностью, это противоправно. В такой ситуации гражданин может:

1. Предупредить, что при отказе в выдаче документов обратится в трудовую инспекцию.
2. Сразу подать жалобу в инспекцию, без предупреждения.

В результате работодателя после проверки обяжут вернуть все документы, а также привлекут к ответственности по . Штраф для должностного лица или ИП составит до 5 000 руб., для предприятия – до 50 000 руб.

Прочтите: Как уволиться без отработки: в каких случаях не нужно отрабатывать 2 недели

Как производится процедура увольнения?

Лучше всего работникам идти навстречу руководителям и оформлять обходные листы, особенно если за ними нет задолженностей, – это сэкономит время и нервы. Для начала необходимо посетить отдел кадров и получить чистый бланк «бегунка». В нем будет написано, какие отделы следует обойти. Чаще всего приходится ставить подписи:

• в бухгалтерии;
• в службе безопасности;
• отделах охраны труда, информационного и материального обеспечения;
• библиотеке.

После прохождения всех инстанций необходимо предоставить обходной кадровику, который ставит свою подпись при отсутствии задолженностей, а затем подшивает к личному делу.

Зачастую граждане, у которых есть долги перед организацией, во избежание оформления обходного листа предпочитают увольняться во время отпуска или пребывания на больничном. Работодатели в таких случаях не могут заставить их заполнять документ, ведь 14 дней предупреждения даются не для его оформления, а для поиска новых сотрудников.

Совсем иначе обстоит ситуация с работниками МВД, МЧС и других структур. Им не получится уволиться, минуя подписание «бегунка», а при наличии задолженности начисленная к взысканию сумма должна быть отражена в обходном листе (п. 30.1 Приказа МВД России №725»).

Когда могут не подписать «бегунок» при расторжении контракта:

• сотрудник не сдал выданную ранее форму;
• работник не предоставил вверенное ему имущество для служебного пользования;
• переданные ранее вещи предоставлены служащим, но находятся в плохом состоянии по его вине, когда их срок службы еще не подошел к концу (например, для формы в большинстве случаев он составляет 3 года, а она уже через несколько недель после выдачи была сильно испорчена сотрудником).

Если же «бегунок» был оформлен и у увольняющегося нет долгов по нему, кадровик подготавливает приказ и относит на подпись руководителю, а затем с ним знакомится сам сотрудник и подписывает его. В дальнейшем процедура увольнения выглядит так:

• в приказе указывается дата прекращения трудового договора – последний рабочий день. С работником должен быть произведен полный расчет;
• в последний рабочий день выдается трудовая книжка и бухгалтерские справки о зарплате.

Задерживать расчет, по причине отсутствия обходного листа, работодатель не имеет права, (кроме государственной и муниципальной службы). В такой ситуации увольняющемуся необходимо обращаться в суд или Трудовую инспекцию.

Зачем нужны обходные листы при увольнении сотрудников

Руководство предприятия зачастую вводит в заблуждение сотрудников, мотивируя их на заполнение обходного листа тем, что это является обязательным началом процедуры увольнения. Данная практика позиционируется как необходимость проверки сотрудников на возможные задолженности перед предприятием.

Существует всего лишь четыре организации, в которых требование обходного листа признаётся правомерным и носит обязательный характер:

• ФМС России;
• орган исполнительной власти России – Федеральная служба по военно-техническому сотрудничеству (ФСВТС);
• Федеральная служба по тарифам и её региональные представительства;
• отраслевые министерства (например, министерство спорта, молодёжной политики и туризма).

В данных организациях обходной лист закрепляется как обязательный элемент начала процедуры увольнения посредством внутренних распоряжений. Бланк обходного листа выдаётся сотруднику на руки. Однако организация не вправе удерживать задолженности из суммы выходного пособия, или из компенсации за неиспользованные отпускные дни. Единственными возможными основаниями для погашения долговых обязательств сотрудника перед организацией могут быть судебное решение либо письменное заявление за подписью увольняющегося сотрудника

Предназначение обходного листа

Из самого названия – обходной лист – можно понять, что это документ, с которым работнику, перед тем как окончательно расстаться с работодателем, придется походить по кабинетам указанных там служб.

Говоря о том, для чего нужен обходной лист, делаем вывод – подписывая бегунок (как его называют в обиходе), должностные и ответственные лица подтверждают, что работник:

• сдал все отчеты (например, о выданных командировочных средствах);
• вернул выданные ему для выполнения трудовых обязанностей инструменты, приборы, оргтехнику, канцелярские товары, прочий инвентарь;
• сдал вверенные на хранение ценности по акту инвентаризации (если был заключен договор о материальной ответственности);
• аннулировал служебное удостоверение или пропуск для дальнейшего использования.

Соответствующие службы (зависимости от специфики деятельности предприятия, компании), узнав о предстоящем увольнении коллеги, фиксируют факт прекращения права на использование информационных ресурсов организации и прочее.

Кто и когда выдает обходной лист?

Оформляется увольнение в кадровом подразделении организации или работником, на кого возложены функции кадрового учета. Поэтому выдавать обходной лист должны именно они.

Передать увольняемому работнику «бегунок» необходимо заранее, чтобы у него была возможность получить все подписи до даты прекращения работы. Дата выдачи зависит от величины компании и количества лиц, с кем необходимо согласовать увольнение. В маленькой организации, где это возможно сделать за один день, допустимо выдать его в последний рабочий день. В крупной этот срок увеличивается до разумных пределов.

Но работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой книжке и окончательного расчета, если работник не сдал обходной лист в последний день перед увольнением. Организация обязана придерживаться общего порядка увольнения, закрепленного в ч. 4 ст. 84.1 ТК, где этот документ не упомянут.

Обходной лист: что это такое?

Обходной лист – это документ, подтверждающий отсутствие задолженности увольняющегося работника перед компанией, если ранее ему выдавалось имущество в личное пользование для осуществления трудовой деятельности, или же документация. Законодательно его заполнение нигде не закреплено, поэтому работодатель не может требовать оформлять его в обязательном порядке, а унифицированная форма документа не предусмотрена.

С какой целью может использоваться обходной лист:

• для передачи документов и иных материалов от увольняющегося работника к новому;
• для сдачи имущества организации, если оно ранее использовалось для осуществления трудовых функций;
• для подтверждения прекращения права пользования специальными разработками и базами компании.

Несмотря на отсутствие унифицированной формы, при решении обязать сотрудников оформлять обходные листы, руководство должно разрабатывать свои бланки, содержащие следующую информацию:

• Ф.И.О. работника, его должность, дату увольнения;
• наименование предприятия;
• таблицу для отметок от представителей отделов, которые должен обойти увольняющийся;
• пометку о выдаче всех бумаг работнику после расчета.

Нормами ТК РФ предусмотрена материальная ответственность не только для работодателя, но и для работника. Так, если в результате обхода по «бегунку» не будет хватать имущества, руководитель имеет право вычесть его стоимость из заработной платы при окончательном расчете.

Зачем нужен обходной лист и обязателен ли он?

В первую очередь обходные листы представляют собой некую гарантию того, что сотрудник исполнил требуемые от него обязательства, а также вернул все вверенные ему материальные ценности. Передача всех исполняемых задач своему преемнику на этой вакансии, как правило, не прописана в актах, поэтому обходные листы исполняют и эту роль.

Но если очевидная польза для компании понятна, то что насчет сотрудника? И насколько заполнение такого документа является необходимым? Ответ можно найти в статье 84.1 Трудового Кодекса РФ, в которой обозначен Общий порядок оформления прекращения трудового договора. Увольнение, согласно этой статье, осуществляется с помощью приказа работодателя. По требованию Вы можете получить копию этого приказа; если получение копии не является необходимым, то как минимум ознакомиться с ним Вы обязаны. В случаях, если с Вами не могут связаться или Вы отказываетесь ознакомиться с ним и поставить личную подпись, в приказе делается соответствующая запись.

Но если с приказом все понятно, то что же с исполнительными листами? Все достаточно просто, ведь нормы просто не содержат таких требований. То есть, если Вас обязывают заполнять обходной лист, то это попадает под ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях и является неправомерным. Подобными требованиями работодатель нарушает трудовое законодательство, ведь обходные листы вводятся именно работодателем.

Однако имеются исключения. Оформить обходной лист и пройти полную процедуру его заполнения обязаны:

• Государственные служащие;
• Подчиненные различных министерств;
• Подчиненные ведомств.

В данном случае обходные листы регламентированы нормативно-правовыми актами. Ярким примером являются сотрудники Федеральной Миграционной Службы РФ, для которых прохождение подобной процедуры является необходимым.

Если работодатель именно требует с Вас заполнения обходного листа, то это может печально для него закончиться. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, применяемым в данном случае  наказанием является штраф, который составляет для должностных лиц до 5 тысяч рублей, а для целых предприятий до 50 тысяч рублей. Помимо штрафа, может быть применена другая мера – приостановление деятельности сроком до трех месяцев.

Правомерность обходного листа при увольнении

Однако если сотрудник уходит из организации не по собственному желанию, то он вправе не заполнять «бегунок». При нарушении прав сотрудник может обратиться в судебную инстанцию.

В трудовом кодексе подробно отражены положения, согласно которым возможно увольнение сотрудника с места работы:

• увольнение работника возможно только при наличии письменного приказа работодателя, обязательного ознакомления и подписи увольняемого сотрудника;
• однако если по ряду причин, не зависящих от работника, это невозможно либо работник отказывается от прочтения и подписания приказа, то в приказ вносится соответствующая пометка (копия приказа должна быть выдана сотруднику по первому требованию).

Если вас увольняют не по собственному желанию, то смысла подписывать обходной документ нет, поскольку вы в любом случае идёте на конфликт с работодателем, и беготня по отделам будет лишним стрессом.

Общественные организации

В нашем университете их две: профком студентов БНТУ и БРСМ. Сходить в обе организации нужно для того, чтобы снять вас с учета университетского уровня и проверить задолженности по членским взносам. 

В связи с эпидемиологической ситуацией в стране, Профком студентов БНТУ информирует о том, что при подписании обходного листа ставить подпись в 110 аудитории корпуса №13 НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНО! Что касается БРСМ, то подпись нужно поставить в 13 корпусе, каб 208.

Но что будет после? Будет ли выпускник состоять в этой организации после выпуска, при трудоустройстве? Михаил Кузменков, заместитель председателя ППО студентов БНТУ поясняет, что, закончив университет, член профсоюзной организации снимается с университетского учета. Далее вступает в нее и становится на учет в организацию уже по месту работы. Секретарь ПО ОО БРСМ с правами РК БНТУ Алексей Шведов также поясняет, что в БРСМ можно состоять до 31 года включительно, поэтому после окончания университета выпускников переводят на учет в организацию по месту работы или распределения. При этом указывается, что взносы за последний курс (год) обучения были уплачены в БНТУ. 

“Если студент “бюджетник” и у него была последняя стипендия, то периодические членские взносы удержались с неё и мы просто подписываем обходной. Если же “платник” или не имеет стипендии за последний семестр и является членом БРСМ, он обязан уплатить периодические членские взносы”, — добавляет Алексей.

Последствия за отказ от заполнения

Многие сотрудники не решаются дать отказ от заполнения обходного листа, считая, что работодатель сможет из-за этого принять в отношении них дисциплинарные меры. Но на это он не имеет права.

Всё же прежде чем дать согласие на заполнение этого документа, советуем подробно изучить его; понять, что именно нужно будет сделать. На практике работодатель может настаивать на заполнении этого документа, уверяя, что только при помощи его он сможет взыскать недоимки с виновного уволившегося сотрудника. Однако никакой юридической силы у обходного листа нет. Если руководитель обнаружит недостачи или материальный ущерб, ему нужно будет представить в суд доказательства вины бывшего сотрудника.

Отказать в выдаче трудовой книжки или перенести день увольнения из-за того, что не заполнен обходной лист, работодатель тоже не имеет права. Кадровая служба должна вовремя составить распоряжение об увольнении и ознакомить сотрудника с этим приказом.

Зачем нужен обходной лист

Несмотря на то, что обходной лист, по сути, никак не регламентируется на законодательном уровне, без него не обходится практически ни одно увольнение. Происходит это по следующим причинам:

1. Обходной лист выступает в качестве подтверждения того, что сотрудник не должен организации никаких материальных ценностей, за которые в ходе своей трудовой деятельности он был ответственен.
2. Сотрудник, заступающий на рабочее место вместо уволенного работника, по обходному листу принимает от него имущество, за которое тот отвечал, будучи членом организации.
3. Базы данных крупных компаний хранятся чуть ли не бережней, чем государственная тайна. В связи с этим обходной лист иногда применяется как гарантия того, что уволенный сотрудник утрачивает права на использование информации, которая в этих базах содержится.

Чаще всего правила оформления обходного листа отражены в локальных документах организации. В общих же случаях перед увольнением сотрудник получает обходной лист, где указаны все должностные лица, подписи которых ему необходимо собрать. Как следствие, начальство приобретает гарантии того, что уволенный работник полностью отчитался перед всеми руководителями отделений и не остался должен организации никаких материальных ценностей.

Как только обходной лист заполнен, он передается в отдел кадров, где его прикладывают к личному делу увольняемого работника. Хранится он обычно в течение трех лет, после чего его архивируют. Стоит отметить, что на этапе подписи часто возникают сложности из-за того, что тот или иной начальник находится в отпуске или же командировке. Как следствие, сотруднику приходится дополнительно согласовывать процедуру подписи обходного листа, что приводит к чрезмерной трате личного времени и потере финансов ввиду невозможности устроиться на другое рабочее место.

Порядок заполнения обходного листа

Поскольку трудовым правом не предусмотрено обязательности заполнения бланка рассматриваемого характера, законодательством не установлено его единой формы. Соответственно образец разрабатывается руководством по принятым правилам внутреннего документооборота.

Типовой бланк включает ряд сведений:

• полное наименование организации, её юридический статус;
• название документа;
• Ф.И.О. и должность утверждающего лица;
• номер сопроводительного приказа;
• дата составления;
• Ф.И.О. сотрудника;
• должность, отдел;
• табельный номер;
• число и основание увольнения.

После вступительной части приводится таблица из 4-6 колонок (по необходимости – больше). В ней отражаются:

• номер по порядку (необязательно);
• название структурного подразделения, с которым имел обмен данными работник;
• инициалы и занимаемая должность ответственного за дела отдела;
• задолженность или её отсутствие (ставится нужная отметка);
• дата обращения;
• подписи проверяющих;
• примечания.

В самом конце отводится строка для подписи генерального директора.

Стандартно работодатель отмечает в обходном листе те отделы, что связаны с важной информацией, к которой прямо или косвенно имел доступ сотрудник. Ниже представлен перечень таких подразделений:

• бухгалтерия;
• отдел по работе с персоналом;
• отдел по техническому обеспечению;
• служба, где исполнял обязанности работник;
• отдел хозяйственного учета;
• служба безопасности.

Испытательный срок

Для начала нужно сказать, что законодательством действительно предусмотрен испытательный срок, и работодатель на законных основаниях может воспользоваться своим правом в отношении нового сотрудника (ТК РФ Статья 70) (Испытание при приеме на работу) и (ТК РФ Статья 71) (Результат испытания при приеме на работу).

Продолжительность испытания зависит от многих факторов, но не может превышать 3-х месяцев для рядового персонала. Самый длительный срок обычно устанавливается в отношении руководящего персонала, он может достигать 6 месяцев, что так же разрешено законом (ТК РФ Статья 70).