Андрей Смирнов
Время чтения: ~18 мин.
Просмотров: 0

Правила и порядок заполнения трудовой книжки

Какая информация вносится в трудовую книжку

Объём информации, вносимой в трудовую книжку, определён Трудового кодекса. Внесению подлежат сведения:

  • о работнике (Ф. И. О., дата рождения, образование, специальность);
  • места работы и должности, специальности, время приёма, увольнения, перевода;
  • поощрения за успехи при выполнении трудовых обязанностей.

Информация об имевшихся в период работы взысканиях в трудовую книжку не заносится, о чём прямо указано в законе. Исключение сделано только для случаев увольнения, если оно было определено в качестве трудового наказания. Сведения о выговорах и замечаниях в трудовой не отражаются.

Увольнение — наиболее тяжкое взыскание, которое работодатель может наложить на работника. В качестве меры ответственности увольнение может быть применено в предусмотренных  Трудового кодекса случаях:

  • неисполнение трудовых обязанностей сотрудником неоднократно, если за подобные проступки уже имеется взыскание;
  • грубое нарушение трудовых обязанностей, совершенного единожды;
  • прогул;
  • появление на работе в нетрезвом виде;
  • хищение по месту работы и в некоторых других ситуациях.

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» только после издания соответствующего приказа (распоряжения) и в точном соответствии с формулировками, приведёнными в Трудовом кодексе.

Такая запись является одновременно записью об увольнении и информацией о наложенном взыскании.

Порядок оформления

Работник, потерявший документ со сведениями о своей производственной деятельности, обязан написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущем месте работы. Сделать это надо максимально быстро после обнаружения факта утери. В обязанность работодателя входит оформление копии по обращению сотрудника.

В новой редакции ТК, в ст. 65, не указывается, к какому нанимателю обращается сотрудник. Он вправе обратиться на прежнюю работу. Если он устраивается на новое место, наниматель обязан оформить новый документ по его заявлению. В обоих случаях необходимо документальное подтверждение всех периодов работы и предоставление заявления об утере.

Кадровикам нечасто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому предлагаем памятку, как оформить дубликат трудовой книжки, — придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Принимается заявление от работника.
  2. Собираются сведения о рабочем стаже.
  3. Оформляется приказ о выдаче.
  4. Заполняется бланк.
  5. Указывается дата выдачи, номер бланка вписывается в журнал учета.
  6. Работник расписывается в получении копии.

Заявление на оформление

Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки на имя руководителя прежнего места работы. Утвержденного бланка заявления нет, поэтому оно пишется в свободной форме. Указываются данные заявителя и причина обращения.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме и увольнении на работу

  • паспорт (в случае его отсутствия — документ, удостоверяющий личность с указанием личных данных и фотографией);
  • заполненную трудовую книжку (если ранее человек нигде не работал, что этот документ оформляет для него первый работодатель);
  • СНИЛС;
  • документы и справки, подтверждающие уровень квалификации (они дают право претендовать на конкретную должность);
  • военнообязанные и служившие в Вооруженных силах РФ — военный билет.

Когда работодатель впервые оформляет для работника документ, важно правильное заполнение титульного листа трудовой книжки. Она будет служить человеку на протяжении всего периода его работы до выхода не пенсию, может потребоваться и позже для уточнения разных аспектов карьеры

Вносить исправления или записи в трудовую самостоятельно запрещено. Статья 65 ТК РФ дает работодателю право затребовать дополнительные документы при оформлении на работу.

  • при самом первом устройстве на работу;
  • если документ потерян или требуется его восстановление (например, сгорел при пожаре, сильно поврежден).

Заменить стандартную форму нечем — она должна точно соответствовать спецификации, приведенной в ч.4 ст.65 ТК РФ. Документ содержит ваши личные данные (ФИО), наименование занимаемой должности, сведения о поощрениях, выговорах, переводах или увольнении. За сохранность трудовой отвечает ее владелец, а правильность заполнения обеспечивает отдел кадров нанимателя согласно ФЗ N 255 от 29.12.2006.

Консультацию по заполнению документа может получить и сотрудник отдела кадров. В сложных случаях (например, необходимость заполнить формуляр не только на русском языке, но и на языке республик) следует руководствоваться специальным Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Как заполнить титульный лист

Ошибки в заполнении титульного листа книжки недопустимы. Если на странице обнаружатся исправления или помарки, документ будет признан недействительным. Его придется заменить.

Инструкция требует указать на титуле:

  • полное имя, отчество, фамилию;
  • дату рождения (месяц пишут прописью, год и дату — цифрами);
  • указывается уровень образования и данные документа, на основании которого получена информация;
  • дата заполнения формуляра;
  • подписи владельца и ответственного лица, оформившего документ.

Если в дальнейшем вы повысите свое образование, запись об этом будет внесена в книжку с указанием данных диплома.

Именно в этом формуляре содержатся наиболее точные и подробные сведения обо всех занимаемых должностях, сроках работы, фактах поощрения. В трудовой книжке фиксируют:

  • точное название компании, в которую принят сотрудник;
  • название занимаемой должности;
  • все факты перевода внутри компании, понижения, повышения;
  • данные о переводах на другое предприятие;
  • поощрения, премии, особые заслуги перед работодателем;
  • наказания, штрафы, взыскания, нарушения трудовой дисциплины;
  • данные о дальнейшем образовании — курсы повышения квалификации, полученные дипломы, сертификаты;
  • смена личных данных работника (например, изменение фамилии);
  • изменения данных работодателя;
  • сведения об увольнении.

Заполнение граф формуляра подчинено строгому порядку. Порядок заполнения:

  • каждая новая запись вносится под порядковым номером (исключение — сведения о работодателе);
  • указывается дата внесения изменений — согласно приказу по предприятию;
  • указывается информация, непосредственно описывающая произошедшие изменения;
  • в завершение приводятся данные приказа о внесении изменений в трудовую книжку — номер, дата и реквизиты.

Правильное заполнение вашей книжки необходимо контролировать лично. Если вы проработали в компании (в том числе, ИП, ЗАО, ООО и так далее) боле 5 дней, для вас должны вести трудовую книжку. Дата зачисления в штат указывается с момента начала работы, а не с числа подписания приказа о зачислении.

Ведение ТК предполагает знание многих нюансов, которые в дальнейшем могут повлиять на правильный подсчет стажа. Например, все записи в формуляре должны заверяться подписью и печатью руководителя организации.

Рекомендуем воспользоваться калькулятором стажа работы на нашем сайте: https://stazh-online.ru/

Внесение записи об увольнении

Запись об увольнении производится в следующем порядке:

  1. В графе 1 указывается порядковый номер записи с учётом сквозной нумерации.
  2. В графе 2 в соответствующих подграфах проставляется дата увольнения с работы.
  3. В графу 3 вносится основная формулировка об увольнении, которая включает в себя основание (по собственному желанию, в связи с сокращением штата, в связи с прогулом и т. д.) и ссылку на соответствующие подпункт (при наличии) и статью Трудового кодекса.
  4. В графе 4 приводятся данные об акте работодателя (приказе, распоряжении) с указанием номера и даты издания. Дата издания акта может не совпадать с датой увольнения.

Записью об увольнении заканчиваются все записи, вносимые соответствующим работодателем. В связи с этим достоверность внесённой информации должна быть заверена подписью работодателя (лицом, ответственным за ведение трудовых книжек) и оттиском печати. Заверительная надпись должна содержать в себе полное наименование должности подписывающего лица и указанием фамилии и инициалов.

Наиболее распространённой ошибкой при оформлении трудовой книжки является отсутствие подписи работника после увольнения. В большинстве случаев кадровые работники забывают об обязанности сотрудника расписаться в книжке при увольнении или не считают своей обязанностью проследить за этим, полагая, что сам работник может расписаться в любое время. Тем не менее, в соответствии с  Правил ведения и хранения трудовых книжек работник должен заверить правильность внесённых записей после внесения записи об увольнении.

Форма заверительной надписи работника нормативно не определена. Не будет ошибкой, если владелец трудовой книжки просто распишется и расшифрует свою подпись или дополнительно укажет «ознакомлен».

Заверение работника должно располагаться ниже подписи должностного лица. Образец внесения в трудовую книжку записей о приёме и увольнении.

От правильности записей о приёме и увольнении может зависеть пенсионный стаж и, соответственно, размер пенсии. Допущенные неточности и ошибки способны повлечь исключение из стажа целых периодов работы. По этим причинам сотрудники кадровых служб должны чётко соблюдать все установленные правила и требования при ведении трудовых книжек.

Общие правила внесения записей о приёме на работу

Каждая внесённая в трудовую работника запись, включает в себя конкретные сведения, отражающие характер происходящих миграций. Они опираются на совершенно уникальные данные о событии. Кроме этого записи имеют унифицированную форму, определяющую их принадлежность к правообразующим тенденциям. Им свойственны характеристики:

  1. Формализм и лаконичность.
  2. Отсылка к другим сведениям: приказу и ст. ТК РФ, на базисе и со ссылкой на которые сделана запись.
  3. Соблюдение порядковой нумерации вносимых сведений.
  4. Указание даты приёма на работу.
  5. Чёткое обозначение предприятия, которое трудоустраивает специалиста.
  6. Обязательное указание места работы, куда трудоустраивается работник.
  7. Чёткость и разборчивость почерка, отсутствие помарок и ошибок.

Такой подход поможет избежать неверной записи в трудовой книжке и последующих проблем при подсчёте стажа!

Если вы – кадровый работник или менеджер по персоналу, то понимаете, что каждая новая запись не снимает ответственности за подготовку к внесению сведений в трудовую. Наличие опыта не может обезопасить от допущенных ошибок.

Следите за новыми тенденциями, чтобы не упустить принятие к производству ТК немаловажного нюанса.

Если вы вносите запись в трудовую впервые, нужно быть крайне внимательным. Следуя установленному алгоритму, на основании представляемых для внесения записей инструкций, не сложно внести сведения о приёме на работу даже тогда, когда работник устраивается на предприятие или в иную организацию без трудовой. Главное – опираться на их концептуальные положения.

Имейте в виду, что отсутствие книжки у работника не даёт повода отказать ему в трудоустройстве. В этом случае, вы должны завести её сами, впоследствии он будет пользоваться ей на протяжении всей своей профессиональной деятельности.

Для этого в вашем отделе должны быть в наличии бланки ТК. Этот момент вменяется в ответственность работодателя, он не имеет права затребовать бланк трудовой с работника.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

ВАЖНО!
Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

  1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
  3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
  4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
  5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Мы уже писали подробнее о том, как правильно заверить копию трудовой.

Копии и дубликаты

Копии трудовых книжек порой требуются для подтверждения занятости. Не достаточным будет просто скопировать титульный лист и нужную информацию. Копия должна быть заверена руководителем организации или уполномоченным лицом. Такая копия действует в течение месяца с момента заверения.

Если вы не ведёте трудовую деятельность, и вам требуется предоставить копию трудовой книжки, то вам всё равно придётся заверить её. Для этого стоит обратиться в нотариальную контору, где вам могут заодно помочь с оформлением копии трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки выдаётся работодателем, по факту заявления об утере. В дубликате будет отражена общая информация о сроках работы в разных организациях, без указания должностей и наград. Для восстановления информации от вас потребуются копии договоров о приёме на работу и прочих документов подтверждающих сроки ведения трудовой деятельности. Если книжка утеряна работодателем, то все полномочия по сбору документации ложатся на него.

Дубликат выдаётся лишь в тех случаях, когда трудовая книжка утрачена, признана недействительной или непригодной. По признанию трудовой книжки недействительной должно быть вынесено судебное постановление.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно , трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и офромлению пенсии. Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила

Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок

За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве. Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

 С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Электронная трудовая книжка

Сегодня с развитием технологий и внедрением в нашу жизнь электронных технологий Министерство труда разрабатывает план об электронной ТК. Она представляет собой базу данных о трудовой деятельности населения.

Содержание информации о работнике не меняется и включает в себя те же данные, что и в печатном варианте.

Выделим основные отличительные особенности электронной трудовой книжки:

  • для хранения информации создаются специальные базы данных.
  • для быстрого поиска информации создается удобный интерфейс.
  • санкционированная защита всех данных.
  • взаимосвязь с иными государственными органами (Пенсионный фонд, социальные службы).

  • Электронный вариант подразумевает хранение информации в конкретной базе данных без необходимости физического носителя, тогда как бумажный вариант предполагает исключительно наличие самой книжки.
  • Ведение информации в электронной книжке производится в печатном виде. Тогда как на бумажном носителе — исключительно письменно, от руки.
  • Взаимосвязь с другими государственными службами возможна только на электронной ТК.
  • Автоматизация процесса также применяется исключительно в электронном варианте.

В чем существенное преимущество электронного документа? Он не подлежит материальному износу, а также возможности быть утерянным или украденным. Также значительно сокращается риск противозаконных действий.

Следует сказать, что сейчас активно разрабатывается план введения в работу электронных трудовых книжек. Однако никаких проектов соответствующих нормативно-правовых актов пока не вносится на рассмотрение.

Таким образом, трудовая книжка является важным и существенным атрибутом, подтверждающим трудовую деятельность граждан. Правильное заполнение всех разделов способствует работодателю получить точную картину о новом сотруднике.

Подробнее о каждой записи

Наем сотрудника

Запись о найме кандидата на работу включает наименование организации-работодателя, название отдела, в котором будет работать сотрудник и реквизиты приказа о назначении на должность. Если работника нанимают на работу вахтовым методом, этот факт необходимо отразить в трудовой. Когда работника берут на работу по совместительству или на дистанционную работу, вносить эти сведения не обязательно, но желательно. Это будет учитываться при подсчете пенсии.

Сведения о военной службе

Факт прохождения военной службы работником прописывается в трудовой для четкого учета времени работы, так как военная служба включается в непрерывный стаж работы и важна при подсчете стажа. Запись производится на основании военного билета, реквизитов, номеров, даты и срока службы.

Перемены за период работы на предприятии

Это формулировка достаточно обширна и включает в себя:

  • Перевод сотрудника на другую должность.
  • Переименование должности.
  • Повышение разряда (квалификации).
  • Запись о награждении работника за достижения, получении наград и грамот.
  • Вынесение взысканий (кроме дисциплинарных нарушений).

Восстановление в должности

Эту запись делает кадровый работник на основании приказа собственника предприятия или директора, которых, в свою очередь, обязали восстановить сотрудника в должности при незаконном увольнении.

Увольнение работника и прекращение действия трудового договора

Такую запись о факте увольнения кадровик делает достаточно часто. И это очень важный факт, который необходимо грамотно отразить в трудовой книжке. Существует несколько видов увольнения работника:

  • По обстоятельствам, которые не зависят от желания сторон, перечисленным в той же статье.
  • Увольнение по другим причинам.

Делать официальную запись в трудовой книжке работника кадровик имеет право только после оформления приказа работодателя и только на его основании.

Приобретение, учет и хранение трудовых книжек

Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н утвердил порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша к ней. Изготавливает эти документы Объединение «ГОЗНАК», поэтому они имеют соответствующую степень защиты. Работодатель должен иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ним, нельзя требовать у работника принести новый бланк самому, т.к. их легальная продажа возможна только по договору с официальным распространителем. Таких бланков у работодателя может быть немного, ведь обычно на работу устраиваются люди, уже имеющие опыт работы и, соответственно, начатую трудовую книжку.

Купить легальные бланки трудовой книжки и вкладышей можно в компаниях, торгующих канцтоварами, запросив у них документы на право продажи бланков. Это должна быть копия договора с самим Объединением «ГОЗНАК» или с оптовиком, у которого компания купила бланки. Покупать трудовые книжки где-нибудь в метро или газетном киоске, конечно, нельзя. При выдаче нового бланка работнику работодатель может запросить с него возмещения понесенных расходов на приобретение.

Учет новых бланков ведется в специальной приходно-расходной книге и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кадровый сотрудник, выдающий трудовые книжки, получает их по письменной заявке в бухгалтерии, а по окончании месяца сдает отчет по ним и суммам, полученных за них от работников.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведутся записи не только по новым бланкам, но и по всем трудовым книжкам, принятых от работников при поступлении на работу. Хранятся трудовые книжки у работодателя и выдаются работнику только в день увольнения, т.е. в день прекращения трудового договора.

Трудовые книжки и вкладыши в них – это документы строгой отчетности, поэтому храниться они должны в сейфах, металлических шкафах или других условиях, позволяющих обеспечить их сохранность. Закон не запрещает выдавать трудовые книжки работникам на руки, но ответственность за утерю будет нести работодатель.

Устранение ошибок

Все допущенные погрешности можно разделить по характеру действий для их устранения:

  1. С сохранением трудовой.
  2. С уничтожением книги, при условии, что она была выдана гражданину впервые.

С сохранением трудовой

Для устранения ошибки в разделе «Сведения о работнике»:

  • Если изменилось ФИО, то исправляется та часть, которая подверглась преобразованию, путем ее вычеркивания при помощи одной линии выполненной пастой или чернилами по линейке. Выше записывается новая информация. На обложке описывается номер, дата и название акта, подтверждающего этот факт.
  • При приобретении дополнительного образования, просто дополняются ранее приведенные сведения.
  • Любые изменения должны проводится только при руководстве оригиналами документов, таких как паспорт и прочее, а также аттестат и дипломы. Все копии заверяются и подписываются компетентными лицами.

Для внесения изменений в графу «Сведений о работе»:

  1. Исправления производятся в свободной строке, которая находится ниже последней записи в книге.
  2. Вписывается №.
  3. Далее ставится дата.
  4. В 3 графе прописывается, что информация сделанная ранее ложная и вписывается корректный текст.
  5. В 4 пункте ставятся верные номер, дата и название постановление при помощи которого было произведено изменение.
  6. При изменении наименования компании или должности, вписывается: «Наименование должности работника с чч.мм.гггг изменено на «закройщика» или «ЗАО «Роза» с 20.10.2015 года переименовано в ЗАО «Букет».
  7. Если сведения были внесены на предыдущем месте занятости, то их изменяют на текущем с предоставлением заверенных копий документов.

Ликвидация ТК и выписка дубликата

Причины:

  1. При обнаружении неверной или неточной записи, которую признали недействительной.
  2. Состояние документа характеризуется не возможностью ее использования по назначению.
  3. Потеря или уничтожение оригинала книги.

Какие сведения вносятся в ТК?

В трудовую каждого работника вносятся сведения о работе, на которую он устраивается и которую выполняет в течение определённого времени. Как правило, это постоянная работа в организации, на предприятии или у индивидуального предпринимателя.

Эти сведения должны содержать:

  • дату приёма;
  • дату увольнения;
  • сведения о работе;
  • подразделение;
  • разряд или должность;
  • основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите тут.

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

  1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
  2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.

Сроки внесения записей в трудовую книжку: при приёме на работу сотрудника, запись в его книжку должна быть внесена в течение календарной недели или в течение 5 рабочих дней, но не позднее.

При увольнении – в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

Если приём на работу осуществляется в порядке перевода, запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если должностной переводпроизводится внутри организации – запись необходимо произвести в один день. Им должен быть день перевода.

По требованию работника может быть внесена запись о работе по совместительству. Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

  • о больничных;
  • о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
  • о трудовых отпусках и командировках.

Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу.

В этом случае используется определённый алгоритм внесения записи после прохождения испытательного срока на основании соответствующего приказа.

Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации