Андрей Смирнов
Время чтения: ~19 мин.
Просмотров: 1

Ведение кадрового учета

Содержание

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе электронного документооборота. Преимущества такой системы в работе бесспорны.

Рассмотрим далее основные преимущества более подробно.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля, а вот бумажные носители могут быть подвержены пожару, затоплению или попросту утере.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Экономия времени. Для того, чтоб подписать одно распоряжение сотруднику отдела кадров необходимо обойти всех сотрудников, чья подпись и ознакомление необходимы в этом приказе.

С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою подпись в электронном виде. Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа.

Уменьшение ошибок. Человеческий фактор никто не отменял, составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Это неполный перечень всех преимуществ этой системы, но, ознакомившись с ними, уже можно сделать определённые выводы.

Приступаем к работе – план действий

Чтобы вести кадровый учет грамотно, нужно начать с оформления первого лица – руководителя.

То, как впоследствии будет проводиться эта работа, зависит от количества сотрудников и специфики деятельности предприятия.

Итак, поехали – перечислим основные этапы кадрового делопроизводства с нуля:

  1. Подготовка информационной базы – специализированных справочников, программного обеспечения, нормативных актов.
  2. Ознакомление с учредительными документами предприятия.
  3. Составление перечня бумаг, которые будут в распоряжении кадрового работника.
  4. Оформление руководителя.
  5. Подготовка локальных нормативов, в том числе штатного расписания и трудового распорядка.
  6. Подготовка фирменного образца трудового договора.
  7. Разработка других учетных документов, в том числе бланков приказов, книг учета и так далее.
  8. Оформление сотрудника, которые будет отвечать за ведение трудовых книжек.
  9. Назначение работников на свои места.

Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.

Выше приведен примерный план, который начинается с подготовки информационной и документальной базы, оформления директора и остальных сотрудников.

Разберем каждый из этих пунктов подробнее.

СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.

Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) – возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2). Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

Шаг 1. Изучите и постарайтесь запомнить статьи из главы 13 Трудового кодекса РФ >> Они регламентируют вопросы, связанные с прекращением (в т.ч. расторжением) трудовых договоровШаг 2. Рассмотрите и постарайтесь запомнить следующие пошаговые процедуры:

    • Увольнение по соглашению сторон (п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (п.2 ч.1 ст.77 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение по собственному желанию (п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение работника в связи с его отказом от перевода на другую работу или в связи с отсутствием у работодателя соответствующей работы, необходимой работнику в соответствии с медицинским заключением (п.8 ч.1 ст.77 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Сокращение численности и штата (п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения (подп.»б» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ): пошаговая процедура >> 
    • Увольнение работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 ч.1 ст.81 ТК РФ): пошаговая процедура >> 
    • Увольнение за прогул (подп. «а» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ): пошаговая процедура >>

Шаг 3. Ознакомьтесь с образцами документов, оформляемых при увольнении работника:

  • Заявления об увольнении по собственному желанию >> 
  • Заявления об увольнении в порядке перевода к другому работодателю >> 
  • Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Образец (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>
  • Акт об отсутствии на рабочем месте. Образец >> 
  • Акт об отказе дачи объяснений по поводу прогула. Образец >> 
  • Акт об отказе работника получить трудовую книжку. Образец >> 
  • Акт об отказе ознакомиться с уведомлением. Образец>> 
  • Акт об отказе подписать приказ. Образец >> 
  • Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку. Бланк >> 
  • Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку и расчет. Бланк >> 
  • Уведомление о расторжении трудового договора в связи с сокращением штата работников. Образец >> 
  • Уведомление работнику о получении трудовой книжки и расчета. Образец >> 
  • Приказ об отмене приказа об увольнении в связи с отзывом работником заявления об увольнении по собственному желанию. Бланк >>
    • Оформление записей об увольнении в трудовых книжках >>
    • О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 >>
    • Состав документов для увольнений (таблица)>>
    • Увольнения, являющиеся дисциплинарными взысканиями  (таблица)>>
    • О «соответствующей записи» на приказе об увольнении, когда приказ невозможно довести до сведения работника >>
    • О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации<(Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 в ред. от 28.09.2010)>>
    • Какой день должен считаться днем прекращения трудового договора при увольнении за прогул, если работник из прогула так и не вышел? >>
    • К вопросу о формулировке записи об увольнении в трудовой книжке. Как правильно писать «уволен …» или «трудовой договор расторгнут…»? >>
    • Сокращение штата: о «соответствующих мероприятиях» >>
    • При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? >> 
    • Увольнение по собственному желанию или по соглашению сторон >>
    • Отработка двух недель при увольнении во время отпуска >>
    • Когда работник увольняется, а неотработанные отпускные удержать не с чего >>
    • Другие важные новые материалы по теме >>
    • Увольнение по собственному желанию >>
    • Сокращение численности или штата работников >>
    • Срочный трудовой договор >>

Минусы профессии кадровика

К негативным моментам следует отнести:

Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации;

Необходимы специальные знания, которые касаются многих сфер. Это юриспруденция, поскольку без знания законов невозможно составить приказ, правильно уволить сотрудника или перевести его на другую должность. Все документы должны соответствовать требованиям законодательства, которое постоянно меняется. Кроме того специалист отдела кадров должен хорошо знать основы социологии и психологии людей, поскольку работает с персоналом и совершает набор кадров. Также важны знания методов работы с персоналом;

Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью;

Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией;

Если на предприятии происходит проверка по соблюдению трудового законодательства и составлен протокол о выявленных нарушениях, административные штрафы будут возложены как на предприятие в целом, так и персонально на инспектора по кадрам

Суммы чаще всего бывают большие, потому очень важно, чтобы в своей работе кадровик смог сотрудничать и с юридическим отделом и бухгалтерией, чтобы не допускать правонарушений;

Монотонность работы.

Шаг 3. Ознакомьтесь с образцами документов, которые готовят при оформлении отпусков:

  • Заявления о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска>>
  • Заявления о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска >>
  • Заявления о перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска >>
  • Заявления о согласии на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска и предоставлении неиспользованной части отпуска >>
  • Заявления о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией>>
  • Заявления о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска с последующим увольнением >>
  • Заявления о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы >>
  • Заявления о предоставлении учебного отпуска >>
  • Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска. Бланк >>
  • Уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска. Образец >>
  • Приказ о предоставлении ежегодного основного и ежегодного дополнительного оплачиваемых отпусков работнику >>
  • Приказ о перенесении отпуска. Бланк>>
  • Приказ о продлении отпуска. Бланк>>
  • Приказ об отзыве работника из отпуска. Бланк>>
  • График отпусков. Образец заполнения при составлении графика >>

Что такое кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и расчётами с сотрудниками.

Еще десять лет назад каждая организация имела свой отдел кадров и процесс делопроизводства был достаточно стандартизированный, не требовавший творческого подхода от сотрудников этого отдела.

Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума. Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание специальных программ.

Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя.

Документы кадрового учета

Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.

К необходимым документам кадрового учета относятся:

  • приказ о приеме на работу (Т-1);
  • контракт с сотрудником (ТД-1);
  • трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»);

Об особенностях оформления трудовых книжек см. в материале «Роструд разрешил «штамповать» трудовые книжки».

  • личная карточка сотрудника (Т-2);
  • документы о переводе (Т-5);
  • приказ об оформлении отпуска (Т-6);
  • график отпусков (Т-7);
  • штатное расписание (Т-3);
  • табель учета рабочего времени (Т-12);
  • приказ об увольнении (Т-8).

Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:

  • коллективный договор;
  • правила внутреннего распорядка;
  • положения об оплате труда;
  • положение о персональных данных сотрудников;
  • положения об охране труда;
  • положение о премировании;

О сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какие сроки хранения документов по охране труда?».

ВАЖНО!Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений

Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.

Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника. То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.

Наличие того или иного документа в учете кадров зависит от специфики работы отдельного сотрудника и компании в целом. Если в компании предусмотрена работа по сменам, то следует оформлять график сменности. При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа. Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствии с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей в случае:

  • Нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины;

  • Невыполнения или некачественного выполнения своих непосредственных обязанностей;

  • Нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Кроме этого инспектор по кадрам может быть привлечен к ответственности за отсутствие:

  • Личных дел;

  • Оформленных договоров с сотрудниками;

  • Документации по охране трудовой деятельности;

  • Составленного графика отпусков.

Структура отдела кадров

Антонина Павловна устроилась на предприятие в отдел кадров еще давно, когда компания была небольшая: 85 человек с охранниками и уборщицами. Тогда она одна спокойно справлялась со своими обязанностями. 

Предприятие разрасталось. Когда его численность перевалила за 100 сотрудников, в помощь Антонине Павловне в отдел кадров наняли трех специалистов.

Сейчас численность компании более 500 человек, отдел кадров также разросся. Теперь в нем работает 8 человек. В нашем случае кадровики распределены по подразделениям, за которые они ответственны. Например, Антонина Павловна отвечает за маркетинговое и финансовое подразделение. То есть она нанимает, увольняет, ведет учет только сотрудников этих двух подразделений.

Еще есть другой вариант распределения обязанностей: когда каждому кадровику назначается определенный перечень функций, но который относится ко всей организации. Например, один человек отвечает за аттестацию и обучение всего персонала, а другой – занимается оформлением приема, переводом, увольнением сотрудников, ведением личных дел и т.д.

Подведем итог:

  • на предприятиях численностью менее 100 человек достаточно одного специалиста в отдел кадров;
  • где сотрудников от 100 до 500 нужно 3–4 кадровика;
  • где более 500 человек – 7–10 кадровиков.

Однако это лишь рекомендация: каждый директор предприятия сам решает, сколько сотрудников нанимать. Отметим также, что кроме кадровых специалистов, на предприятии должен быть руководитель отдела кадров.

Важно правильно составлять расписание.

На мебельном предприятии специалист по кадрам пренебрегал штатным расписанием, заполнял как попало – «лишь бы что-то было». Однажды произошло сокращение, часть сотрудников уволили. Один из них оказался не промах: он подал на предприятие в суд за необоснованное увольнение. Директор предприятия с легкостью бы выиграл суд, если бы штатное расписание доказывало изменение в структуре организации, которое привело к сокращению. А так как кадровик не позаботился об этом, то уволенный сотрудник выиграл спор и ждет выплаты компенсации.

Обратите внимание! В соответствии с ТК РФ незаконно уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за моральный ущерб или требовать восстановления в должности. Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор

Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя

Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор. Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя.

Не менее важны правила трудового распорядка. В них специалист по кадрам прописывает порядок приема и увольнения, права и обязанности, ответственность сторон, систему мотивации персонала и другие стороны трудовых отношений.

Приказ о приеме на работу. Например, при принятии в администрацию города инженера-сметчика кадровик вместе с заключением трудового договора выделяет инженеру рабочее место и закрепляет за ним имущество: компьютерный стол, кресло, компьютер, принтер и т.д.

Когда сотрудник принят на работу, специалист по кадрам обязан вести и хранить его трудовую книжку. 

Обратите внимание! Трудовую книжку нельзя держать в ящике стола. По закону хранение трудовых книжек в отделе кадров возможно только в металлических сейфах или шкафах, доступ к которым есть лишь у назначенного специалиста

Это еще не все: необходимо вести учет всех трудовых книжек предприятия в отдельной книге. В ней сотрудники расписываются при получении трудовой и при увольнении работника.

Договор полной материальной ответственности также составляют специалисты по кадрам. Например, сотруднику нужно часто ездить по городу. Финансовые специалисты посчитали и выяснили, что дешевле будет выделить сотруднику машину, чем постоянно оплачивать такси. К тому же, так экономится время. Машина – дорогостоящая вещь, ее нельзя просто так дать в пользование. Поэтому заключается договор, по которому сотрудник несет полную ответственность за выделенное имущество. Также прописывается, что он не может использовать машину в личных целях: возить картошку с дачи или кататься с девушкой на свидания.

Следующее – табели учета рабочего времени. Например, специалистам по кадрам администрации еще повезло – сотрудники работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Нужно лишь иногда вносить больничные, отгулы, отпуска. Но на заводе с рабочими дела обстоят сложнее: там тоже есть график, но кто-то работает каждый день сверхурочно, кто-то 2 через 2 или 2 через 3. Каждому работнику нужно отдельно просчитать рабочее время, чтобы бухгалтерия правильно начисляла зарплату, а отдел кадров мог контролировать работу сотрудников. Иногда для этой задачи нанимается отдельный специалист – табельщик.

Положение о защите персональных данных работников также входит в обязанности персонала отдела. Сотрудник при устройстве на работу оставляет паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Он не хочет спустя два месяца обнаружить у себя дома коллектора, который требует погашение непонятного займа. Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных. Обычно составляется документ, в котором прописывается, в каких отделах, на чем хранятся сведения работников, как они собираются и обрабатываются, у кого есть доступ к ним и, главное – методы защиты от неправомерного доступа. 

Обратите внимание! Положение о защите персональных данных сотрудников должен подписать глава компании. 

Остальные документы, которые должны вести и разрабатывать кадровые работники: положение об оплате труда, график отпусков, положение о премировании.

Документы для ведения кадрового учета

Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов. Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала.

В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда (трудовой договор, табель для учета рабочего времени) и акты по организации процесса труда (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).

Кроме того, нельзя забывать о правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и графике отпусков.

Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:

  • документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
  • документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).

Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме.

С учетом некоторых обстоятельств в разряд обязательных попадают:

  • коллективный договор, в ситуации, при которой сотрудники или работодатель предложили его оформить;
  • должностные инструкции, когда часть трудовых обязанностей не оговорена в договоре;
  • положение о заработной плате и премировании, когда возникли изменения, связанные с расчетом и выдачей заработной платы, не определенные договором или штатным расписанием;
  • другие положения, к примеру, связанные с проведением аттестации.

Специфика работы любого предприятия требует создания разнообразных документов и актов, перечень которых всегда утверждается приказом.

Понятие кадрового учета

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.

В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:

  • формирование личных дел работников;
  • расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
  • составление штатного расписания, табеля и учет рабочего времени;
  • оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
  • сдача периодической отчетности в налоговые органы;
  • составление и контроль за соблюдением графика отпусков;
  • подготовка кадровых приказов;
  • ведение соответствующей документации по приему новых сотрудников;
  • работа по аттестации и оценке работников;
  • соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:

  • Книга движения трудовых книжек.
  • Штатное расписание.
  • Личные карточки работников.
  • Заключенные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
  • График отпусков.
  • Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
  • Приказы и заявления сотрудников (о приеме, увольнении, предоставлении отпуска и другое).
  • Правила трудового распорядка (внутри организации).
  • Трудовые книжки всех работников.

Шаги, предшествующие оформлению приема работника на работу

Собственно, оформлению трудовых отношений в пошаговой процедуре приема на работу могут предшествовать некоторые этапы, предусмотренные законом: избрание на должность, избрание по конкурсу, медицинский осмотр или др.

Предъявление работником документов. Принятие работодателем документов от будущего работника. Рассмотрение работодателем предъявленных документов и принятие решения о приеме работника на работу.

На данном этапе необходимо выяснить, существуют или нет у кандидата ограничения на занятие определенными видами деятельности (ст. 351.1 ТК РФ). Возможно, у него есть ограничения по той работе, на которую Вы собираетесь его принять.

Документы, предъявляемые работником при заключении трудового договора (если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами):

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые  ;

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях в пошаговой процедуре приема на работу с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) знакомится с предъявленными документами, проверяет их подлинность.

Если сторонами будет принято решение о поступлении работника на работу к работодателю, то в дальнейшем работодатель (кадровый работник или иное уполномоченное лицо) снимает копии с документов и заверяет их (при необходимости помещения таких копий в личное дело работника в случаях, когда у работодателя ведутся личные дела работников), переносит сведения с предъявленных документов в личную карточку работника, затем подлинники документов (паспорта, документа об образовании и др.) возвращаются работнику. А трудовую книжку (при ее наличии) работник передает работодателю. Сведения о трудовой книжке вносятся в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Форма этой книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Медицинский осмотр работника в предусмотренных законом случаях.

Согласно ст. 69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат:

1) лица, не достигшие возраста восемнадцати лет;

2) иные лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ;

3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Сообщение работодателю обязательных сведений.

Согласно ст. 64.1 ТК РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.

Систематизация и хранение документов

По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы

Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока

Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.

При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.

Плюсы профессии кадровика

К положительным моментам можно отнести:

  • Работа в офисе;

  • Возможность карьерного роста и высокой заработной платы;

  • Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты;

  • Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед;

  • Чтобы устроиться на работу кадровиком, не нужно получать какое-то дополнительное образование. Работать в отделе кадров может человек, получивший педагогическое, юридическое или экономическое образование;

  • Бумажная работа без особой подвижности. Работа не требует особых физических нагрузок. Это обычная работа в комфортном кабинете, в офисе с документацией, составление приказов, протоколов и служебных записок.

Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации