Андрей Смирнов
Время чтения: ~17 мин.
Просмотров: 0

Как исправить неверную запись в трудовой книжке по образцу?

Кто может внести

Работник не наделен полномочиями по самостоятельному внесению записей (далее также – отметок, надписей), их исправлению или дополнению.

Внесение, изменение или дополнение осуществляются работодателем по основному месту трудовой деятельности.

В этих целях руководитель организации посредством вынесения приказа назначает ответственное лицо (как правило, это специалист отдела кадров).

После определения лица, управомоченного вносить соответствующие корректировки, гражданину нужно определить конкретного работодателя, имеющего право признать отметку недействительной.

Все необходимые сведения приведены в п. 26 – п. 28 Постановления:

ФИО, дату рождения, добавить или изменить образование, профессию, специальностьК работодателю по текущему месту трудовой деятельности, предъявив ему соответствующий основательный документ – паспорт, свидетельство о рождении, о заключении или расторжении брачных отношений и др.
Неправильную отметку, содержащуюся в разделе “Сведения о работе” или “Сведения о награждении”По желанию труженика – либо к нанимателю, который внес эту неправильную запись, либо к нанимателю по текущему (последнему) месту работы. В последнем случае нужно предоставить официальный документ от работодателя, допустившего ошибку
Неправильную отметку в случае, если работодатель, внесший ее, был реорганизованК правопреемнику реорганизованной фирмы
Неправильную запись в случае, если работодатель, внесший ее, был ликвидированК работодателю по текущему (последнему) месту трудовой деятельности, предъявив ему официальный документ, подтверждающий ликвидацию

Какие ошибки исправляют?

Неверные отметки могут быть обнаружены как на титульном листе, так и в разделах

Важно! Неверную запись запрещено заштриховывать. Она аккуратно зачёркивается ручкой, а ниже вписывается правильный текст

А документ, содержащий неточные сведения, подлежит списанию с последующим уничтожением. После чего работнику оформляют новую трудовую книгу (создают дубликат).

Неверная запись

Неверная запись — наиболее часто встречающаяся ошибка. Если запись внесена другим работодателем, её всё равно можно и необходимо исправить на новом рабочем месте. Также исправления могут внести на прежнем рабочем месте при условии, что бывший сотрудник является безработным.

Чтобы выполнить коррекцию информации необходимо представить все подтверждающие документы.

На их основании сотрудник кадрового отдела выполнит следующие действия:

  • Откроет раздел «Сведения о работе» и внесёт информацию по работодателю (укажет полное название организации, учреждения или предприятия), чтобы уточнить, кто именно вносит запись.
  • Ниже укажет порядковый номер и дату внесения отметки в документ.
  • В третьей графе раздела впишет, что запись под таким-то номером признана недействительной. Затем укажет верную информацию.
  • В четвёртой графе даст отсылку на подтверждающий документ, например, приказ.
  • Затем блок с исправлениями заверяет сотрудник кадрового отдела, вносивший правки, и владелец трудовой книги (ставятся подписи).

Неверная дата

Неверная дата также является ошибкой, требующей исправления. Порядок исправления выглядит следующим образом:

  1. Работник обращается с заявлением к руководителю организации или предприятия и просит внести исправления в документ.
  2. Руководитель издаёт приказ и распоряжается внести изменения в записи трудовой книги.
  3. Сотрудник кадровой службы письменно подтверждает наличие ошибочной записи.
  4. Затем вписывает правильную дату, а в качестве основания указывает изданный приказ (дату и регистрационный номер).
  5. Затем изменения заверяются мокрой печатью и подписью сотрудника кадрового отдела.
  6. Если идёт речь о правке даты рождения, неверная информация зачёркивается, а сверху фиксируется правильная дата рождения. В качестве основания служат паспортные данные работника (сбоку указывается серия и номер этого документа).

Ошибка в реквизитах

Ошибка в реквизитах документа (например, приказа) изменяется через дублирование записи.

Сотрудник кадрового отдела переписывает всю запись, но в четвёртой графе вписывает данные без ошибки. Если ошибка содержалась в самом приказе, основанием для изменения служит другой приказ, отменяющий предыдущий (именно номер этого отменяющего приказа вносится в трудовую книгу).

Неверные данные о награждении

Неверные данные о награждении изменяются через отмену неправильной пометки и вписывание правильной информации ниже. Зачёркивания недопустимы! Основанием правки служит отдельный приказ (обязательно указывается его регистрационный номер и дата издания).

Ошибки титульного листа

Ошибки титульного листа сложнее всего исправить, так как такие правки не предусмотрены законодательными нормами в большинстве случаев.

Исключение — это замена фамилии. При этом неверные данные аккуратно зачёркиваются, а пометка об изменениях вносится на обратной стороне обложки документа. Например, пишется, что фамилия Синицкая изменена на Синицкая-Фемиди на основании свидетельства о браке. Ниже сотрудник кадрового отдела ставит свою подпись и мокрую печать юридического лица.

Неверная запись об образовании

Новое образование, полученное сотрудником, также требует внесения пометок в трудовую книгу. Это не исправление ошибки, а дополнение к уже существующей информации. Новая профессия вносится на титульном листе через запятую (например, «экономист, юрист»).

Важно! Любые другие ошибки титульного листа влекут за собой уничтожение документа и выдачу дубликата. Испорченный бланк списывается и составляется специальный акт

В этот документ вносятся номера уничтожаемых бланков. После чего заполняется новая трудовая книга, а старая уничтожается.

Узнайте в нашей статье, о том, как рассчитать среднюю заработную плату. Для выбора между двумя системами оплаты (тарифной и безтарифной) вам понадобится изучить эту статью. Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.

Соблюдаем правила

Если кадровик заполняет трудовую книжку без ошибок, то проблем не возникает, но все мы люди, и от оплошностей никто не застрахован. Из-за невнимательности легко промахнуться с нумерацией записей, неправильно написать должность или запороть всю фразу.

Чтобы документ не утратил достоверность, следует опираться на правила из инструкции № 69 Министерства труда от 10 октября 2003 года.

Первое, что следует запомнить, – внесение изменений в трудовую книжку при ошибке на титуле и внутренних страницах отличаются.

На титуле:

  • перечеркиваются единой горизонтальной чертой только измененные ФИО, но так, чтобы они оставались читаемыми;
  • зачеркнутое заверяется подписью и печатью;
  • рядом пишется правильная информация.

Важно! Если ошибка допущена в дне, месяце или годе рождения, то исправляется вся дата. Образование и профессия не перечеркиваются, а дополняются припиской с указанием актуальной информации

Внутри:

  • зачеркивать неверное, затирать или замазывать штрихом НЕЛЬЗЯ (!);
  • ниже делается новая правильная запись, которая начинается с фразы о недействительности записи под номером таким-то;
  • новая фраза заверяется печатью (при наличии) и подписью.

Если грамотный кадровик обнаруживает ошибочные данные, оставленные его коллегами с предыдущего места работы пришедшего сотрудника, то в его обязанности входит внесение исправлений. Но для корректировок он обязан иметь на руках подтверждающие документы, предоставленные устроившимся. Например, для исправления фамилии, которую человек сменил после свадьбы, требуется свидетельство о браке.

Если ошибка допущена во вновь оформляемой трудкнижке, то кадровик вправе ее уничтожить, составив об этом отдельный нормативный акт, а затем заполнить новую. Поступать так с документом, в котором есть записи на внутренних страницах, запрещено!

Допустимые исправления в примерах

Для наглядности предлагаем посмотреть, как следует исправлять ошибки в трудкнижке.

Пример 1

Гражданка Шарапова Н.В. устроилась на работу в сентябре 2009 года, а в апреле следующего года после свадьбы она изменила фамилию на Сорокина.

Кадровику следует:

  • зачеркнуть на титуле старую фамилию одной сплошной линией;
  • рядом на той же строке написать новую фамилию;
  • с левой стороны (на внутренней части обложки) написать обоснование, подставить подпись и заверить печатью.

Важно! Обязательно проверьте не только правильность написания фамилии, но и имени с отчеством. Одна неверная буква, отличная от указанной в паспорте, станет проблемой при оформлении пенсии

Пример 2

Гражданин Смольков И.В. трудоустраивался на работу после окончания техникума и получения среднего специального образования, но в процессе трудовой деятельности он заочно получил высшее.

Кадровику нужно в строке «образование» после записи «среднее специальное» поставить запятую и дописать «высшее».

Точно так же поступают при продвижении работника по карьерной лестнице, чтобы отобразить его профессиональный рост, например, от «секретаря» до «руководителя отдела персонала». Должности не перечеркиваются, а пишутся через запятую.

Пример 3

Ничего мудреного нет в том, чтобы сделать исправление ошибки в трудовой книжке на внутренних страницах, особенно если под рукой есть образец. Новой записью можно аннулировать не только предыдущую, но и сделанную намного раньше.

Важно лишь:

  • соблюдать нумерацию – все записи должны следовать по порядку: 1, 2, 3, 4, 5,6 и т.д. – пропуск цифр недопустим;
  • ссылаться в новой записи на правильный номер ошибочной;
  • указывать основание, по которым информация считается недействительной;
  • ставить четкую подпись и качественный оттиск печати.

Ненамеренно или специально могут указать неправильно причину увольнения, например, вместо «по собственному желанию» прописать «прогул». Этот факт можно оспорить в суде и обязать работодателя исправить ошибку.

Важно! Необходимо контролировать, чтобы в записях указывались верные статьи Трудового кодекса. Хотя отслеживание правильного заполнения трудкнижки – прямая обязанность сотрудников-кадровиков, каждому работнику следует самостоятельно контролировать содержание основного документа и своевременно настаивать на внесении исправлений

Это позволит в дальнейшем избежать трудностей с начислением страховой части пособия по старости

Хотя отслеживание правильного заполнения трудкнижки – прямая обязанность сотрудников-кадровиков, каждому работнику следует самостоятельно контролировать содержание основного документа и своевременно настаивать на внесении исправлений. Это позволит в дальнейшем избежать трудностей с начислением страховой части пособия по старости.

Остаться без пенсии реально!

Хотя правительство и обещает перевести все трудкнижки в электронный вид, пока именно привычный бумажный вариант остается главным документом, по которому сотрудник пенсионного фонда сверяет данные, хранящиеся на лицевом счете каждого будущего пенсионера.

На заметку! Трудкнижка является главным документом для подтверждения трудстажа и расчета страховой части пособия по старости.

Выходящие на заслуженный отдых в 2018 году знают, что для получения страховой доплаты им нужно иметь не меньше 9 отработанных лет и 13,8 балла (к 2025 году эти цифры возрастут до 15 и 30 соответственно). Но может оказаться так, что в электронном формате отражены одни данные, а в книжке ошибочно другие.

Если в трудовой книжке допущена ошибка и записи в ней не совпадают с данными на лицевом счете, то этот факт не только вызовет сложности с расчетом страховой части, но и может вовсе ее лишить.

Проблема еще и в том, что только с нулевых годов пенсионный фонд оформил для каждого потенциального пенсионера электронный счет и начал отображать на нем стаж. Чтобы учесть занятость в предыдущие периоды, то есть до 2000 года, необходимо предоставить трудовую.

В 2017 году более 8 тысячам пенсионеров в начислении страховой части отказали. Многим из них пришлось довольствоваться только соцпенсией по причине грубых ошибок в трудовой книжке, которые устранить уже не было возможности – фирма ликвидирована или нет подтверждающих документов.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец документа, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Её можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится отметка о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной отметке признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Если отметка о недействительности идет отдельной строкой, то в графе 4 (основание) ничего не ставится.

Все записи нумеруются в хронологическом порядке.

Текст внесен другой организацией

Если ошибка допущена не текущим работодателем, а тем, у которого работник трудился ранее, то исправления могут быть внесены следующим образом:

  1. Организацией, допустившей ошибку.
  2. Организацией, у которой работник трудится в настоящее время, но при условии, что ей предоставлены соответствующие документы, например, если у работника ошибка в основании для увольнения, то необходима копия приказа с правильной записью и сопроводительное письмо с описанием ситуации.

Такой пакет документов более соответствует правилам делопроизводства, хотя в законодательстве просто указано, что должны быть предоставлен официальный документ.

Исправление организацией, вносившей запись после увольнения

Если исправление производит бывший работодатель, то ему необходимо указать свое полное наименование, а только затем признать недействительность записи и внести правильную. Затем ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых, и печать организации.

Такой порядок не прописан в законе, но простановка названия компании указывает на того, кто делал исправления, а подпись должностного лица и печать заверяет ее.

Указаны не те даты

Мнение эксперта
Алексеев Евгений Игнатьевич
Практикующий юрист с 8-летним стажем. Специализация — уголовное право. Преподаватель права.Николай

В случае если ошибка заключается в том, что указана неверная дата приема, перевода, увольнения и т. д. исправление делается в том же порядке. То есть, отметка признается недействительной и вносится правильная редакция.

Исправление сведений о награждении

В разделе «Сведения о награждениях» также недопустимо вносить исправления путем зачеркивания. Поэтому при выявлении ошибки запись признают недействительной и ставят либо верную, либо указываю причину отмены (запись за № 5 недействительна в связи допущенной ошибкой в приказе о награждении).

Замена сведений на титульном листе

В случае когда у человека меняются личные данные, это не считается ошибкой, но изменения необходимо внести. Делают это следующим образом:

  1. Запись, ставшую неактуальной, зачеркивают одной чертой, а рядом или выше ставят правильную.
  2. На обложке трудовой делают об этом отметку, и указываю документы, послужившие основанием.

Таким же образом изменяют и дату рождения.

Отдельно нужно отметить исправления (дополнения) информации об образовании или специальности. Если работник получил вторую специальность или образование другой степени, то данные просто ставят через запятую, поскольку в этом случае получение высшего образования, не делает средне специальное недействительным.

Исправление неточностей во вкладыше

Все исправления и внесения изменения во вкладыш вносятся в том же порядке, что трудовую книжку.

Если производится замена данных на титульном листе трудовой, эту же процедуру необходимо повторить и во вкладыше (вкладышах).

Запись недействительна

Запись признается недействительной, если в ней обнаружены ошибки. Законодатель не делает пояснения, в каком раздела должна быть допущена ошибка. Это значит, что признавать недействительной нужно любую запись, где обнаружена ошибка.

Ошибка может быть как фактической, так и орфографической. Например, допущена опечатка в должности. Такую отметку также нужно исправить, особенно если должность входит в список тех, которые дают определенные льготы (досрочный уход на пенсию).

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

В случае если она была внесена ошибочно, например, кадровик заполнил не ту трудовую, то ее нужно аннулировать. Запись будет выглядеть следующим образом: «Запись за № 18 аннулирована, внесена ошибочно».

Когда вносятся изменения в трудовую книжку?

Вносить записи в трудовую книжку и корректировать их может ограниченный круг людей. Обычно в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, на которое возлагаются эти функции. Перечень должностей, которых возможно назначить приказом, не установлен. Поэтому руководитель сам вправе назначать и наделять такими полномочиями. Обычно это специалист кадровой службы или бухгалтерии. В случае, когда организация с очень маленьким штатом, руководитель может сам вносить записи в трудовую книжку.

Ошибки чаще всего обнаруживаются в ходе внутренних проверок кадровых документов и тогда вносятся исправления ответственным лицом. Но распространены и ситуации, когда гражданин обнаруживает неточность уже после того, как получил трудовую книжку на руки. Рассмотрим типичные случаи и как поступить.

  1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях на титульном листе.

На титульном листе, согласно Инструкции по заполнению книжки, возможно внести только следующие изменения:

  • связанные с изменением личных данных (ФИО, даты рождения). В этом случае первоначальные сведения зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые и на внутренней стороне обложки делается запись о документе, на основании которого внесены изменения. Заверяется она должностью ответственного работника, подписью и печатью организации;
  • об образовании и специальности. При этом прежние данные не зачеркиваются, а новая запись вписывается рядом. Такое дополнение не требует заверения.

Если трудовая книжка оформляется впервые и на титульном листе допущена ошибка, то такой бланк будет считаться испорченным и подлежать замене.

  1. Владелец трудовой книжки обнаружил ошибку в сведениях о работе или награждениях.

В этом случае следует поступить следующим образом:

  • подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
  • запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
  • запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.

Корректировки в трудовой книжке по судебному предписанию

Важно! Если в ходе судебного процесса, рассматривающего факт незаконного увольнения работника, последнего решением суда восстановили на должности, то в трудовой книжке проставляется соответствующая запись:

  • сначала делается указание на факт недействительности сделанной ранее записи, согласно которой сотрудник был уволен;
  • затем в 3 графе после данной записи пишется: «восстановлен на прежней должности»;
  • в 4 графе ставится ссылка на приказ, на основании которого производится восстановление.

Ввиду закрытия записи о работодателе перед исправляющей отметкой делается заголовок, отражающий официальное название организации.

У работника также есть право получить полный дубликат своей трудовой книжки, при этом работодателю потребуется полностью перенести все записи, кроме той, что в судебном порядке признана недействительной.

На трудовой книжке, которую работодатель будет заменять, ставят пометку, подтверждающую выдачу дубликата с реквизитами. Титульный лист нового бланка в правой части сверху будет иметь отметку – «дубликат». У сотрудника при этом не затребуют никакой документации.

Когда трудовая считается недействительной

Учитывая то, что трудовая книжка является единственным документом, к котором отражены все этапы трудовой деятельности её владельца, дополнительный контроль за точностью её заполнения никогда не будет лишним.

Трудовую книжку могут признать недействительной, если в ней:

  • неверно указаны ФИО владельца. Расхождение даже в одной букве с паспортными данными может вызвать определённые проблемы, связанные с идентификацией обладателя документа;
  • нет печати организации или подписи лица, заполнявшего одну из граф документа;
  • существуют несоответствия в датах заполнения. Нередко это делается с целью увеличить трудовой стаж.

При этом, отказать работнику в трудоустройстве по причине того, что его трудовая книжка недействительна, работодатель не имеет права. В этом случае может быть оформлена новая книжка, в которую не будут внесены неправильные сведения.

Помимо этого, если книжка будет признана недействительной, то при увольнении или переводе на другую работу, её владелец имеет право обратиться к работодателю за предоставлением дубликата.

Мнение эксперта
Алексеев Евгений Игнатьевич
Практикующий юрист с 8-летним стажем. Специализация — уголовное право. Преподаватель права.Николай

На обложке исправленного документа должно быть указано, что это – дубликат. Законодательство предписывает работодателю всячески содействовать работнику в получении сведений, необходимых для переоформления документа.

Как внести исправления

Работодателю особенно важно учитывать следующее правило: при исправлении недостоверной информации в трудовой книжке ему не допускается использовать корректоры или лезвия. Любые правки производятся исключительно через признание отдельной записи недействительной и ошибочной

Согласно законодательным нормам, для внесения изменений сотрудник должен предоставить документальное подтверждение ошибочности сведений. Причем такое подтверждение должно быть предоставлено в оригинале: копии и свидетельские показания не учитываются.  Последние позволяется учесть только в двух случаях: если они были обусловлены решениями судебной инстанции, или на предприятии имела место массовая утрата трудовых книжек компанией (по абз. 2 п. 29 Правил №225).

Исправления в трудовую книжку о недействительности записи вносятся в разделы, которые содержат информацию о местах работы сотрудника или о его награждениях. Эти пояснения содержатся в п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года. В указанном документе отмечается, что в трудовой книжке должна появиться запись о недействительности внесенной информации. Для этого:

  1. В 1 графе указывается хронологический номер такой записи. Номер указывается по порядку, причем не имеет значения, какая из записей по счету будет корректироваться с помощью данного исправления. Например, если корректировке подлежит запись №2, а всего на текущий момент 6 записей, то исправляющая запись будет иметь №7.
  2. Во второй графе трудовой книжки проставляется дата внесения корректировочных отметок в формате хх.хх.хххх.
  3. В третью графу вносится непосредственно корректировочная запись «Например, запись №2 недействительна».
  4. В графу 4 вносятся реквизиты документа, на основании которого сделана корректировка. Например, если фирма исправляла собственные ошибки, то это будет внутренний локальный акт, а если ошибки прошлого работодателя – то это реквизиты предоставленной сотруднику справки или выписки по прошлому месту работы.

На этом корректировка сведений считается завершенной. Сотруднику остается только произвести правильную запись в трудовую книжку.

Неточности в порядковом номере записи, дате внесения, содержании и реквизитах документа исправляются в общем порядке.

При необходимости внесения изменений в раздел с поощрениями после признания записи недействительной вписывается верная информация: дата и номер получения вознаграждения, данные о полученном работником поощрении, реквизиты нормативно-правового акта.

Образец того, как сделать запись в трудовой книжке недействительной, можно скачать здесь.

Здесь приведен общий порядок внесения исправлений в трудовую книжку, но на практике возникают специфические ошибки, исправление которых не урегулировано законодательно. Такие неточности исправляются, согласно сложившейся в кадровом делопроизводстве практике, на основании аналогичных примеров самостоятельно специалистами кадровой службы.

В случае признания увольнения недействительным отметка об этом вносится в трудовую книжку в общем порядке. При этом по заявлению работника ему могут выдать дубликат трудовой книжки, в котором вовсе не будет отметки о незаконном увольнении.

Трудовая книжка имеет ограниченное количество страниц. Если строчек в трудовой книжке не хватает, то специалист кадровой службы оформляет вкладыш. Этот документ хранится вместе с трудовой книжкой. Особых правил для внесения исправлений во вкладыш трудовой книжки не предусмотрено: это делается по общему алгоритму.

Работодателю следует помнить, что за нарушение правил исправления неверных записей в трудовой книжке он несет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Таким образом, запись, которая внесена в трудовую книжку по ошибке, считается недействительной, только когда ошибка допущена в разделе с информацией о месте работы сотрудника или имеющихся у него наградах. Для этого необходимо в хронологическом порядке внести запись о недействительности ошибочной записи и далее сделать правильную заметку. В графе 4 трудовой книжки в обязательном порядке необходимо прописать документ, который послужил основанием для внесения исправлений. Исправления в трудовую книжку вносятся как прошлым работодателем, который допустил ошибку, так и нынешним. Свидетельские показания не могут стать основой для исправления. Зачеркивание или замазывание неправильных записей не допускается.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии.

Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации