Андрей Смирнов
Время чтения: ~17 мин.
Просмотров: 0

Как осуществить переход на электронные больничные листы и подключить информационную систему органов фсс?

Как работодатель может проверить электронный больничный лист

В настоящее время всех средних и крупных работодателей обязали обзавестись доступом к особой информационной базе от ФСС, позволяющей организовать учёт электронных больничных листков.

Здесь следует учитывать, что если сотрудник решит оформить электронку, то у работодателя появляется обязательство по заполнению своей части документа через персональный компьютер. Сделать это потребуется после выздоровления и выписки работника предприятия из лечебного учреждения.

Электронный документ позволяет работодателю рассчитывать на компенсационные выплаты из бюджета ФСС на сотрудника. При этом величина финансовой выплаты при использовании электронной и бумажной версии больничного листа одинаковая.

Предусмотрена следующая стандартная процедура заполнения больничных листков и получения финансовых выплат:

  1. Работодатель подписывает особое соглашение с региональным представительством ФСС для получения доступа к информационной базе.
  2. Работодатель проходит процедуру регистрации в особом приложении от ФСС, названном ЕИИС «Соцстрах». Организация учёта и оформления бумажных и электронных документов производится с использованием этого программного обеспечения.
  3. Работодатель берёт на себя обязательство по обучению своего бухгалтера, результатом которого должно стать успешное освоение приложения «Соцстрах». На законодательном уровне также разрешается наём ещё одного бухгалтера, уже освоившего основные принципы использования программы.
  4. Бухгалтеру после завершения обучающего курса понадобится особая электронная подпись. Её можно получить в государственном заведении (к примеру, в МФЦ). С помощью этой подписи производится подтверждение электронных документов о прохождении сотрудниками процедуры лечения. Все затраты на оформление возлагаются на работодателя.
  5. Процедура оформления завершена. Если кем-то открыта справка о прохождении курса лечения, то после его окончания такой работник должен передать в бухгалтерию особый код, выступающий идентификатором электронки. Далее бухгалтером выполняется поиск больничного листа работника в приложении «Соцстрах» и заполнение соответствующей части документа. Затем им выполняется расчёт, и осуществляется выплата компенсации на лечение в срок до 10 календарных дней после получения документа. Дополнительно отправляются данные о больничном листке в ФСС, чтобы работодатель смог получить в дальнейшем финансовую компенсацию из бюджета ФСС на лечение своего сотрудника.

Подробное сравнение

Нужны ли документы для оформления?

В случае оформления бумажного листка необходим только паспорт пациента. А вот для регистрации электронного бланка кроме паспорта от пациента потребуют оформить письменное согласие.

Каким образом происходит заполнение?

Специальный бланк заполняется от руки черной гелевой ручкой печатными буквами или сведения печатаются на компьютере, затем распечатываются в специальной программе. В случае электронного листка кроме привычной программы врач заносит необходимые данные в дополнительную, разработанную ФСС.

Есть ли защита от подделки?

Бумажный больничный фактически не защищен от подделки. ЭЛН, напротив, защищается от подделки благодаря передаче его в зашифрованном виде и постановке усиленной подписи врача. Такая подпись является платной и стоит порядка 1 тысячи рублей в год.

Каким образом происходит передача документа в ФСС?

Пациент получает оформленный больничный и несет его работодателю. Тот, в свою очередь, организует передачу данных в страховую службу. Так работает система в случае оформления бумажного варианта.

В случае с электронным документооборотом для передачи документа из МО в ФСС необходима организация канала связи через интернет, что не всегда возможно, тем более, что на некоторых рабочих местах такой доступ запрещен из соображений безопасности. Поэтому его настройка может потребовать дополнительных затрат на реализацию.

Ещё одним отличием нововведения является то, что для перехода на новую систему работодателю требуется сначала подойти в филиал ФСС и подписать соглашение об информационном взаимодействии.

Заметно, что процесс выдачи больничного сильно усложняется. Особенно учитывая то, что МО, входящие в систему здравоохранения, а не ФСС, действуют в соответствии со своим нормативно-правовым актом — Приказом Минздрава от 29.06.2011 г. №624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности».

Этим документом однозначно определена выдача бланочного листа. Никаких изменений, связанных с тем, что нужно переходить на ЭЛН, в этот приказ внесено не было, а значит врач в любом случае обязательно должен выписать бумажный больничный.

Подробнее о тонкостях работы с ЭЛН и взаимодействия с ФСС читайте тут, а здесь вы узнаете о нюансах работы с электронным больничным листом в системе СБИС.

Плюсы и минусы

К плюсам введения ЭЛН можно отнести:

  • Сокращение бумажной волокиты.
  • Упрощение документооборота компании и сокращение бумажных архивов.
  • Возможность отслеживания работодателем сроков больничных.
  • Исключение риска ошибок при заполнении бланков (опечатку легко исправить).
  • Ускорение взаимодействия с ФСС (не нужно передавать туда бумажный вариант).
  • При закрытии больничного пациентам не придется стоять ы очереди, ожидая печати: данные сразу направят работодателю.

Минусы нововведения:

  • Затраты для МО на электронные подписи врачей и интернет-связь (если не было налажено).
  • Оформление дополнительного документа — письменного согласия пациента на выдачу больничного в новом формате.
  • Дополнительные действия оформляющего врача: кроме занесения данных в специальную программу по стандартам системы здравоохранения требуется внести то же самое в другую программу для ФСС.
  • Внедряемая схема выписки больничных листов нарушает основное из требований приказа Минздравсоцразвития РФ №364 «Об утверждении концепции создания ЕГИСЗ», а именно, цитата «…однократный ввод и многократное использование первичной информации, (полученной от медицинского (фармацевтического) работника, гражданина, должностного лица)…».
  • Несоответствие приказу №624н.

Важно! Электронная задумка ФСС законодательно закрепляет дополнительную нагрузку на врачей и противоречит действующим нормативным документам.

Для реализации всех плюсов введения ЭЛН существенно может помочь интеграция двух различных электронных систем ведения документации: той, которой пользуются медики, и той, которая заполняется для ФСС. А пока этого не произошло, целесообразнее продолжать выдачу стандартных бумажных листков, на оформление которых тратится гораздо меньше ресурсов участников взаимодействия.

Принцип внедрения в компании

Работа с нововведением начинается с разъяснительной беседы руководителя с работающим персоналам. В обязанность работодателя входит необходимость объяснить коллективу понятие электронного больничного и как с ним работать. Одновременно следует произвести наладку нового программного обеспечения и, соответственно, обучить бухгалтера и нормировщика работать с новой системой учёта данных, либо нанять новою должностную единицу для этого.

Этапы работы с больничным листом на предприятиях, начиная с 2019 года:

  1. Системная регистрация.
  2. Учет личного номера электронного больничного.
  3. Закрытие больничного листа

Что касается сроков получения денежных выплат для работников, которые находились в течение определенного времени на больничном, то нововведение с электронными листами значительно сократило все сроки. Это стало возможным благодаря исключению из общей цепочки «больница – отдел нормирования труда» всех этапов, относящихся к получению, обработке и организации хранения бумажной выписки из медучреждения.

За счет того, что денежные пособия за период больничного реализуются непосредственно за счет Федеральной Системы Страхования, начиная с 2019 года работающий гражданин страны имеет возможность прямых выплат, минуя расчетные отделы компании, что также значительно сокращает этот период. Данный проект стартовал с 1 января и реализуется в 50 регионах страны.

Информацию об индивидуальном номере электронного листа нетрудоспособности каждый работник может узнать после того, как будет закрыт больничный. Персонально каждому бывшему пациенту выдается талон, где приводится вся необходимая для дальнейших действий со стороны работодателя информация, в том числе сроки и номер листа. Этот документ необходимо предоставить в отдел нормирования. Так работодатель получает информацию по номеру в персональном кабинете и передает ее в программу бухгалтерского учета.

Благодаря нововведению с больничными листами, процесс обработки данных намного упростился. В случае, если сотрудник не предоставил номер своего электронного больничного, руководитель может найти информацию по фамилии, страховому номеру лицевого счета и срокам.

При закрытии электронного больничного листа на предприятии работодателю необходимо иметь следующие данные о работнике, восстановившем свою трудоспособность:

  • средний заработок;
  • стаж работы;
  • даты начала и конца больничного;
  • причина нетрудоспособности.

С помощью встроенного автоматического калькулятора, программное обеспечение ведет расчет пособия к денежной выплате. На основе приведенной информации, программа делит сумму на количество выплат со стороны компании и государства. Таким образом полностью исключается необходимость хранить выписку из больницы об электронном больничном.

Сравнительная характеристика бланков

Переход на электронные носители листков нетрудоспособности имеет свои преимущества и недостатки при использовании. Сравнительная характеристика по ключевым параметрам представлена в таблице:

Критерии оценкиЭлектронный бланкБумажный носитель
Вероятность подделкиИсключенаСуществует риск подделки, как формуляра, так и приобретения утерянного сертифицированным учреждением
Допущенные ошибки при заполненииЛегко исправимы без необходимости получения дубликата вне зависимости от допустившей ошибки стороныОшибки медучреждения не исправляются, документ не подлежит начислению пособия и требует замены на дубликат
Порча и утеряИсключеныТребуют замены, при утере работником необходима справка из бухгалтерии об отсутствии и заявления на имя главврача
Порядок полученияПри наличии автоматизированной системы в медучреждении и у работодателяВ любой медицинской организации
Количество экземпляров при наличии нескольких нанимателейОдин, если все имеют подключение к базе соцстрахаОригинал с индивидуальным номером для каждого работодателя
Начисление пособияПри регистрации в соцстрахе, подключении специальной программыВозможно даже без наличия компьютера
Удобство в использованииПроще отслеживать продолжения ранее выданных листков, общее количество календарных дней по уходу за членами семьи в годуОтслеживание продолжения и количества использованных дней необходимо в аналитике, составление дополнительных справок бухгалтерии требуется при перерасчёте

Как работник может получить электронный больничный?

Для того, чтобы оформить лист нетрудоспособности в электронном виде, гражданину Российской Федерации необходимо обратиться в те медицинские учреждения, где он планирует обходить обследование. Для этого ему необходимо предоставить письменное согласие на обработку своих данных, а также заполнить специальных бланк, шаблон которого общедоступен и его можно скачать с официального сайта Фонда Социального Страхования.

Когда период больничного подходит к концу, лечащий врач выдает пациенту талон, имеющий схожие параметры с теми бумажными больничными листами, к которым привыкло население. Эти талоны содержат все необходимые данные для дальнейшего формирования выплат.

Несомненное преимущество электронного листа нетрудоспособности заключается в том, что при потере документа вся информация о больничном не исчезает, а остается доступной для работодателя. Последний может в любое время получить эти данные, используя фамилию, индивидуальный номер страхования и сроки больничного пациента.

Работник может получить доступ к информации из электронного листа нетрудоспособности посредством регистрации на сайте госуслуг, либо в личном кабинете ФСС. В результате он может в удобное для себя время проверить больничные документы и при желании выгрузить их. Не желающие регистрироваться информацию о больничном получают непосредственно в ФСС.

Применение электронных больничных не может быть запрещено руководством предприятий. В связи с нововведением, последние обязаны провести внедрение нового программного обеспечения и наладить систему работы с электронными больничными для своих работников.

Раздел «Лист нетрудоспособности»

Раздел присутствует в следующих типах пособий:

  • пособие по нетрудоспособности;
  • пособие по беременности и родам;
  • пособие по профтравме, болезни.

Заполняется на основе листка нетрудоспособности, представленного работником. Расположение полей соответствует бумажному бланку, который выдается в медицинском учреждении.

1. «Лист нетрудоспособности №» — в ячейке следует указать номер листа нетрудоспособности: 12-значный код под штрих-кодом в верхнем правом углу бланка листа нетрудоспособности.

2. Укажите, является ли лист первичным или продолжением; дубликатом или оригиналом.

  • Если формируемый лист нетрудоспособности не является продолжением другого листа, поставьте галку в поле «Первичный».
  • Если лист нетрудоспособности выдан взамен утерянного, отметьте поле «Дубликат».
  • Если лист является продолжением другого листа, номер первичного листа следует указать в поле «Продолжение листа нетрудоспособности №». В поле «Первичный» галку ставить не нужно.

3. Заполните все обязательные поля ниже (они будут подсвечены красным), как в бумажном бланке, выданном в медицинском учреждении.

Некоторые особенности заполнения:

  • В зависимости от того, какой код причины нетрудоспособности выбран, ниже будут подсвечены красными рамками обязательные для заполнения поля.
  • В справочнике кодов нет значений 04 (несчастный случай на производстве или его последствия) и 07 (профессиональное заболевание или его обострение). Документ с этими причинами нетрудоспособности нельзя отправлять в электронном виде. Следует представлять эти данные в ФСС на бумажных носителях.
  • Если выбрано место работы «по совместительству», то в поле «№» следует указать номер листа нетрудоспособности, предъявляемого на основном месте работы.
  • Если был выдан еще один лист, который является продолжением заполняемого, то следует указать его номер в самом низу раздела.

4. Раздел «Лист нетрудоспособности» заполнен, следует нажать кнопку «Сохранить» и перейти к следующему.

Постановление Правительства РФ от 16 декабря 2017г. №1567

Постановлением утверждены Правила информационного
взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций
и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы

по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме
электронного документа.

Данным документом определено, что форматы сведений,
размещаемых в информационной системе «Соцстрах», утверждаются Фондом
социального страхования Российской Федерации.

Кроме того, установлен перечень информации, представляемой в
ЕИИС «Соцстрах» в целях формирования листка нетрудоспособности в форме
электронного документа, и сроки ее представления.

Сведения

Представляющее лицо (организация)

Состав информации

Срок представления

о медицинской организации и застрахованном лице (работнике)

Медицинские организации

  1. О страховом номере индивидуального лицевого счета работника в системе
    обязательного пенсионного страхования.
  2. О временной нетрудоспособности работника, беременности и родах.
  3. О нарушении режима лечения
  4. О членах семьи, за которыми осуществляется уход
  5. О направлении застрахованного лица на медико-социальную экспертизу
  6. Иные сведения, необходимые для формирования листка нетрудоспособности.

В течение одного рабочего дня с момента начала формирования или
дополнения листка нетрудоспособности в форме электронного документа

о проведении медико-социальной экспертизы застрахованного лица
(работника)

Федеральные государственные учреждения медико-социальной экспертизы

В течение одного рабочего дня с момента завершения проведения
медико-социальной экспертизы застрахованного лица

данные, необходимые для исчисления пособия

Работодатель

  1. Данные о страхователе (работодателе).
  2. Информация о застрахованном лице (работнике)

С учетом сроков, установленных для назначения и выплаты страхового
обеспечения в соответствии с законодательством РФ:

  1. Об обязательном социальном страховании на случай временной
    нетрудоспособности и в связи с материнством (в течение 10 календарных
    дней
    со дня обращения застрахованного лица).
  2. Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на
    производстве и профессиональных заболеваний.

Достоверность размещаемой в ЕИИС «Соцстрах» информации подтверждается
поставщиками информации посредством использования усиленной квалифицированной
электронной подписи.

Причины отказа

Для страхователей существует ряд неудобств, поскольку механизм взаимодействия до конца не отлажен и использование бумажных бланков надёжней. Фирме придётся вести двойной учёт в любом случае, поскольку нельзя заставить работника предоставлять только листок в электронном виде, как и медицинское учреждение зарегистрироваться в системе учёта без личного желания.

Отказать в начислении листка нетрудоспособности и оплате виртуального документа работодатель может, сославшись на отсутствие подключения к системе. Эта норма прописана в ч.5 статьи 13 закона № 255-ФЗ от 29.12.2006 года. Поскольку переход на электронный документооборот носит рекомендательный характер, то отказ от оплаты при сообщении работником полученного номера не будет считаться нарушением трудового законодательства, что подтверждается письмами трудового ведомства.

Если организация получила письмо от ФСС, то необходимо составить мотивированный отказ с указанием следующих причин:

  • отсутствие утверждённого порядка и обязательности применения;
  • нехватка средств на дополнительную доработку бухгалтерских программ, способных принимать импорт из системы ФСС;
  • необходимость ведения двойного учёта бюллетеней в случае, если медицинское учреждение, открывающее формуляр, не заключило соглашение с фондом.

2020 zakon-dostupno.ru

Порядок предоставления БЛ

Для возмещения руководителю выплат по больничным листам, ему необходимо подать определенный пакет документов. Сделать это можно несколькими способами.

Как отослать через портал Фонда социального страхования?

Документооборот с Фондом социального страхования не налажен соответствующим образом. Как можно передать документ? Подавать документы приходится лично. Для получения возмещений выплат по больничным листам требуется предоставить такие бумаги:

  • Заявление от страхователя. В нем обязательно указывается наименование предприятия, регистрационный номер, юридический и фактический адреса, а также сумма, которую нужно возместить.
  • Для больничных, оплаченных с начала 2019 года, предоставляется справка с расчетом начисленных и уплаченных страховых взносов. В справке должны быть все данные, которые требуются в соответствии с Приказом Минтруда РФ от 28.10.2016 №585н. Дополнительно предоставляется расшифровка затрат на страхование.
  • Документ, свидетельствующий о наступлении страхового случая – лист временной нетрудоспособности.

Примечание. В регионах, которые участвуют в «Пилотном проекте», работает шлюз Фонда социального страхования для отправки больничных листов. Со временем возможно увеличение пользователей, за счет внедрения электронных больничных листов.

Можно ли через Госуслуги?

Через сайт Госуслуги есть возможность подать заявление на назначение и выплату пособия по временной нетрудоспособности в случаях, когда нет возможности получить выплаты от работодателя. Срок предоставления составляет 10 дней и предоставляется на бесплатной основе.

Для получения услуг в электронной форме нужно:

  1. Авторизоваться на сайте Госуслуги через вход или регистрацию нового пользователя. Услуги предоставляются только для подтверждённых учетных записей. Страница услуги — https://www.gosuslugi.ru/26223.
  2. Заполнить электронную форму. Для ее заполнения понадобится:
    • заявление по выплате пособия;
    • больничный лист;
    • справка о сумме ЗП и других вознаграждений или выплат;
    • заявление о направлении запроса в пенсионный фонд;
    • документ, подтверждающий страховой стаж;
    • документы, подтверждающие невозможность установить местонахождение страхователя или его имущества;
    • документы, которые подтверждают отсутствие у страхователя возможности выплатить компенсацию;
    • документы, подтверждающие ликвидацию предприятия или проведение подобной процедуры;
    • информация о внесении требований застрахованного лица в реестре требований.
  3. Ждать регистрации и проверки заявления. В подтверждение придет уведомление в Личный кабинет пользователя.
  4. Ожидание результатов рассмотрения. При рассмотрении заявления придет уведомление в Личный кабинет заявителя.
  5. Забрать документ о назначении пособия и еще один, подтверждающий перечисление денежных средств от органа ФСС.

Другие способы

Подать документы в ФСС можно:

Через законного представителя.
Посредством почты

При отправке почтой осуществляется опись вложения, на которой сотрудники почтового отделения ставят штамп с отметкой о дате отправки, сотавлять ее нужно в двух экземплярах (второй вкладывается в конверт для ФСС).
Внимание! Отправлять документы лучше ценным письмом.

Через Многофункциональный центр (МФЦ). Документы подаются в административный центр заявителем по принципу «одного окна», далее взаимодействие с государственными органами происходит без участия заявителя.

Что делать, если не принимают ЭЛН на работе?

Руководство предприятия обязано принять электронный вариант больничного листа. Этот момент указан в статьях ТК России. Если по техническим причинам работодатель отказывается брать электронный лист о нетрудоспособности, тогда сотруднику следует обратиться к врачу, выдавшему такой документ, для получения бумажного варианта, заверенного печатью, подписью и штампом по всем правилам. Об этом говорится в письме ФСС №02-09-11/22-05-13462 от 11 августа 2017 года.

Таким образом, электронные больничные листки имеют множество преимуществ для работодателей, медперсонала и самих работников. Но пока еще не на всех предприятиях введена система электронного документооборота. Это нужно учитывать при выборе формы предоставления листка о нетрудоспособности в кабинете врача.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38

Как получить?

Согласие

На каждый страховой случай обязательно брать письменное согласие сотрудника о том, что он не против получения электронного варианта больничного.

Оформление в медучреждениях

Оформлять ЭЛН могут только медицинские организации, участвующие в Медицинской информационной системе. Лечащий врач формирует новый больничный лист, куда вносятся необходимые данные. После чего система выдает документу уникальный номер.

Что делать, если начальник не принимает ЭЛН?

Поскольку система электронных больничных это право, а не обязанность, работодатель вправе отказать в принятии ЭЛН. Чтобы получить необходимые выплаты необходимо повторно обратиться в медицинское учреждение для выдачи листа на бумажном носителе. Ранее выданный ЭЛН аннулируется.

Система электронных больничных еще молода и иногда преподносит неприятные сюрпризы, но она способна облегчить жизнь всем участникам процесса. Ведь никто не станет спорить с тем фактом, что за компьютерными технологиями будущее.

Просмотр результатов проверки

Если документ принят к рассмотрению

Если документ был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, то отобразится статус «Принят ФСС». Это конечный статус.

Чтобы просмотреть квитанцию, необходимо кликнуть по строке с документом и перейти по ссылке «Просмотреть квитанцию».

 

На экране отобразится окно с квитанцией.

  

Документ, на который поступила квитанция, можно отредактировать и отправить повторно в ФСС. Для этого необходимо кликнуть по строке с документом и нажать кнопку «Исправить ошибки и отправить заново» либо «Создать перерасчет». Также эти функции будут доступны, если навести мышку на строку с документом и кликнуть по .

  • «Исправить ошибки и отправить заново» — данным пунктом следует воспользоваться, если на шлюзе ФСС документ прошел проверки и был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, но при его рассмотрении были обнаружены недочеты и ФСС направил работодателю извещение об ошибках (например, «Почтой России»). Следует исправить ошибки, указанные в извещении, и отправить документ заново.
  • «Создать перерасчет» — данным пунктом следует воспользоваться, если на шлюзе ФСС документ прошел проверки и был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, но уже после получения квитанции работодатель понял, что допущена ошибка в данных для расчета. При создании перерасчета в разделе «Расчет пособия» потребуется указать причину перерасчета, исправить нужные данные и отправить документ заново.

Если документ не принят

Если документ не был принят в ФСС, то отобразится статус «Не принят ФСС». Чтобы просмотреть протокол, необходимо кликнуть по строке с документом и перейти по ссылке «Просмотреть протокол ошибок».

 

На экране отобразится окно с протоколом.

Документ, на который поступил протокол, необходимо исправить и отправить повторно в ФСС. Для этого необходимо кликнуть по строке с документом и нажать кнопку «Исправить ошибки и отправить заново». Также эта функция будет доступна, если навести мышку на строку с документом и кликнуть по .

  

После выбора пункта «Исправить ошибки и отправить заново» статус документа изменится на «Создан». При необходимости всегда можно просмотреть протокол, кликнув по  и выбрав пунктПросмотреть документооборот».

Кто производятся выплаты пособий

Сформированный в 2019 году больничный лист в электронном виде, как и в случае с бумажным вариантом, нацелен на передачу информации со стороны работодателя для предоставления работнику денежных выплат.

В случае болезни сотрудник компании получает денежное пособие по электронному листу, обязательство выплачивать 3 дня из которых берет на себя предприятие, а 4 – государство. Полностью весь период больничного будет оплачиваться Федеральной Службой Страхования, если:

  • произошел несчастный случай;
  • работник пострадал в результате профзаболевания;
  • болеет член его семьи.

Компания несет на себе ответственность произвести выплаты за весь больничный период в том случае, если она не участвует в государственном проекте, описанном выше. Расходы, которые она несет, компания может возместить за счет ФСС в размере, установленном законом.

Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Максим Иванов
Наш эксперт
Написано статей
129
Ссылка на основную публикацию
Похожие публикации