Какие документы должен выдать работодатель при увольнении

Трудовая книжка

В ней должна стоять запись об увольнении, заверенная подписью кадровика и печатью организации или предприятия.

Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в соответствии с формулировкой Трудового кодекса. Обязательно в записи должно значиться согласно какой статье, ее части и пункту Трудового кодекса или другого федерального документа расторгается трудовой договор. Это правило обозначено в статье 84.1 Трудового кодекса.

При увольнении работника по собственному желанию нет единого подхода к внесению записи в трудовую книжку. Кадровики могут придерживаться как требований статьи 84.1 Трудового кодекса, так и указаний, обозначенных в пункте 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда России от 10.10.2003 № 69. При этом в трудовую книжку вносится соответствующая запись.

Работник должен поставить свою подпись в трудовой книжке, ознакомившись с записью. Подпись ставится под записью кадровика.

Согласно п. 5.6 Инструкции по заполнению трудовой книжки, если работник увольняется по собственному желанию по уважительным причинам, для которых государством предусмотрено какие-либо преимущества или льготы, запись об увольнении должна вноситься с указанием таких причин. К ним можно отнести перевод супруга в другую местность или необходимость ухода за одним из членов семьи.

Увольнение в порядке перевода в другую организацию, как гласит п. 5 ст. 77 Трудового кодекса, может проводиться с согласия самого сотрудника или по его просьбе. Запись в трудовой книжке при увольнении должна это отражать.

Если происходит увольнение по истечению срока трудового договора, то запись производится согласно п. 2 ст. 77 Трудового кодекса, в ней указывается, что сотрудник уволен по причине истечения срока трудового договора.

Если работник увольняется по другим причинам, то они должны быть указаны в формулировке записи со ссылкой на статью и пункт закона, согласно которому происходит увольнение. Это может быть ликвидация предприятия, нарушение трудовой дисциплины и другие причины.

СЕМЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.

1. Трудовая книжка

Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.

Невыдача данной справки считается нарушением, ведь без нее новый работодатель не сможет правильно начислить пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Суды считают, что ответственность за невыдачу справки наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

Отчисления в пенсионный фонд

1. Организации, производящие выплаты согласно любым соглашениям в пользу физических лиц.
2. ИП: за лиц, в пользу которых производились выплаты денег за работы или услуги по договорам любого рода, а также за себя.
3. Нотариусы, адвокаты и прочие категории самозанятых граждан.
4. Физические лица, при ситуации, когда они производят выплаты согласно любым соглашениям, и в тех ситуациях, когда они не выступают в качестве индивидуальных предпринимателей.

Бухгалтерия за отчетный период начисляет 22% от заработка рабочих в ПФР. Если зарплата достигла уровня более 624000 рублей, то тариф должен составлять 10%. К примеру, если сотрудник получает каждый месяц 20000 рублей, бухгалтерия каждый месяц начисляет 4400 рублей.

Рекомендуем прочесть: Надо узнать поправки которые вступают в 18 году по статье 228 часть 2

Выдаем документы при увольнении

На основании ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также должен выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Из положений ст. 84.1 ТК РФ следует, что документы, выдаваемые работнику при увольнении, подразделяются:	На обязательные (выдаются в силу норм законодательства без заявления работника)
На выдаваемые по заявлению работника

По письменному заявлению работника ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В таком случае все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). В Определении от 25.01.2007 № 131-О-О Конституционный суд пришел к выводу, что в этой ситуации последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.

Приведем перечень документов, выдаваемых увольняемому работнику:

• трудовая книжка;

• справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы в ФСС, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством, если на сохраняемую заработную плату за этот период указанные страховые взносы не начислялись (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Федеральный закон № 255-ФЗ). При выдаче справки желательно получить от работника письменное подтверждение ее получения. Форма справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

Что касается документов, выдаваемых в день прекращения трудового договора по письменному заявлению работника, к ним относятся:

• справка о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ ( НК РФ). Форма 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@;

• справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», пп. «в» п. 4 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и пп. «г» п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 891). Рекомендованная форма справки приведена в Письме Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421;

• копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении. По мнению арбитров, работник может запросить копию трудового договора, а работодатель обязан предоставить ее работнику, даже если экземпляр трудового договора выдавался работнику при его заключении (апелляционные определения Московского городского суда от 12.09.2016 по делу № 33-32633/2016, от 28.10.2014 по делу № 33-38031/2014);

• справка о заработной плате;

• справка о периоде работы у данного работодателя.

Согласно ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки, справок о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

Для заверения копий можно использовать штамп, что разрешено п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (действует в редакции от 14.05.2018).

Если штамп отсутствует, для заверения копии документа ниже реквизита «Подпись» делается отметка, которая включает:	Надпись «Верно»
Должность, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию) лица, заверившего копию
Дату заверения

Ответственность работодателя за невыдачу документов или их задержку

Отказ или нарушение установленных сроков для выдачи документов – игнорирование требований трудового законодательства и гарантированных прав рабочих.

При подтверждении фактов задержки выдачи документов, виновные должностные лица понесут административное наказание в виде штрафа. Одновременно и сама компания, выступающая юридическим лицом, может быть оштрафована. Если ранее за аналогичные нарушения собственника или руководителя уже привлекали к ответственности, сумма штрафа будет значительно больше.

Если речь идет о невыдаче вовремя трудовой книжки, работодателю придется:

• компенсировать средний заработок за все дни, пока не отдаст документы владельцу;
• в некоторых ситуациях возместить нанесенный моральный вред.

Чтобы этого не случилось, готовя приказ на увольнение, одновременно оформляют обязательные справки.

Остальные копии документов и справочная информация, касающаяся трудовой деятельности у работодателя, предоставляются по заявлению. Поэтому не стоит бояться, что все рабочее время придется тратить лишь на подготовку справок уволенным работникам.

Нюансы выдачи документов

Закон определил порядок выдачи документов, а также отведенный для этого срок. Определенные бумаги выдаются от начальника подчиненному в обязательном порядке при увольнении последнего. Есть документы, которые могут быть переданы при обращении сотрудника к работодателю. Обращение необходимо составить произвольно, но в письменном виде. Перечислить в нем бумаги, которые увольняющийся хотел бы получить от работодателя. Бумаги должны быть готовы в течение трех дней. Обычно этот алгоритм не вызывает проблем у работодателя.

Но не всегда. По ряду причин происходят на предприятиях, в компаниях ситуации, когда документы не выдаются. Причины не озвучиваются. Вместо них администрация компании, предприятия говорит об отъезде начальника, генерального директора. Следовательно, копии документов, подлежащих выдаче, удостоверять некому. Но эти причины не могут считаться уважительными!

Законодатель не установил, что работодатель имеет право на отказ в предоставлении документов по этим причинам. Обязанность передать нужные человеку бумаги – это обязанность бывшего начальника. За несоблюдение этого требования, работодатель может быть привлечен к ответственности, наступающей по КОАП.

Не все работодатели добросовестно выполняют свои обязанности. Поэтому, если возникла эта неприятная ситуация, человек может решить проблему следующими способами:

1. Составить заявление (2 копии) о том, что ему необходимы определенные бумаги, сдать заявление в секретариат компании. На бумаге не нужно отражать причины, побудившие человека обратиться за справками. Это никого не касается, так как является исключительной прерогативой увольняющегося сотрудника. Достаточно написать фразу «прошу предоставить мне» и расписать, какие из документов ему необходимы. Когда заявление сдается через секретаря, ему присваивается входящий номер. Вторая копия заявления возвращается назад. Но на ней стоит пометка о том, что заявление было принято.
2. Заявление, если работник не может лично посетить секретаря, может быть отправлено через почту. Но здесь необходимо указать, что отправление осуществляется заказным письмом. Отправитель должен понимать, что до компании заявление дошло. И заказать для этого на почте уведомление о вручении.

Как только работодатель получит заявление, вне зависимости от того, каким путем оно было передано – почтой или лично, в течение трех суток он обязан приготовить человеку все документы, указанные в перечне заявления. Если работодатель так и не отреагирует на просьбу, то человек пишет жалобу. И здесь также возможны варианты:

1. Трудовая Инспекция. Это орган создан для того, чтобы защищать трудовые интересы граждан. Жалобу можно оставить онлайн, путем заполнения специальной формы, а также через личное помещение Трудовой Инспекции. На обычную жалобу, не вызывающую особых сомнений, инспекторам на рассмотрение дается месяц.
2. Прокуратура. В этот орган также можно обратиться, поскольку в его компетенцию входит надзор над законностью в стране. А ущемление прав работников – незаконные действия. Жалобу можно направить через почту. Но более действенным вариантом выступает запись на личную встречу с прокурором. На ней гражданин сможет объяснить, какая проблема его привела к уполномоченному лицу и пожаловаться на бывшего работодателя, ситуацию в целом.

Жалобы могут быть направлены одновременно в оба органа. Закон этого не запрещает. Но рекомендуется сотрудничать с одним из них. По факту рассмотрения жалобы от гражданина, надзорные органы инициируют проверки на предприятии. В зависимости от выявленных нарушений, колеблется размер штрафа. Часто проводятся повторные ревизии с целью понимания того, устранены ли проблемы на предприятии или они остались прежними.

Последствия невыдачи документов и справок для работодателя

В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.

При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:

• подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
• направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.

После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.

Внимание

При отсутствии у нее желания идти заявителю навстречу он имеет право подать жалобы в трудовую инспекцию и суд, также обратиться в обе организации одновременно.

В этих жалобах содержится просьба о привлечении работодателя к ответственности по статье 5.27 КоАП. В дальнейшем по административному делу на юридическое лицо будет наложен штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

У вас остались вопросы?

Вы дежурному юристу

Юрист анализирует ваш вопрос

Юрист связывается с вами

Ваш вопрос решен!

Приемущества:

• Полная анонимность
• Бесплатно

• Возможность обсудить любые темы, связанные с дарением

15
минут — средняяскорость ответа

18
консультациисегодня

20128
консультацийпроведено всего

? Где взять? Два способа получить документ

Получить справку об отсутствии у человека коронавирусной инфекции есть два основных способа:

1. Путем обращения в лабораторию поликлиники по месту жительства. В этом случае анализ может быть сделан только на основании направления участкового терапевта: последний выдаст направление на тест только в случае наличия у пациента признаков острой респираторной вирусной инфекции или иного заболевания, схожего по клиническим признакам с COVID-19.
2. Путем обращения в частные медицинские центры и лаборатории, которые имеют право на оказание медицинских услуг населению на основании специально полученной для этого лицензии. В случае обращения в такой центр или лабораторию справка будет платной, как и сам анализ. Средняя стоимость анализа на сегодняшний день колеблется от полутора до трех тысяч рублей в зависимости от региона, а справка может быть оформлена или бесплатно при наличии такой услуги, или платно.

Оба варианта работают и для взрослых, и для детей вне зависимости от возраста.

В Москве такую справку можно получить в Европейском медицинском центре (ЕМС-центр), а также в лабораториях Гемотест.

Что необходимо для получения

Для того чтобы получить справку об отсутствии коронавируса, необходимо:

• сдать анализ на отсутствие РНК вируса в мазках из носовой и ротовой полости;
• предоставить свой паспорт или другой документ, который удостоверяет личность (для детей, не достигших возраста 14 лет – свидетельство о рождении);
• в случае если речь идет об обращении в частную лабораторию, потребуется оплатить анализ и саму справку.

Если необходима информация о наличии контактов с заболевшими, то придется обратиться к участковому терапевту, который сможет выписать такую справку на основании не только предоставленных анализов, но и на основании эпидемиологической картины на конкретном медицинском участке.

Методика по снятию ограничительных мер после 12 мая
Читать

Что делать, если заболел, но не знаю чем — гриппом, ОРВИ или коронавирусом
Подробнее

Штраф за невыдачу документов при увольнении

Наличие этого документа необходимо, потому что именно на основании заявления сотрудник просит предоставить ему справку о состоянии пенсионного расчетного счета и страховых взносах, которые были начислены и уплачены в Пенсионный Фонд (ст. 62 ТК РФ). В заявлении необходимо отметить, за какой промежуток времени сотруднику нужна справка.

ВАЖНО!Справку о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование необходимо выдать не позже 3х рабочих дней с момента подачи заявления сотрудником (ст. 62 ТК РФ)

Генеральному директору

ООО «ООО»

От кого

подготовить

справку

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне справку о страховых взносах в Пенсионный фонд РФ за период с … по … .

Подпись, расшифровка подписи, дата

Обратите внимание на распространенную ошибку: часто сотрудникам забывают сообщить о раздельной уплате взносов на страховую часть пенсии и на накопительную (форма № СЗВ-4-1, утвержденная постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п)

Заявление о выдаче справки о состоянии лицевого пенсионного счета необходимо, потому что именно на основании этого документа сотрудник просит дать развернутую информацию о состоянии его счета. Индивидуальный лицевой счет сотрудника включает данные не только о сумме заработной платы, трудовом стаже, периодах, включающихся в страховой стаж, но и о периодах временной нетрудоспособности и отпусках без сохранения зарплаты.

В заявлении необходимо отметить, за какой именно временной отрезок работник просит выдать ему справку, причем сведения можно запросить за любой прошедший период, например, месяц или полугодие. Однако по месту работы сотрудник сможет получить только те сведения, которые были переданы в Пенсионный фонд его последним работодателем.

Нельзя забывать о том, что выдача справок о пенсионном счете сотрудника является обязанностью работодателя (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

ООО «ООО»

От кого

подготовить

справку

_______подпись директора

_______дата

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне справку о состоянии пенсионного счета с___ по ______

ФАКТ!При подаче сотрудником заявления о выходе на трудовую пенсию справки о страховых взносах в Пенсионный фонд РФ и состоянии пенсионного счета передаются за 10 календарных дней (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Работодатель может выдать работнику справку либо в последний день его работы на предприятии (без предварительного заявления со стороны подчиненного), либо, при наличии заявления, не позже, чем через три дня с того момента, как письменная просьба работника будет зарегистрирована во внутренних документах компании.

При этом то, когда именно человек ушел из организации, роли не играет – работодатель обязан выдать справку, даже если с момента увольнения прошел не один год.

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

1. От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
2. Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
3. Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
4. Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
5. Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
6. Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
7. Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

• трудовую книжку;
• справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
• иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

• приказ о приёме данного сотрудника на работу;
• приказы о повышении работника в должности;
• приказы о переводе работника в другие отделы;
• трудовой договор;
• допсоглашения, если они заключались;
• медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
• приказ об увольнении;
• трудовая книжка.

Работодатель должен выдать не оригиналы документов, а их копии. Только трудовая и медицинские книжки выдаются в оригинале.

Если увольняющийся работник является плательщиком алиментов, то в течение трёх дней после увольнения работодатель обязан сообщить судебному приставу сведения об увольнении. Эти же сведения он обязан сообщить и получателю алиментов. Уведомление приставам должно быть составлено в письменной, но произвольной форме.